高職院校檔案管理工作存在的問題及對策

劉靜

摘 要：隨著國家不斷發展，高職院校的辦學規模逐漸擴大，高職院校的招生人數也一年比一年多，現有的檔案管理工作已經無法滿足高職院校的發展需求。文章將結合高職院校目前的發展情況，對檔案管理中存在的問題提出合理的解決方案，最大限度滿足教師、學生、學校對檔案管理工作的要求。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）06（c）-0185-02

隨著時代的發展進步，我國高職院校的檔案管理工作受到社會各界的關注。科技不斷發展進步，我國已經進入數據網絡時代，信息網絡技術廣泛應用于社會各個領域。高職院校的檔案管理工作也離不開網絡技術，所以，高職院校的檔案管理工作迎來前所未有的機遇。

1 檔案管理工作存在的問題

隨著我國教育體制不斷深化改革，高職院校的檔案管理工作也需要適應時代發展的要求。對于高職院校檔案管理工作來說，學校基本上無法保證對檔案進行系統、安全的管理，加上信息系統和管理軟件需要定期維護、升級，需要消耗一定的時間和人力，這些問題導致高職院校檔案管理工作難以取得更大的發展。

1.1 工作人員整體綜合素質較低

很多學校領導不重視高職院校的檔案管理工作，導致檔案管理工作成為學校最無人問津的一個部門，部門的工作人員自然不具備較高的專業技能和綜合素質。而當前檔案管理工作已經不是簡單的檔案保管，檔案工作人員需要具備專業的檔案管理工作技能、較高的綜合素質，同時還要掌握一定的計算機網絡技術。我國已經進入信息時代，檔案已經實現信息化管理，工作人員需要將學校的檔案錄入電腦，便于使用者隨時調取。但是目前檔案管理工作人員基本上都是“關系戶”，不具備專業的管理技能，嚴重影響了檔案管理工作的發展進步。時高職院校的檔案管理工作面向全校師生開放，其管理工作必然涉及到多媒體、計算機、網絡技術，建立完善的檔案數據庫信息。然而所有檔案信息化建設都需要技術人才的支持，所以現有的檔案管理人員根本無法滿足檔案管理的需求。

1.2 沿用傳統管理思想，沒有創新精神

很多高職院校的檔案管理工作是無人問津的部門，校領導重視程度不足，這導致檔案管理部門缺乏改革創新資金，信息化建設技術更新不及時。有些管理人員認為檔案管理工作僅僅是保存學校的歷史資料和學生教師的檔案，嚴重缺乏檔案使用服務意識。如果使用者需要查找檔案信息時，可能出現資料不全、信息丟失等問題，嚴重影響使用效率。落后的工作方式更不無法滿足使用者的需求。近年來，高職院校忙于擴大招生規模，忽視了學校建設管理，尤其忽略了檔案管理工作。此外，校領導將主要精力投入到科研教學工作中，種種原因導致了學校對檔案管理工作的忽略，檔案只能被遺忘在角落。

1.3 管理工作方式和管理體制落后

從當前我國高職院校檔案管理工作的發展情況來說，還存在一部分“手寫歸檔”的現象，嚴重降低了檔案管理工作效率。隨著高職院校的擴招，學校人員激增，這給檔案管理工作徒增了很多任務，加重了工作負擔。如果檔案信息系統建設不完善，即使使用電腦對信息進行歸檔，也可能存在信息不完善的問題，不能滿足教師和學生的需求。此外，高職院校并未制定完善的檔案管理制度。原有的檔案管理制度沒有創新，根本不適應當前信息化的發展。同時，針對檔案管理工作人員的績效考核、獎懲制度也不夠完善，無法技法工作人員的積極性，沒有形成良好的工作氛圍，會嚴重影響員工對工作的熱情。

2 如何提高高職院校檔案管理工作質量

針對眼下的網絡發展情況，高職院校在檔案管理工作方面應該加大重視力度，從多方而避免檔案管理漏洞的出現。要想切實做好高職院校檔案管理工作，應該從以下幾個方而加以改進。

