淺談怎樣做好檔案管理工作

鄭小成

摘 要：在社會不斷的發展的新形勢中，如何做好檔案管理工作日益重要，新時期做好檔案管理工作，使檔案管理工作更加規范化，從而促進檔案事業與經濟社會協調發展，這是每一個檔案管理工作人員所思考的問題。本文探討了當前在檔案管理工作存在的問題及解決措施。

關健詞：檔案管理；管理觀念；管理手段；發展目標

一、做好檔案管理工作的重要意義

在我國經濟全面發展的今天，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞是衡量單位管理水平的重要尺度。科學規范的檔案管理，可以有效提高工作效率，促進單位健康發展的需要。單位的檔案記載著其發展的歷程所取得的優秀成果，可以利于決策層及時掌握單位整體經營狀況，可以為其進行科學分析，制定發展策略提供依據。另一方面便于社會各方認定單位整體發展狀況和經營成果。為與可能合作的社會各方提供有力的支持依據。所在我們要不斷地更新檔案管理觀念，認真做好檔案管理工作，不斷創新檔案管理手段，將檔案管理工作和單位的經營管理有效地結合，對于提高企業的管理效率，使企業在市場激烈的競爭中脫穎而出，實現企業發展目標有著重要的影響作用。

二、檔案管理工作存在的問題

1. 對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，檔案管理工作人員本身對檔案管理工作沒能給予足夠的重視。一此單位的領導缺乏檔案管理意識，認為單位的檔案管理工作可有可無，認為檔案管理無用，，從而導致整個企業的檔案管理意識不強，不利于形成管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，影響了檔案管理水平。

2. 檔案管理人員工作能力有待進一步提高。檔案管理工作的好壞，很大程度取決于檔案管理人員的工作態度。檔案管理工作人員在實際工作中對檔案管理的重要性缺乏認識，從而對工作沒有強烈的高度責任感，檔案管理人員責任心不強，只是將材料放人檔案盒，而沒有將檔案資料整理及時進行整理、或是檔案資料收集不全、丟失等現象發生。在今天日新月異的形勢下，對檔案管理工作人員的文化素養以及管理操作能力等方面都有著更高要求。而現在的大多數管理人員對檔案管理的理論知識沒有經過系統的學習，沒有積累扎實的管理檔案的基本技能，缺乏專業的檔案管理人才。

3.檔案管理制度不健全。在工作中檔案資料收集、保管、借閱、保密等制度不夠健全；或是雖然建立了管理制度，卻流于形式執行不嚴。借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，這樣嚴重損害了企業檔案的真實性和利用價值。

4. 對檔案管理方法有待更新。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

三、做好檔案管理工作的建議

1. 提高對檔案管理工作的重要性的認識。檔案管理工作人員對工作的認識程度決定著他們工作效率、工作質量，是做好檔案管理工作的基礎，在很大程度上決定著檔案工作質量。要把檔案工作做好，領導和檔案管理人員都必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。

2. 不斷學習，提高管理工作能力。檔案記載著豐富的信息，檔案管理是一門專業性很強的工作，檔案管理工作趨向數字化、信息化發展這些都是在信息社會對檔案工作的要求，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行，利用計算機等現代化手段整理檔案，來完成文件的起草、修改、檢索、打印、匯集統計等任務，可以有效提高工作效率，這也是檔案工作者的必然方向。對檔案工作人員的管理工作能力也提出了新的更高要求，作為檔案工作人員，通過各種方式如通過自學或是參加培訓等學習專業知識，使自己掌握扎實的管理檔案的基本技能，不斷提高自身的業務素質，積極探索新的管理模式，并靈活運用到實際工作之中，提高檔案管理工作的質量，更好地為新時期的檔案管理工作服務。

3.加強制度建設，健全檔案管理制度。加強制度建設，要建立健全檔案管理規章制度。規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4.運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新。隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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