淺論如何實現檔案管理工作信息化

張慧

檔案作為一種獨特的歷史文化資源，作為承擔著歷史文化保護、傳播、開發重任的檔案部門，在整個文化事業繁榮發展中占有怎樣的地位、發揮怎樣的作用、達到什么樣的影響，如何在新一輪社會主義文化大繁榮時期去推動檔案文化，讓檔案文化更好的繁榮發展，擺在我們面前的是十分艱巨的歷史任務。結合本單位實際，本人就檔案信息化建設問題談點個人的見解。

一、配備統一的管理設備，是實現檔案信息化

的基本前提

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理"正在成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機，社會及每個單位網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務，是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期艱巨的系統工程。

1.實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為單位發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為檔案管理實現信息化提供硬件保障。

2.采用高容量的存儲載體。隨著各單位檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

3.借助網絡技術的發展。隨著計算機網絡技術的普及，檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性;檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

二、建立規范的管理機制，是實現檔案信息化

的重要保障

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

1.創新檔案管理制度。檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。標準規范建設這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

應用系統建設這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。

三、建設復合型的管理隊伍，是實現檔案信息化

的人才支撐

人才隊伍建設這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在第一位，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規則和駕駛員”的關系。“路”，是計算機網絡，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數據庫，“交通規則”是標準規范，“駕駛員”是現代信息技術人員。有路無車不行;有了路和車，沒有貨不行;路修得再好，車再先進，沒有優秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數據庫作為核心要素來抓。讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

（作者單位：唐山市引灤工程管理局邱莊水庫樞紐管理處）