2.1 檔案管理模式創新

目前，我國很多高職院校的檔案管理工作并不是一個獨立的部門，而是隸屬于學校的行政部門或者辦公室業務部門，抑或是黨政辦公室的分支，主要工作是貫徹落實學校的具體要求，而非針對檔案管理工作制定計劃。這種管理模式已經不適應學校現代化管理的要求，已經影響到高職院校檔案管理工作的進一步發展。高職院校需要不斷但檔案管理工作進行改革創新，高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作從其他部門獨立出來，賦予檔案管理工作一定的自主管理權，只有這樣們才能讓工作人員充分發揮個人管理能力，不斷滿足師生的使用需求。

2.2 創新檔案管理工作觀念

要想創新檔案管理工作，不僅要實行制度創新，還要進行管理思想創新。所謂制度創新，就是要求校領導根據學校實際發展情況，明確檔案管理工作的職責和目標，建立科學合理的績效考核制度和講政治度，充分調動員工的積極性，規范檔案管理工作向科學化、制度化發展。所謂思想創新，就是要提高檔案管理工作人員的管理思想，不斷學習先進的管理知識，不斷更新自身的業務知識，改觀傳統落后的管理思想和管理方式，重視檔案管理，充分發揮檔案管理的作用，最大限度滿足師生對檔案的使用需求。

2.3 創新管理手段，明確檔案管理的職責

隨著信息技術的發展，檔案管理工作的發展趨勢必然是網絡化、信息化、數據化，這也是高職院校檔案管理工作的重點。學校應該建立檔案數據庫，并對數據庫進行有效的分類，提高檔案的檢索準確度和速度。同時，學校要增加對檔案管理人力物力的投入，創新管理手段，扶持檔案管理系統的升級，實現檔案管理系統與辦公自動化系統的有效連接，全面提高檔案管理的信息化水平。從檔案形成部門的源頭開始抓起，加強三級檔案管理工作力度，使高職院校檔案管理的建設納入規范化、制度化、科學化的管理軌道。

2.4 工作程序標準化

規范檔案工作程序可以理順檔案管理工作，提高工作效率，所以，學校需要制定檔案管理工作程序，只有直線程序化管理，才能保證檔案管理工作的有效開展。第一，工作人員需要重新組合檔案，當檔案分類更加明確清晰，尤其要對混雜、組卷進行重新整理。在重新整理的過程中，如果出現沒有目錄的案卷，或者案卷標題不清楚、沒有頁碼，要對其進行重心征集，保證檔案的規范化。第二，工作人員應該根據需求重新普查檔案，通過定期清查，將多余的，沒有價值的檔案清理，減輕工作負擔。第三，檔案管理工作根據實際情況建立檔案目錄。檔案管理要從學校檔案的現實情況出發，根據現有的計算機管理技術，制定科學的著錄規則。第四，工作人員需要規范檔案題名，確保高校的檢索率。建立檔案分類號可以提高檔案檢索效率，準確找到所需要的檔案內容，所以，工作人員要制定一個規范的檔案題名。通過檔案管理實踐工作證明，只有實現規范化和標準化操作，才能最終實現檔案的現代化管理。按照統一的標準對檔案進行收集、整理、保管，最終實現程序化管理，切實提高高職院校檔案管理工作的質量和效率。

3 結語

高職院校檔案管理工作是記錄學校發展歷史的重要環節，為教職工、學生和學校發展都提供重要的信息線索。文章主要對高校檔案管理存在的問題進行分析，并針對問題提出相應的解決對策，幫助提高高職院校檔案管理工作水平。但是僅僅通過文字敘述還不能真正提高檔案管理工作的服務質量，必須理論結合實際，在實踐中更好的把握理檔案管理工作。同時，學校應該加強對檔案管理工作人員的技能和綜合素質培訓，讓工作人員充滿責任心，高度重視檔案管理工作，這樣才能全面提高高職院校檔案管理工作的綜合服務水平。

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