試論流動人員人事檔案的管理

張永紅

【摘要】現如今社會經濟不斷發展，造成人員的流動性非常大，伴隨著這一問題而來的還有流動人員的檔案管理問題，在日常的工作中，只有努力提高對流動人口檔案重要性的認識，及時規范各個環節的管理來實現對流動人口檔案的信息化管理，通過科學的手段促進人才在市場中的合理流動，優化人才配置，才能夠保證人才素質的提高，從而更加有利于社會經濟的發展和進步。

【關鍵詞】流動人員;人事檔案;管理

一、人事檔案的內容和作用

人事檔案主要記錄了人一生中的主要經歷、學習狀況、思想品德、工作能力、業績表現等，它伴隨著人的成長不斷地更新完善，其信息具有一定的真實性、嚴肅性和唯一性，在人升學、就業、評價過程中起著至關重要的作用，當前我國的升學和就業體制上要求“檔隨人走”，人事關系變動都需要以人事檔案作為主要依據，在入團入黨、勞動就業、職稱評定、工資調整、工作調動、出國政審、退休養老等相關手續的辦理上發揮著重要的參考作用。

二、流動人員人事檔案的重要性

人事檔案是從每個人入學的那一天起開始建立的，它記錄了一個人在學校中不同學習階段的學籍信息，進入工作崗位之后也記錄著職工成長的軌跡，它是搜集人一生中各種各樣的資料積累而成的，一旦丟失便不能再復制;目前我國流動人口基數在不斷地增加，由于流動人口的數量巨大，而且涵蓋著各式各樣的人群和身份，并且變動和轉移比較頻繁，在管理起來具有一定的難度，相關人事檔案管理的問題逐漸暴露了出來;我國出臺了相關的管理條例，對流動人口人事檔案所包括的范圍、管理機構作出了明確規定，在人事檔案的轉遞、收集、整理、保管、監督等方面也作了詳細的說明，這么做的目的主要就是為了不斷促進人才流動社會化體系的完善，國家充分意識到了對流動人員人事檔案管理的重要性。

三、流動人員人事檔案管理的現狀

（一）流動人員人事檔案管理的意識不足。當前社會的人們對檔案管理沒有一個很明確的意識，認識不到檔案管理的重要性，以至于很多待崗人員或者下崗職工將自己的檔案拿回家隨意一扔，等到再去用的時候已經破損或者丟失了，也有的職工將自己的人事檔案從代理機構借出來，而檔案上沒有按照管理規定包封和蓋章，流動人員的檔案里資料不全、信息不真實的情況比比皆是。

（二）流動人員人事檔案的管理不規范。許多管理檔案的機構在進行檔案管理時，收了錢之后缺乏對檔案的整理和收集，導致檔案中資料不完整，這都源于他們沒有建立起專業的管理隊伍，相應的檔案管理配套設施不完善，還有些檔案管理機構，為了節約成本，聘用那些沒有經過專業培訓的員工，這些人員對檔案管理的政策和要求不甚了解，有時一個人負責幾千份甚至上萬份檔案，高強度的工作量使得檔案管理工作粗枝大葉，不能按照相關的規定進行操作。

（三）流動人員人事檔案管理體制混亂。人事檔案管理除了交由人才服務中心管理之外，還有勞務代理機構、職介機構都在進行人事檔案的管理工作，這些機構分別屬于人社部門和企業，檔案的管理已經變成可以從中獲利的商業活動，一些不具有檔案管理資質的企業從事檔案管理工作，造成了流動人員檔案管理的亂象頻生，虛假檔案、違規操作的現象時有發生，這就對流動人員檔案的安全性和真實性造成了嚴重的隱患，不利于未來流動人員檔案管理事業的發展。

四、流動人員人事檔案管理的對策

（一）提高人事檔案管理人員的意識。流動人員檔案管理工作在日新月異中也會出現新問題，這就意味著工作人員要通過不斷學習提升自身的工作能力，適應時代的發展要求，所以檔案管理人員在工作的同時要注重自身專業能力的不斷提高，閑暇時間可以通過培訓、自學、講座的方式認識到檔案管理的重要性，熟悉檔案工作的基本要求，熟練掌握工作的各個環節，并在工作中根據實際情況改進工作方式，提高工作效率。

（二）完善人事檔案的管理制度。政府和相關部門要根據人事檔案管理的現狀出臺相應的政策，對各個代理機構的法定責任、領導部門、監督管理、處罰措施等作出明確的規定，賦予人社部下屬的中介機構對人事檔案的管理權，將人事檔案工作中的具體操作和獎懲制度細致劃分，使人社機構、中介機構和工商管理部門聯合起來，嚴肅查處沒有資質和權限的檔案私自保管處，同時與公安機關實施信息共享，使人事管理部門能夠對判決、刑罰等信息第一時間知曉。

（三）加強人事檔案的信息化管理。在信息飛速發展的今天，人事檔案管理中也應該及時引進信息化的管理手段，利用計算機和掃描儀等技術將人事信息存入電腦，對于檔案的日常歸檔、借閱、統計、轉移等數據使用電腦操作，這樣不僅減少了工作人員的工作量，也避免了信息的涂改、偽造;對人事檔案建立專用的數據庫，在手段上改變過去“看堆守攤”的做法，當然這是一個長期的、循序漸進的過程，不可能一蹴而就。

五、結束語

人事檔案是反映人員經歷、德能勤績的重要材料，也是勞動部門在人事管理過程中的重要依據，只有對流動人員檔案管理工作高度重視，結合實際情況對當前存在的檔案管理問題進行解決和完善，才能夠通過科學的途徑促進流動人員檔案的有效管理，保障人才的流動和推動社會的發展。

【參考文獻】

[1]馬艷慧.試論流動人員人事檔案的重要性[J].中國外資，2013.

[2]梁慕林.試析流動人員人事檔案的管理[J].北京檔案，2010.

[3]馬艷慧.試論流動人員人事檔案管理現狀與對策[J].中國外資，2013.