關(guān)于高校軟件采購工作的思考

張慶娜

[摘 要]隨著國家和地方政府對(duì)高校的投資建設(shè)的加大，高校在教學(xué)、科研儀器方面的投入比例隨之?dāng)U大，軟件采購的規(guī)模比例也快速增長。軟件的應(yīng)用使得高校的教學(xué)、科研以及管理水平日益提高，但是由于軟件產(chǎn)品和軟件行業(yè)本身的特殊性，使得軟件的采購工作出現(xiàn)了諸多問題。很多高校在購入軟件投入使用后存在運(yùn)行不穩(wěn)定，功能模塊不符合實(shí)際需求等問題，不僅影響了學(xué)校的教學(xué)進(jìn)度和教學(xué)質(zhì)量，也給學(xué)校造成了經(jīng)濟(jì)損失，因此軟件采購工作引起高校越來越多的重視，各個(gè)高校都在探索建立一套行之有效的軟件采購工作流程。

[關(guān)鍵詞]高校；軟件采購；工作流程

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.20.045

1 高校軟件采購的范圍

高校采購的軟件產(chǎn)品一般分為兩大類：一類是用于教學(xué)科研方面的軟件產(chǎn)品，如信用管理實(shí)習(xí)系統(tǒng)、外貿(mào)服務(wù)管理系統(tǒng)、多媒體教學(xué)軟件等。由于目前很多高校都以建設(shè)應(yīng)用型本科院校為導(dǎo)向，從企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，調(diào)整人才的培養(yǎng)方向，注重學(xué)生的實(shí)際操作能力的提高，而教學(xué)軟件是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力的最好載體，因此，為加強(qiáng)學(xué)生的實(shí)驗(yàn)教學(xué)，盡快提高學(xué)生的實(shí)際操作能力，各高校近年來不斷購買實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備及實(shí)驗(yàn)教學(xué)軟件。

另一類是用于行政管理方面的軟件產(chǎn)品，比如教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)及學(xué)生管理系統(tǒng)等。這類軟件主要是如實(shí)反映學(xué)校的辦學(xué)情況、內(nèi)涵建設(shè)、專業(yè)建設(shè)等實(shí)際狀態(tài)，以便提升學(xué)校的管理水平，保證學(xué)校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。

2 高校軟件采購工作中存在的問題

通過近幾年的軟件采購工作，筆者認(rèn)為高校的軟件采購工作存在以下幾方面的問題。

2.1 軟件采購前期準(zhǔn)備中存在的問題

軟件產(chǎn)品與儀器設(shè)備、辦公家具等產(chǎn)品相比具有抽象性，不能用定量指標(biāo)去描述。不同品牌的軟件產(chǎn)品可能功能性一樣，但其設(shè)計(jì)思路及側(cè)重點(diǎn)卻各有不同，各有其優(yōu)劣勢(shì)。但是采購業(yè)務(wù)人員或者招標(biāo)評(píng)標(biāo)時(shí)的專家評(píng)委不可能接觸或適用所有市場(chǎng)中軟件產(chǎn)品品牌，如果需求部門沒有提前做好充分的市場(chǎng)調(diào)研和試用，使得采購業(yè)務(wù)人員或者專家評(píng)委很難在有限的時(shí)間內(nèi)做出正確的判斷和選擇，往往造成采購回來的軟件不適合用戶的實(shí)際需求。

2.2 軟件采購評(píng)審期間存在的問題

（1）由于軟件產(chǎn)品的抽象性和非定量性，不同品牌相關(guān)性能的軟件產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)和性能參數(shù)的分值設(shè)定比較難。所以很多高校在確定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)時(shí)常以價(jià)格作為主要參加標(biāo)準(zhǔn)，使得有些軟件供應(yīng)商采取低價(jià)進(jìn)入的方式，導(dǎo)致采購回來的軟件產(chǎn)品不符合用戶的需求。

（2）由于軟件產(chǎn)品的特性，很多高校在招標(biāo)評(píng)標(biāo)過程中采用現(xiàn)場(chǎng)演示環(huán)節(jié)，借助這個(gè)環(huán)節(jié)可以使得評(píng)委較為直觀地了解軟件產(chǎn)品的各項(xiàng)功能模塊和各自的特點(diǎn)，但是在實(shí)際操作過程中，很多軟件產(chǎn)品的供應(yīng)商派來參加投標(biāo)的代表并不是軟件工程技術(shù)人員，他們往往只能介紹產(chǎn)品的性能，但不能詳細(xì)地解讀他們的軟件對(duì)于采購用戶部門的具體滿足點(diǎn)，導(dǎo)致這些演示往往流于形式。

（3）由于高校主要采購的軟件產(chǎn)品是用于教學(xué)科研方面的，這些軟件產(chǎn)品專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)要求高且采購預(yù)算不高，但目前國內(nèi)用于高校教學(xué)科研的軟件開發(fā)商數(shù)量有限，導(dǎo)致選擇余地有限。

