企業數字化檔案管理淺析

王麗娜

信息時代的到來，改變了企業的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的數字無紙化，企業檔案的管理發生著巨大的變化。企業檔案也已經成為企業信息資源和資產的重要組成部分，是企業建設、運營、發展的重要記錄，對于企業的發展建設起著至關重要的作用。

數字化檔案管理的優點主要有：信息管理數字化。具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。資源管理虛擬化，檔案信息資源共享。信息資源管理智能化，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可對檔案進行機密處理。用戶使用方便化，用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

一、企業數字檔案管理中存在的問題

1、領導重視不夠。目前大部分中小型企業的領導沒有認識到檔案信息化建設的重要性，習慣于傳統工作，對檔案信息化的重要性認識不足;在目前應用水平不高的情況下，使用計算機是高投入、低產出，有的對實現檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態度。資金投入不到位，使企業檔案數字化建設進程緩慢。

2、數字化文件的制作規程和數字化文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。

3、正式電子文件歸檔程序不夠完善。在相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，考慮的范圍是相對局限，不夠周全。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。

4、軟件落后、不適用和安全性差。一些企業推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于企業的OA系統較適用于文書檔案或者更新滯后，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。當前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

5、檔案管理人員素質問題。數字化的檔案管理減少了工作人員的工作量，但對于其素質技能的要求有所增加。在現實工作中，一些資質較高的檔案管理人員在軟件應用技能上有所欠缺，而一些年輕檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入。

6、檔案部門自律機制缺乏。檔案部門的安全意識和保密意識不強，對網頁發布的信息缺少嚴格的審查和管理。缺乏相互的監督機制，造成檔案信息外流。

7、數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

二、企業數字化檔案管理問題解決措施

1、加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應深刻認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設。

2、完善電子文件的信息化管理，數字化檔案監控嚴格化。首先，重視數字化檔案的形成監控問題，在數字化檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保數字化檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果。

3、建立完善的數字化檔案安全管理制度。因要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，達到檔案信息利用功能的最大化。實現檔案信息資源共享的核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

4、健全與檔案信息化相關的標準規范，統一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。為了保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息，要使檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化，做到標準規范，避免檔案信息資源的重復、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。同時，檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序、技術標準、工作規程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。要盡快制定出既符合檔案信息化規律，又適用于實際的技術規范和標準，推廣相應軟件。實現檔案信息資源的互聯互通，從而穩定推進我國檔案信息化建設的進程。

5、培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，能對相關軟件及自動化辦公系統熟練應用，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對工作人員進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

6、提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于企業的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想。因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，在每個環節都把每一項責任落實到個人，確保權責明確，采取嚴格有效的保密措施，增加安全性。

結束語

企業數字化檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足各個環節進行改善，在檔案管理工作中發現問題才能更好地解決問題，讓整個過程在實踐中不斷改進，讓數字化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。

（作者單位：國網冀北灤南縣供電公司）