發揮檔案信息化管理綜合服務作用助推唐山城市建設和發展

董玲玲

檔案是經濟社會發展的印跡，城建檔案更是城市建設發展的重要歷史性記錄，是城市、村鎮、廠企變遷的真實寫照，尤其是今后城市建設發展基礎設施維護、管理、改建、擴建等工作的重要依據。但目前城建檔案陳舊，不宜保存，電子化程度低，與城市建設發展不相適應。諸如南湖公園建設初期，受多種原因影響，檔案缺損嚴重，對南湖公園建設的精細度和內涵挖掘的深入度產生較大影響。結合當前工作實際，著眼今后城市建設發展，認為城建檔案工作必須堅持社會化、數字化和精細化管理模式，做到收集全面、管理規范、查詢方便，提高信息化綜合管理水平。

一、依托分級分類查詢處理平臺，完善檔案信息化管理的數字化程度。南湖公園是在原有采煤沉降區基礎上規劃建設而成，由于起步前屬規劃放棄區域，沒有設置專門的檔案管理機構，在檔案搜集管理范圍、類別、要求等方面不夠完善。南湖公園組建后，管委會高度重視南湖公園開發建設檔案的搜集整理和規范提升工作，在市檔案局指導下，對照標準設置專門檔案室和庫房，新增微機3臺，統一安裝適應現代化管理和信息化建設的河北科怡檔案管理軟件，采購檔案專用切割機和膠裝機等專用設備。同時，在完善硬件基礎上，對現存及新產生的城建檔案全部掃描錄入，基本做到了室藏檔案目錄計算機檢索。2010年，市檔案局在南湖召開唐山市“四城、一河、三島”檔案工作會議，現場組織參觀南湖管委會綜合檔案室，唐山電視臺《唐山新聞》節目專題報道。2010至2011年，管委會檔案工作受到市檔案局表彰，獲唐山市檔案工作先進單位榮譽稱號，《利用檔案，為城鎮面貌三年大變樣工作服務》獲唐山市第十五屆開發利用檔案優秀服務成果一等獎。2011年，經河北省機關檔案工作目標管理評審認定，南湖檔案管理工作達到AAA標準。但這還只是停留在管理效率提升層面，在充分、高效利用、保存現有檔案方面還有很大空間，特別是隨著檔案管理信息化和科技化推進，對檔案特別是城建檔案進行數字化管理尤其迫切，應該積極利用現代化信息技術，全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源，統一納入分級分類查詢處理平臺。重點和方向應把握住三點：一是建立健全網絡平臺目錄查詢系統，讓每個公民都能通過每個城建館藏的網上檔案館進行目錄查詢，減少實地查詢時間，提高館內查詢有效性。二是繼續完善和強化自助平臺索引網絡查詢，讓每一個城建館藏目錄均能通過自助查詢載體完成，并及時準確提交查檔申請，既能快速提升查詢效率，也能強化查詢數字化。三是全面強化檔案館內電子化查詢，力求將館藏檔案，包括城市地上、地下的建筑物、構筑物信息檔案全部掃描錄入，實現100%電子文檔化，一般查詢直接提供電子文檔查詢，并根據需要提供掃描復印文本，特殊需要的，經申請可查詢原紙質文本正本或副本，以有效減少檔案破損。

二、積極拓展延伸領域和范圍，推進檔案信息化管理的精細化程度。僅就南湖公園而言，檔案資料還停留在開園以后建設層面，對以前的富含歷史性、人文性、民俗性、群眾性的檔案資料還偏少，還處在機關部門公文模式層面，程式化太強，精細化不足，覆蓋面不廣。要重點圍繞服務社會、服務群眾、服務城建發展這條主線，調整檔案管理思路，利用靈活的方式方法，加大對民間、百姓和各類機構散存檔案資料的征集力度，建立多元化館藏結構，推進檔案信息化管理精細化。一是轉變征集手段，由單靠行政手段向多種手段并用，加強橫向聯合，積極與各類團體協會、民間收藏機構和民間愛好者等方面保持聯系和協作，將反映自然風光、城市面貌、民風民俗、歷史變遷、重大事件（活動）的檔案材料收集進館。二是轉變收集內容，將所有涉及到人的檔案如房產檔案、交通檔案、基礎設施檔案等全部納入接收范圍，既讓檔案資源體系能夠覆蓋城建的各個領域，又實現檔案收集管理的精細化。三是轉變收集渠道，在互聯網和各種新聞媒體上建立城建檔案收集平臺，征集散落遺失各類檔案線索，動員全社會力量進行豐富完善，更好地實現精細化管理。在此基礎上，推進查詢的精細化，主要是以縣（市）區為單位，劃分城建檔案管理系統，下面細分縣域網格，明確相應檔案原本、副本（影印本、復印件）的主輔保存單位責任，建立起一鍵式市級檔案查詢平臺，讓公眾需求者通過網絡平臺兩三分鐘就能知曉有無、獲知所要查詢檔案的具體收藏檔案館址、聯系人、聯系電話等精細化項目，實現一站式查閱。

三、利用好民間機構和基層群眾的資源，提高檔案信息化管理的社會化程度。隨著經濟社會發展，各種門類、各種載體的城建檔案大量產生，而有些單位和部門檔案工作的軟硬件設施相對滯后，影響了國家檔案資源的安全保管和有效利用。特別是南湖生態城經歷了由廢棄、復建、再放棄、再復建的過程，再加上地震的原因，造成了大量歷史資料遺失、散落，及時搜集、完善檔案缺憾十分重要。一方面，可以按照優化館藏結構的總體要求，面向經濟社會各階層，探索性推出檔案寄存和代保管業務，為缺乏檔案管理能力的建筑施工企業和個人提供檔案寄存和代保管服務，不斷拓展館藏檔案的結構和價值。另一方面，可以對既屬家族代代相傳的資料，又可作為歷史見證檔案的資料，政府相關部門拿出相應的資金，鼓勵支持引入第三方檔案管理機構進行檔案寄存和代保管，特殊情況可由原持有單位（個人）進行檔案管理，并給予適當補貼。特別是唐山作為因煤而建、因煤而興的大市，始建于1878年的開灤煤礦，堪稱中國煤炭工業的活化石，也融合了南湖區域為重點的歷史性檔案，啟新水泥廠展館、大釗紀念館、地震科普館等也是如此。對這些大型企業、科普展館和一些收藏愛好者手中的往來書信、影像檔案也要進行收集歸納，通過簽訂檔案保管責任書等形式，使其融入整體管理體系，既可以完善檔案信息化管理模式，也可以提升檔案的收藏價值和人文藝術觀賞水準。

（作者單位：唐山市南湖生態城管理委員會綜合辦公室）