此外，軟件行業(yè)主要由三部分企業(yè)構(gòu)成：軟件開發(fā)商和個(gè)人開發(fā)者；軟件出版商和制造商；軟件銷售商。這三類企業(yè)中，雖然有些專業(yè)軟件開發(fā)商也同時(shí)具備了制造能力和銷售能力，但行業(yè)內(nèi)大多數(shù)開發(fā)商仍主要從事開發(fā)、設(shè)計(jì)工作。因此，在國內(nèi)同時(shí)具備開發(fā)、出版制造和銷售能力的“三位一體”的軟件企業(yè)甚少，大部分的投標(biāo)供應(yīng)商多為軟件產(chǎn)品的銷售代理商，這些代理商資質(zhì)參差不齊，他們只關(guān)心銷售業(yè)績，本身具有的專業(yè)技術(shù)人員力量不足，當(dāng)銷售完產(chǎn)品后，后續(xù)培訓(xùn)、維護(hù)以及更新升級(jí)服務(wù)跟進(jìn)不到位。

2.3 軟件采購售后服務(wù)存在的問題

許多軟件產(chǎn)品供應(yīng)商重銷售，輕服務(wù)，一旦軟件產(chǎn)品供應(yīng)安裝后，他們本應(yīng)該提供的后續(xù)維護(hù)、升級(jí)等跟進(jìn)工作拖沓不及時(shí)，或者對(duì)高校教師的培訓(xùn)不到位不全面，使得部分模塊功能不能發(fā)揮實(shí)際效用，導(dǎo)致用戶認(rèn)為該軟件產(chǎn)品不符合教學(xué)需求，而不斷重復(fù)購買軟件。

另外，軟件產(chǎn)品雖然是針對(duì)某個(gè)需求設(shè)計(jì)，但是功能差不多的軟件產(chǎn)品實(shí)際運(yùn)用的方式方法卻有不同，但是大多軟件產(chǎn)品公司在銷售完成以后，就不再跟進(jìn)溝通軟件實(shí)際使用過程中的一些問題，未能及時(shí)聽取用戶部門的意見，改進(jìn)軟件以適應(yīng)實(shí)際教學(xué)、科研需求。

2.4 軟件采購工作中的其他問題

2.4.1 高校用戶部門與采購部門業(yè)務(wù)銜接問題

高校各部門之間管理職能不同，雖然軟件產(chǎn)品的采購工作是由采購中心或者實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)，但是，前期的市場(chǎng)調(diào)研、論證以及試用產(chǎn)品功能等工作是由用戶部門上報(bào)上級(jí)主管部門審批后才轉(zhuǎn)到采購管理部門負(fù)責(zé)。這就導(dǎo)致實(shí)際采購過程中，可能出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的問題：①用戶部門重申報(bào)、輕驗(yàn)收，很多高校的用戶部門在軟件采購回來之后，沒有進(jìn)行完培訓(xùn)，也沒有試用一段時(shí)期，就直接驗(yàn)收通過，導(dǎo)致在實(shí)際的使用過程中出現(xiàn)問題后再與供應(yīng)商不斷溝通磨合。②近年來，國家和地方政府用于高校教育投資項(xiàng)目增多，但是這些項(xiàng)目資金的投入都有一個(gè)下發(fā)使用期限，導(dǎo)致很多院校在沒有經(jīng)費(fèi)的時(shí)候不事先認(rèn)真調(diào)研選擇，待到經(jīng)費(fèi)下發(fā)才急忙選購，倉促驗(yàn)收付款，往往選購的軟件并不適用，影響了使用效果，造成了采購浪費(fèi)。

2.4.2 高校采購業(yè)務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)不平衡

雖然高校非常注重采購的管理水平，但是，很多高校采購業(yè)務(wù)范圍涉及面廣，包括教學(xué)、科研、行政管理等多方面，而且現(xiàn)在科技發(fā)展日新月異，軟件產(chǎn)品的更新淘汰速度非常快，就要求采購業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)不斷提高。但實(shí)際中，大多高校的采購業(yè)務(wù)人員并非專業(yè)人員，尤其對(duì)軟件這類抽象產(chǎn)品了解有限。因此，更多的專業(yè)判斷是由用戶部門把控，從而導(dǎo)致選擇傾向性等問題，致使重復(fù)采購現(xiàn)象嚴(yán)重。

3 完善高校軟件采購工作的幾點(diǎn)建議

3.1 重視前期調(diào)研，加強(qiáng)試用管理

由于軟件產(chǎn)品的特殊性，就要求我們必須重視采購前期調(diào)研、論證工作，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)管理：

（1）建立多元化的市場(chǎng)調(diào)研渠道，可以通過網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)紙、供應(yīng)商推廣等多種渠道了解軟件產(chǎn)品各個(gè)模塊功能、操作方式、應(yīng)用范圍等，然后重點(diǎn)選取幾款軟件通過現(xiàn)場(chǎng)試用，實(shí)地考察、實(shí)際操作等方式深入了解。

（2）要認(rèn)真聽取老師和學(xué)生等使用者的使用感受，找到或者開發(fā)出能真正解決現(xiàn)有問題的新功能模塊，從而真正提升管理或教學(xué)水平，而不是一味地升級(jí)換代，購置新的軟件產(chǎn)品。

