會計電算化內部控制探究

鄧倩

摘 要：隨著計算機知識的普及發展以及其在會計業務中的應用，會計電算化相對于手工會計在會計工作方面的效率性、提供會計信息的準確性以及及時性等吸引了越來越多的單位，會計電算化替代手工記賬成為一個大趨勢。會計電算化信息系統是企業管理信息系統一個非常重要的部分，單位在使用會計電算化系統后，其內部控制會發生一定變化，隨之會帶來一定的問題。文章分析了會計電算化下內部控制存在的問題，并提出了改善內部控制的對策。

關鍵詞：會計電算化；內部控制；問題；對策

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）09-0122-02

1 會計電算化下內部控制概述

1.1 電算化對內部控制的影響

傳統的會計內部控制以手工數據處理方式為基礎，根據會計業務的不同性質對人員進行分工，人員之間通過傳遞票據及憑證建立聯系，通過賬證、賬賬、賬實核對，及利用會計憑證、賬簿、報表數據之間的勾稽關系來確保數據正確。

使用電算化后，單位的內部控制發生了以下變化：改變了記賬規則及組織結構；改變了人員組成及記賬程序；改變了會計資料的保管及查詢方法；改變了數據的安全可靠性等。

1.2 電算化下內部控制的具體內容

會計電算化下的內部控制包括一般控制及應用控制。

①一般控制有對系統的控制、對操作的控制、對組織結構的控制等。組織控制規定了人員職責分工及人事管理措施；系統開發與維護控制是對計算機軟件開發進行的控制；系統安全控制是排除安全隱患，保證系統正常運行的控制；操作控制是制定操作規范并加以執行，減少信息處理差錯及未授權使用會計信息的控制。

②應用控制是對數據處理活動的控制，包括輸入、處理及輸出控制。輸入控制拒絕未經批準的業務，確保批準的業務不遺漏、不重復添加或不被更換，去除、改正不正確的業務；處理控制是對數據處理的控制；輸出控制是對處理結果，及結果傳遞到使用者手中進行的控制。

2 會計電算化下內部控制存在的問題

2.1 會計資料存儲問題

在手工方式下，會計資料會以憑證、賬簿、報表這些形式存儲在紙質介質上，對會計資料進行增加、修改、刪除等操作可以從人員的筆跡及印章上加以區分，便于明確責任。電算化方式下，部分數據存儲于光磁材料中，如果有人改動數據則不能發現改動痕跡；并且電子數據極易被復制，會計資料泄露會不易察覺；電磁介質容易損壞，若出現病毒感染、被盜、自然災害等，會導致數據丟失。

所以，在電算化條件下，如何保證數據的安全可靠是一個重要的問題。

2.2 人員職權問題

在手工方式下，人員職權不相容，職務相分離。在手工業務處理各環節都會設置相應的審查與稽核制度，通過相關權限人員的簽字蓋章來相互制約。在電算化環境下，大部分業務都是由計算機來完成，雖然使得會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫，但是會計人員的工作任務相應減少，權限也相應減少，削弱了內部控制。對于會計數據的輸入輸出，只要具備相應的口令就能進行，在缺少控制和監督的情況下，會出現獲取他人口令，蓄意對系統中的程序和數據進行修改，謀取私人利益，損害單位利益的情況，造成非常嚴重的后果。

2.3 網絡安全問題

在電算化條件下，會計數據的使用及傳遞通過網絡進行操作，開放的網絡環境雖然會為操作提供便利，但也會給非授權人員獲取會計資料提供機會，在數據傳輸過程中攔截數據，并且在網絡環境中計算機容易受到病毒或黑客的攻擊，這些都會對會計數據的安全保密造成威脅。

2.4 會計人員的業務水平問題

在手工方式下，會計人員只需掌握相應的會計理論知識及手工業務操作知識就可以完成日常的工作，在單位實行了會計電算化以后，對會計人員提出了新的要求，會計人員需要學習許多新知識，會計人員必須有一定的計算機應用能力，以及會計軟件操作的能力，如果這些方面的能力不能培養起來，會計工作中就會出現效率低下，遇到計算機或會計軟件系統故障不能及時處理，日常業務輸入、處理及輸出業務頻頻出錯等問題，這樣會嚴重影響單位日常工作的進展，使會計電算化信息系統失去其意義。

3 完善會計電算化下內部控制的對策

3.1 加強會計資料安全控制

對電子數據進行修改、更新等操作需有書面的許可證明，對修改、更新等情況應予以登記。對計算機內的會計數據不允許隨意拷貝，要通過網絡傳輸會計數據時，應該采取一定的安全措施，以防止對電子數據的直接拷貝、盜用及泄露。保管電子數據時，對電子數據分門別類進行標記，雙份保存，以免出現由于意外情況造成數據損壞丟失而無法恢復的情況。

3.2 人員職權合理化

在崗位設置方面應嚴格遵循職務不相容原則，明確崗位分工，電算化環境下的崗位設置較為復雜，職責分工要明確系統管理、系統操作和系統維護等相關人員的職責，防止越權操作，從而杜絕出錯和舞弊現象，保證會計資料的真實完整。各崗位得到授權后，要對自己的操作口令和編碼負有責任，若發現操作口令及編碼被泄露，應對相關人員進行懲罰。在進行上機操作時，要嚴格進行上機記錄，為審計和系統維護留下線索，除此之外，要加強人員的職業道德教育。

3.3 加強網絡安全控制

要確保網絡環境下會計信息系統的安全，必須加強網絡風險防范，建議采取數據保密、訪問控制、身份識別等措施，并且針對公司的特定狀況開發相應的技術來保護系統。為防止病毒感染或黑客攻擊，單位可選擇安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，從而對系統建立多層次的安全控制，確保網絡安全及數據傳輸的安全。

3.4 提高會計人員的業務水平

單位在實行會計電算化以后，要定期對會計電算化人員做好崗位培訓，使會計人員能夠了解會計軟件的工作原理，熟練使用計算機及會計核算軟件，從而提高工作效率；對部分人員要進行更深層次的培訓，使其對計算機系統及數據庫系統能夠進行日常維護，更進一步能夠對會計軟件進行設計、開發及維護。通過對人員進行培訓，使人員的綜合素質有所提高，單位的會計工作進展越來越順利。

4 結 語

綜上所述，單位要改善電算化內部控制環境，要加強會計資料安全控制；使企業的人員職權合理化；面臨網絡安全問題不能輕視，要采取各項措施以加強網絡安全控制；對會計人員要加強業務培訓，使其能夠更好地使用會計軟件進行日常業務處理。在完善內部控制以后，才能更好地保證資金的安全，提高單位的經營效率，實現其經營目標。

參考文獻：

[1] 張雪.電算化會計系統內部控制存在問題與對策[J].北方經貿，2014，（10）.

[2] 臧瑩.關于會計電算化內部控制的探索[J].商業經濟，2014，（7）.

[3] 李曉霞.會計電算化的內部控制研究[J].會計之友，2011，（9）.