淺談人口計生檔案信息化管理

張馨月

人口計生檔案是人口和計劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口和計劃生育措施的參考依據之一。人口計生檔案管理是重要的基礎性工作。隨著人口和計劃生育工作向法制化、規范化、制度化的發展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。下面就人口計生檔案信息化管理談幾點看法。

一、人口計生檔案信息化管理的必要性

（一）人口計生檔案信息化是人口計生工作信息化發展的必然結果。國家人口計生委主任李斌在講話中明確提出“要把信息化作為人口計生事業發展的優先領域，推動人口計生信息化實現新的跨越”。我們要充分利用信息科技手段即時、便捷、高效的特點，為人口計生管理工作服務。使人口和計劃生育工作由管理型向服務型、由被動型向主動型轉化。“提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理”正成為一種必然趨勢。

（二）傳統方式檔案管理已不能適應計生管理需要。傳統管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費用較高。由于長時間保管檔案，檔案容易損壞，紙張容易發黃，易枯，易脆，尤其是在兌現獨生子女獎勵和生育審批時需長期高頻繁的調用相關檔案資料，既費時，又費力。原始的育齡婦女信息全部靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務的需求，并不能做到隨時收集，計生業務檔案已不能適應目前計生管理要求。

（三）人口計生檔案信息化可以給計生部門帶來顯而易見的效果。通過引進先進的信息技術，改造原有的檔案管理模式，省卻了傳統意義上的那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，提高了工作效率。不但能管理日益龐大的檔案信息，滿足快速查詢的需要，而且能有效地保護檔案原件，實現數字化副本異地存放。通過利用計算機進行日常的統計、檢索工作，就能很快地查找到計劃生育家庭的檔案信息，在兌現計生獎勵，生育審核等工作中，可以為群眾提供方便快捷的服務。

二、人口計生檔案信息化管理的主要內容

（一）建立和完善檔案信息化管理機構是基礎。包括信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設的組織效率;網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構;網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、發布與更新。各級人口計生部門成立檔案信息化工作領導小組，建立檔案工作人員網絡，各內設機構兼職檔案員既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術，以滿足檔案信息化建設的需要，形成縱橫關系協調的檔案信息化管理工作組織和人員體系。

（二）建設人口計生檔案管理的網絡平臺是核心。全面加強數據中心、應用系統、網絡通道等基礎設施建設，將各個系統環節進行完善和整合，形成網絡信息平臺。檔案采集、分類、整理、總結和儲存形成一條龍的系列管理，以實現人口計生檔案管理的信息化、科技化、智能化。引進先進的網絡統計數據軟件以及網絡通信系統，對人口計生情況進行綜合管理和分析，鏈接有關的政府網站、政務公開系統等，將人口計生數據和生育審批、干部提職計生審核等需要接受群眾監督的信息公布于眾，達到信息數據透明化、合理化。實現所有公民平等分享信息的作用，強化人口計生檔案的促進功能、考核功能。因此，建設人口計生檔案管理的網絡平臺，對于加強人口計生檔案信息化建設具有至關重要的作用。

（三）規范人口計生檔案的數據庫管理是關鍵。制定人口計生決策和方案的基礎是各項統計數據。如果人口數據不準確或卷宗材料缺乏真實性，會直接導致整個決策失誤，工作失效，影響可持續發展。運用先進的人口計生檔案數據庫管理系統正好解決了這個難題，從數據采集，分析，建模到得出結論，制定相關政策都可以做到科學的計算，保證采集數據的準確性，減少冗余信息。同時，將計算機的運算功能應用到實際的人口計生數據調查中，不僅可以實現人口數據調查的規范化，還可以實現數據從平面化到立體化的轉變，大大提高了人口計生工作的工作效率和縮短了調查的時間和步驟。另外，人口計生數據庫還具有容量大、分類齊全等優勢，將人口計生工作中所有的數據進行同一處理和規劃，避免數據丟失或損壞，大大降低了人為的失誤率。

三、人口計生檔案信息化管理的保障措施。

（一）健全和完善工作制度。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求， 制定《計算機檔案信息服務管理規范》、《工作日志制度》、《檔案信息收集分析運用共享制度》、《系統檢查和維護制度》等一系列適應信息化建設的檔案管理制度，進一步健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作的環節和步驟，進一步規范管理。

（二）保障資金投入。各級人口計生部門要積極爭取各級發改委、財政部門信息化項目的立項工作，要將信息化建設的硬件投入、設備運行維護、應用推廣和人員培訓經費納入年度人口和計劃生育事業費預算，通過設立信息化專項經費，建立穩定的信息化建設財政投入機制，保證信息化建設的健康發展。

（三）保障電子檔案的安全性和完整性。在管理中，一定要對計生檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。保證網絡系統安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數據和應用系統不被破壞，系統時刻保持正常運轉，確保檔案信息的安全性和完整性。

（作者單位：唐山市人口計生委）