新形勢下的檔案創新管理與信息安全

高峰

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案資料收集不齊全、數據內容缺乏準確性

在檔案管理過程中，管理水平不高、管理力量薄弱等問題很容易導致資料收集不齊全、數據內容缺乏準確性等問題。部分計算機工作人員和檔案管理人員專業不對接，也導致檔案的不完整。

2.檔案管理手段落后

傳統的檔案一般以紙質為載體，易損壞丟失且不便于儲存管理。在查閱檔案信息時采用手工查找，費時費力，也給檔案的及時更新和補充帶來不便。

3.對檔案重要性認識不足、檔案管理保密性差

檔案管理人員對檔案的重要性認識不足，管理工作只局限于記錄資料，收集整理與檔案保存等，不能開發檔案價值并進行有效利用。此外，還存在檔案管理制度不夠完善，保密性差的問題。

二、檔案的創新管理

1.健全檔案管理制度

檔案管理應有章可循，規范操作，因此，一套完善且行之有效的檔案管理制度尤為重要。檔案管理制度要體現合理性、科學性，以便更好地發揮其規范引導作用。作為檔案管理人員要強化檔案管理意識，遵守檔案管理制度，嚴格檔案管理程序，及時、準確地收集檔案資料，努力做到檔案信息收集齊全完整、內容真實可靠。

2.加強對檔案管理人員培訓，提升專業化管理水平

檔案管理部門應有針對性地培養一支素質較高的檔案管理人才隊伍，加強檔案管理人員的業務培訓，讓檔案管理人員學習相關理論知識和現代化管理方法，檔案專業與計算機管理兼容，擯棄傳統的陳舊管理模式，更新理念，提高業務要求標準。

3.建立電子檔案，完善檔案現代化管理

隨著辦公系統信息化與網絡技術的普及，檔案的管理模式也逐步實現現代化。無紙化辦公逐漸成為現實，檔案歸檔形式不斷更新，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。因此，檔案管理工作必須從傳統模式向信息化管理模式過渡，采用更為科學、先進的辦公軟件進行檔案信息的存儲和利用，將傳統的紙質載體檔案轉化為具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點的電子檔案，并通過計算機信息系統管理轉化為可以自動檢索、數據信息分析的技術。利用縮微攝影技術和數碼影像技術的應用使照片、影像等檔案資料更完整、安全的保存。實現檔案快捷檢索、統計和查閱，提高工作效率。

4.建立檔案網頁，開展網上在線服務

建立檔案網頁，開展網上在線服務是對傳統檔案工作模式的新的突破。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。因此，使用互聯網開展網上檔案服務已成為檔案利用服務的一種更加便捷的形式。檔案部門可制作自己的網頁，組織上網數據和信息，實現檔案信息的現代化管理。傳統檔案管理存在重保管輕利用的問題，而檔案網頁不僅方便檔案的檢索等常規服務，更有利于電子信息的資源共享和宣傳利用，實現檔案的真正價值。此外，現代生活中，人們更注重信息的時效性，而開展網上在線服務通過信息系統及網絡能及時準確的獲得多方信息，更好的滿足了人們的需求。網頁還可提供信息咨詢、文件閱覽等服務，具有覆蓋面廣、信息全、利用率高等優點。檔案網頁適應新形勢的要求，有利于轉變工作職能，提高工作效率。

三、檔案的信息安全管理

隨著信息高度共享時代的來臨，信息公開已成為一種必然趨勢，因此，檔案信息安全顯得尤為重要。另一方面，不同于其他信息，檔案具有較強的保密性和利用限制性，而在對電子檔案及檔案網頁進行常規操作、信息傳輸、資料存貯的過程中以及在電子檔案的收集整理、歸檔利用過程中，都難免產生錯誤操作、信息丟失、病毒侵入、黑客侵犯等問題，這些都對檔案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加強檔案的保密工作，提高檔案信息的安全性成為檔案管理部門需要面臨的一項重要工作。

1.人員安全

檔案信息安全系統通常具有復雜的加密技術，但嚴格的人員控管才是信息保密工作的第一步。檔案信息在操作過程中最有可能發生的安全問題就是人為的泄密。因此，必須培養一支有較高素質和較強法律意識的專業檔案管理人才隊伍。檔案管理人員必須認識到檔案信息安全的重要性，對待工作認真負責，必須嚴防保密信息的泄露，使信息安全問題發生的幾率降到最小。檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《保密法》，樹立保密意識。應根據檔案管理人員的職權崗位給予不同的使用及管理權限。檔案管理人員要牢記系統密碼并熟練掌握查殺病毒、資料備份等相關安全措施的操作方法。工作人員還要做好操作記錄，清晰記錄每一次查詢、收錄、整理等檔案管理的時間、參與人員等信息。要分工明確、責任到人、規范操作。遇到檔案管理人員調職、離職等情況時要注意加強管理，防止信息外流。

2.操作安全

操作安全是檔案安全的重要環節。在檔案信息操作過程中也要樹立安全意識，如確保收集信息的準確性，按時查殺病毒，避免檔案信息被病毒感染、篡改。還要養成信息備份的習慣，避免操作失誤造成的信息資料丟失的情況，帶來不可挽回的損失。在對影像、錄音等資料進行掃描收集時要注意提取原件，并確保內容未遭到過破壞、篡改。絕密檔案的調閱、銷毀應經相關領導審批通過后嚴格按規定手續辦理，完善的安全應急機制也是十分重要的，當意外發生時要及時采取措施，有效應對，將損失降到最低。在管理過程中要主動接受保密部門對工作的監督指導，做好對涉密文件的安全保障工作。

3.信息設備安全環境

設備安全是保證檔案信息安全的基本條件，無論是紙質檔案還是電子檔案都應在充分安全的環境下進行保存，檔案室、電腦房等檔案管理環境必須專人管理并建立嚴格的門禁制度，出入時要進行詳細登記，以避免閑雜人等進入。還應做好信息設備環境的防火、防盜工作，避免水災、火災等外力破壞或盜竊等不法行為對檔案安全帶來的威脅。

科技的飛速發展和互聯網的普及帶動全社會進入了網絡化、信息化時代，檔案的創新管理正是這一新形勢下的新要求。廣大檔案管理工作者必須增強責任感和使命感，與時俱進，運用現代化的檔案管理模式，通過建立電子檔案和檔案網頁等措施努力實現檔案管理的科學化、規范化。另一方面，要不斷提高檔案安全性，做好保密檔案的保密工作，維護信息安全。全體檔案工作人員都應樹立安全與保密的共識，維護電子檔案在網絡應用上的安全性。

（作者單位：河北聯合大學）