新形勢下高校研究生教學秘書工作淺析

孫松玉 柯振杰 宮敬

摘 要：研究生教學秘書隊伍是高校研究生教學管理工作的基層執行者，是學校建設的基本隊伍之一。與社會上的其他管理工作的性質不同，它是一項管理、服務與育人相結合的特殊工作。新形勢下，研究生教學秘書隊伍的和諧、穩定與發展，對保障高校正常的教學、科研秩序至關重要。該文從工作內容、特點等方面介紹了研究生教學秘書的工作現狀，分析了新形勢下研究生教學秘書工作中存在的問題及原因，最后就如何提高研究生教學秘書工作水平提出了幾點建議。

關鍵詞：研究生教學秘書 教學管理 工作現狀 工作水平

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）06（c）-0219-02

研究生教學秘書是高校一線研究生管理者，是穩定教學秩序、規范教學管理過程的重要教學管理行政人員。其工作水平的高低將直接影響到教學管理工作水平，而高校的教學管理工作對保證研究生培養質量至關重要。因此，在高校管理體制改革不斷深入的新形勢下，對研究生教學秘書工作的思考與探討值得進行研究。該文以筆者所在的中國石油大學（北京）為例，對高校研究生教學秘書工作進行了分析。

1 新形勢下研究生教學秘書的工作現狀

1.1 工作內容

（1）招生工作：招生宣傳、招生簡章、接待考生咨詢、組織各類研究生復試和錄取、入學資格審查等。

（2）培養工作：協助制定各學科培養方案及個人培養計劃、研究生教務管理（包括全院排課、選課、考試、補考、成績登錄及試卷存檔等）、畢業資格審查、學籍信息管理、聯合培養等。

（3）學位工作：協助遴選及重新認定博碩導、組織和審查論文開題、全日制專業碩士出入站管理、組織學位論文送審及答辯、協助學位分委員會做好學位論文評定工作、組織學位授予、相關材料報送歸檔等。

（4）學科建設：協助做好學科（學位點）的規劃和建設、學位點申報、學科評估等工作。

1.2 工作特點

（1）特殊性和服務性[1]。

研究生教學秘書的業務工作是研究生教學管理，因此，他們要接受研究生院的領導，而其行政隸屬關系在學院單位，從而他們就具有了雙重領導的身份特殊性。研究生教學秘書工作的主要內容是服務，而他們所服務的對象卻是特殊的，在知識分子薈萃的高校，面對職稱、年齡、閱歷等各異的師生群體，使他們的服務難度增大。

（2）繁雜性和輔助性。

繁雜性主要體現為既有常規性的教學管理工作[2]，又有一些突發性的教學異常情況，范圍涉及教學管理工作的各個方面，并有很多可能涉及師生的切身利益。輔助性是研究生教學秘書的基本特征。院系領導除了要完成院系的行政職務工作外，還有繁重教學和科研任務，因此，領導在工作中也不可能面面俱到，這就需要秘書當其助手，提醒、協助領導完成研究生教學管理工作。

（3）時效性和規律性。

研究生日常管理工作雖然涉及面廣，內容繁雜，但這些工作一般都在一定的周期內。另外，涉及例如：課程安排、考試、學籍管理等研究生教務管理的工作，工作步驟程序基本都類似，有一定的規律。

（4）原則性和協調性。

這個特殊的崗位是一份原則性極強的工作，必須頭腦清晰，冷靜客觀地反映和處理情況。其工作很可能會涉及部分老師學生的個人利益，這就要求他們在完成某項工作的時候必須把握好自己的原則和尺度。

1.3 素質能力要求

（1）協調溝通和寫作能力。

研究生教學秘書作為學校與學院之間、師生之間的橋梁和紐帶，經常要與研究生院、院系領導、教師及學生打交道，離不開有效的協調和溝通[3]。在日常工作中，研究生教學秘書必不可少地要撰寫或檢查修改一些教學文書，如：通知、申請、總結等，因此必須積累并加強寫作能力。

（2）計算機和外語水平。

計算機的普遍使用實現研究生教學秘書的工作的數字化管理，大大提高了資料的準確性和工作效率。因此，必須能夠熟練地使用計算機，利用網絡和教學管理系統軟件實現辦公自動化[4]。

（3）創新能力。

在各領域的思想、方法、技術、手段不斷出新，而且傳播迅速的新形勢下，學校正朝國際化方向發展，作為研究生教學秘書，要不斷學習、分析，在實踐中總結新方法、新觀點與新理論，推動教學管理工作。

（4）身心素質要求。

研究生教學秘書工作繁雜、高壓重責，既有常規性的教學管理工作，又有一些突發性的教學異常情況。這就要求他們不僅要有較強的業務能力，更需要健全的身心素質—— 強健的體魄，良好的心理素質。