（3）盡量在同類軟件產(chǎn)品中選擇更多的品牌進(jìn)行試用，并且建議試用期限每款產(chǎn)品至少試用1個(gè)月。對(duì)于教學(xué)科研軟件產(chǎn)品，不僅要用戶部門的專職教師試用，還要請(qǐng)申報(bào)該學(xué)科的學(xué)生操作試用，從而找到一款真正適合用戶需求的產(chǎn)品。

3.2 細(xì)化評(píng)審環(huán)節(jié)，完善現(xiàn)場(chǎng)演示

（1）根據(jù)產(chǎn)品不同的特性，選擇恰當(dāng)?shù)牟少彿绞?。目前，用于教學(xué)、科研等方面的軟件產(chǎn)品的供應(yīng)商有限、專業(yè)類軟件品種有限，有些專業(yè)類教學(xué)軟件在整個(gè)銷售市場(chǎng)中僅此一家，但有些專業(yè)類軟件產(chǎn)品卻品種繁多，所以針對(duì)不同的種類，應(yīng)該通過深入市場(chǎng)調(diào)研選擇恰當(dāng)?shù)牟少彿绞健?/p>

（2）在制定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要加大對(duì)投標(biāo)人人員結(jié)構(gòu)的評(píng)比分?jǐn)?shù)，要求投標(biāo)人的人員配備方案中明確技術(shù)開發(fā)人員和售后服務(wù)技術(shù)人員的數(shù)量、學(xué)歷、任職年限、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。

（3）完善現(xiàn)場(chǎng)演示環(huán)節(jié)。雖然，現(xiàn)在很多高校在評(píng)審環(huán)節(jié)設(shè)置了現(xiàn)場(chǎng)演示環(huán)節(jié)，但是對(duì)于演示環(huán)節(jié)沒有提出具體的要求，導(dǎo)致很多時(shí)候演示只是一種形式，因此，要進(jìn)一步完善現(xiàn)場(chǎng)演示環(huán)節(jié)，我認(rèn)為要從以下幾點(diǎn)做好：①根據(jù)用戶方的實(shí)際操作需求設(shè)定演示內(nèi)容，可以防止有些供應(yīng)商演示內(nèi)容脫離主題。②根據(jù)軟件產(chǎn)品的特殊性，要求演示人員必須是供應(yīng)商的技術(shù)人員?，F(xiàn)在，很多供應(yīng)商僅派銷售人員過來應(yīng)標(biāo)，而當(dāng)評(píng)委問一些軟件產(chǎn)品的專業(yè)知識(shí)時(shí)，銷售人員又以不懂軟件為托詞，導(dǎo)致評(píng)委不能詳細(xì)了解軟件的特點(diǎn)。③現(xiàn)場(chǎng)專家評(píng)委應(yīng)對(duì)每個(gè)供應(yīng)商應(yīng)提出相同的問題，可以保證每個(gè)投標(biāo)公司都得到公平、公正的評(píng)判。

3.3 理順采購程序，提升綜合業(yè)務(wù)水平

（1）高校軟件產(chǎn)品采購一般集中在財(cái)政資金下?lián)艿臅r(shí)候，平時(shí)，用戶部門往往忽視提前進(jìn)行采購調(diào)研和試用，到了資金下發(fā)的階段，急忙遞交申請(qǐng)，但是采購流程又涉及用戶部門、申請(qǐng)管理部門、財(cái)務(wù)部門及采購管理部門等，每個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)之間動(dòng)輒花費(fèi)數(shù)日，往往造成流程走完后剩余采購、驗(yàn)收以及報(bào)賬的時(shí)間倉促，所以建議建立一套采購流程時(shí)間表，按照每年財(cái)政資金的下?lián)芤?guī)律，提前8個(gè)月用戶部門開始著手市場(chǎng)調(diào)研、論證和試用，然后提交項(xiàng)目部門跟進(jìn)后續(xù)工作。

（2）高校軟件產(chǎn)品的采購工作涉及范圍較廣，包括教學(xué)、科研及管理等方面，而且現(xiàn)在處于科技經(jīng)濟(jì)大發(fā)展時(shí)期，軟件產(chǎn)品更新?lián)Q代速度非常快，這就要求高校的采購業(yè)務(wù)人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要多了解軟件市場(chǎng)的市場(chǎng)行情，多搜集軟件產(chǎn)品信息，多學(xué)習(xí)軟件產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)，同時(shí)要注意學(xué)習(xí)新的政策制度，這樣才能在軟件采購這項(xiàng)工作中游刃有余。

4 結(jié) 論

高校軟件采購工作涉及面廣，責(zé)任重大，不僅影響高校的教育發(fā)展，還影響了高校的資源使用效益，作為高校采購工作人員，要不斷在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索行之有效的工作措施，創(chuàng)新工作思路，進(jìn)一步提高軟件采購管理水平，確保高校各項(xiàng)工作的順利開展。

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