供電企業檔案信息化管理淺析

張林

一、供電企業檔案管理現狀

供電企業的管理者對檔案工作十分重視，將檔案管理包含在企業發展規劃中，檔案管理網絡體系相對完善，檔案工作責任人分工較為清晰，檔案管理基礎設施的投資也在不斷加大。供電企業的專兼職檔案人員努力滿足生產、施工、銷售和管理工作的需要，尤其是科技檔案管理人員，在做好本職工作的同時，積極指導基層單位、施工方的檔案管理工作。

隨著供電企業的建設和發展，檔案基礎業務建設進步明顯。企業領導和相關部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結構。辦公室設立綜合檔案室，負責全公司檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導監督，規范檔案管理。明確了檔案室工作職責和崗位職責，設置了檔案歸檔范圍及整理要求，有效地保證了各類檔案的齊全完整。

二、檔案管理信息化的基本內容

檔案管理信息化就是計算機技術在檔案管理工作中的應用，信息化就是把傳統的紙介質檔案信息資源轉換成電子計算機能夠接受的數字信息進行管理，可以概括為以下幾方面：

1、檔案信息的數字化。是整個檔案管理信息化的基礎，其它環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。即一方面要把以前的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

2、檔案信息的網絡化。以往的檔案服務主要是以面對面的形式為主，不僅效率低，也給管理和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理后，借閱者可通過網絡提交申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此，大大提高了檔案的利用率。

3、檔案檢索的自動化。在傳統檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，其效率必然很低。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統檢索工具無法比擬的。另外這種自動化檢索方式還可以建立在基于Web方式的網絡服務器上，用戶通過網絡檢索既快捷又方便。

企業檔案信息化可以從以下幾個方面著手：實現檔案信息的數字化和網絡化;實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;實現檔案信息高度共享。

三、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。在低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。現在主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。可見，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。

四、加強檔案信息化管理的措施

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

五、加強檔案部門基礎設施建設

電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

六、加強檔案電子化信息資源建設

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這制約了檔案信息電子化的進程。目前，電力系統已開發出一套檔案管理平臺軟件，加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。

七、加強檔案目錄數據庫建設

好多企業至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入、保存。

八、加強檔案信息化人才隊伍建設

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

電力檔案是一項電力工程全過程的真實反映，是可以利用的寶貴資料，隨著社會的不斷發展進步，電力檔案管理人員應該全面加強對電力檔案的收集、整理以及開發利用，增強自身能力素質，提高信息化管理水平，充分發揮電力檔案的寶貴價值，以求真務實的工作作風，一點一滴做起，與時俱進，為本單位乃至整個電力行業提高優質的服務。

（作者單位：國網冀北唐山市曹妃甸區供電公司）