2 研究生教學秘書工作存在的問題及原因分析

（1）對研究生教學秘書工作重視不夠。

高校一般比較重視專任教師科研隊伍的建設，而對于教學管理隊伍建設只重視高、中層管理人員的配置，經常忽略研究生教學秘書管理工作基層隊伍的建設。教學管理隊伍與教師科研隊伍相比，在工資待遇、職稱評定等方面普遍較差，個人發展空間有限，從而導致了工作積極性不高，秘書人員流動過快，隊伍穩定性差。

（2）人員專業化程度不高。

研究生教學秘書的工作特點、工作性質，決定了他們必須擁有專業化水平[5]。部分高校把教學管理作為事務性工作，對研究生教學秘書工作缺乏適當的培訓和指導，研究生教學秘書的業務學習、崗位培訓也成了學校管理的盲點。由于大部分研究生教學秘書的學歷偏低、專業不對口，而且缺乏必要的業務知識和先進管理技能（如：外語和計算機水平等），使得研究生管理水平得不到提升。

（3）高校教學秘書工作與新的教學管理體制脫節。

研究生招生規模的擴大，特別是學分制管理的實行，每個研究生的學習計劃和學習進程各不相同，從學生注冊，到選課、上課、考試等都具有極大的不確定性，他們的工作任務因此更加繁重。而往往在實際工作中，研究生教學秘書習慣性被動地按照領導“指示”來簡單地處理研究生管理中的各項日常事務，工作上缺乏主動性和創新性。

3 對研究生教學秘書工作的幾點建議和體會

（1）尊重研究生教學秘書工作，努力改善工作環境。

學校和學院應充分尊重并支持研究生教學秘書的工作，布置工作時盡量減少不必要的工作環節。研究生教學秘書作為一線服務者，應多聽取他們在基層的體會和意見，并對其工作中出現的問題，及時給予批評指正。合理計算工作量，適當提高薪金待遇[5]。許多學校對研究生教學秘書工作量的算法沒有統一的標準，崗位津貼分配水準不盡相同，這種現象會挫傷部分研究生教學秘書工作的積極性。因此，建議高校根據實際，制定合理分配方案和標準。

（2）有計劃地培訓和交流，不斷提高研究生秘書的業務水平。

學校應給每一位研究生教學秘書提供科學的培訓、不斷學習和掌握研究生教育的各項新方針政策、進修和經驗交流的機會；適當組織外出借鑒、學習兄弟院校的先進管理理論和經驗，讓每一位研究生秘書都感受到自己所良好的發展前景，有效地提高研究生教學秘書的整體素質和工作熱情[2]。

（3）引入激勵機制，充分調動研究生秘書的工作積極性[6]。

將研究生教學秘書的工作業績、能力和態度作為個人年度考核、評職稱、晉升等參考依據。對工作業績突出、管理能力強、態度認真的人員給予相應的獎勵，激發工作的積極性。同時，對懶散、無責任心的人員應堅決按章處理。從而調動他們工作積極性，提高高校研究生教學秘書隊伍整體水平。

（4）完善管理制度，進行質量隨機抽查，保證研究生的培養質量。

制定有效的規章制度，確保研究生管理工作的制度化、規范化。發揮研究生院的職能監督作用，加強地對各學院的研究生管理工作的檢查，并結合日常管理中存在的問題，對檢查中發現的問題及時批評指正，提高研究生管理水平和研究生培養質量。

4 結語

新形勢下研究生招生規模壯大，管理體制改革不斷深入，研究生教學管理工作水平對研究生培養和辦學質量的影響日益彰顯。培養建立一支勤奮、進取、務實、創新的新型研究生教學秘書隊伍對于高校研究生培養工作的順利有效的開展具有十分重要的現實意義和戰略意義。因此在研究生教學秘書加強自身學習，個人素質、業務水平得到提高的基礎上，學校管理部門也需要建立科學合理的績效考核體系、健全隊伍激勵機制、全面規劃和落實隊伍的業務學習培訓、制定有效規章制度并加強監督。

參考文獻

[1] 冷婷.高校教學秘書的工作現狀分析[J].陜西教育（高教），2008（4）：65-68.

[2] 趙娜，徐媛，濮昱.淺議如何做好高校研究生教學秘書[J].中國電力教育，2008

（23）：34-35.

[3] 楊特.淺析如何做好高校教學秘書工作[J].法制與社會，2009（24）：379.

[4] 黃曉英.淺談高校二級學院科研秘書的素質要求[J].商場現代化，2009（28）：111.

[5] 劉翠瓊，賈黎明.做好高校研究生秘書二級管理工作的幾點思考[J].中國電力教育，2010（10）：41-42.

[6] 肖衛.新時期高校教學秘書管理工作淺析[J].教育與現代化，2007（4）：75-80.