豐富檔案資源 提高館藏質量

胡菡

在中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的核心內容中，檔案資源體系及其建設都被放到了重要位置?？梢哉f，加強檔案資源建設是檔案部門優(yōu)化館藏結構、服務大局、服務社會、服務于民的根本途徑，它關系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。近年來，北京市檔案局（館）以及區(qū)縣檔案局（館）依據相關法律、法規(guī)的規(guī)定，突出重點，改革創(chuàng)新，使檔案資源建設得到強勢推進。其中，昌平區(qū)檔案局（館）結合本地實際，在檔案資源建設過程中體現了自身特色，為了使館藏資源不斷豐富，門類更加齊全，他們在接收、征集、提升進館單位的檔案質量以及加強農村檔案資源建設等方面形成了獨特的工作亮點。近日，本刊記者專程走訪了昌平區(qū)檔案局（館），與局（館）長趙麗君及相關業(yè)務科室負責人共同座談，就昌平區(qū)檔案館檔案資源建設的現狀和未來進行了深入了解。

據趙麗君介紹：“十一五時期，我們將全區(qū)進館范圍內各處級單位2000年以前的檔案全部接收進館。十二五時期，我們進一步完善接收單位名冊，擴大接收范圍。接收內容包含各種門類和載體的檔案及相應的電子文件，切實做到把對國家和社會、對廣大人民群眾具有保存和利用價值的檔案接收進館，同時加強進館檔案的價值鑒定，提高檔案資源的質量。目前館藏資源情況是：館藏共計173個全宗，紙質檔案377035卷件，案卷排架長度3343.1米。照片檔案39332張、底片31084張；錄音錄像檔案932盤；光盤檔案1562張，其中數碼照片14486張，容量為36.7GB；圖書資料13534冊；實物檔案2885件（包含獎品、印章、字畫等）。”在這組實在的數據和清晰的規(guī)劃背后，是昌平檔案人為提升館藏總量，擴充資源門類所做的創(chuàng)新性思考，采取的務實性舉措。

亮點一：擴大接收范圍，創(chuàng)新征集手段

為形成一個門類齊全、內容豐富、形式多樣、具有特色的館藏檔案資源體系，昌平區(qū)檔案局根據國家檔案局9號令“科學發(fā)展，以人為本”的理念要求，重新修訂了接收范圍，將一些原本不屬于接收范圍但是富有特色且與群眾利益息息相關的科級單位也納入到接收名冊中，如區(qū)動物防疫站、動物衛(wèi)生監(jiān)督所、區(qū)屬醫(yī)院等。從而在原有115家進館單位的基礎上增加到128家，接收范圍基本覆蓋了全區(qū)政府機關、街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、人民團體和企事業(yè)單位。

除了做好正常的接收工作外，局（館）對重大活動檔案也很重視。他們率先在全市規(guī)范了重大活動檔案的管理工作，并以兩辦名義印發(fā)了《昌平區(qū)重大活動檔案管理辦法》，明確要求活動承辦單位在六個月內將重大活動檔案移交進館。同時，密切關注與昌平經濟、文化等諸多方面息息相關的重大活動，利用電話、公告、網絡、上門服務等多種方式收集相關信息，并采取提前介入、全程跟蹤的方式收集活動資料，及時將群眾路線教育實踐活動，世界草莓大會等由昌平舉辦、承辦的多項重大活動、重點工作的檔案全部接收進館。

此外，局（館）結合昌平區(qū)實際情況，充分研究了改制和破產企業(yè)重要檔案的接收工作，并根據《檔案法實施辦法》第十三條“已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交”的規(guī)定，將玻璃公司、保溫瓶廠、鋼圈廠三家已停產企業(yè)的檔案及時接收進館。同樣，對面臨機構改革的原昌平區(qū)計生委、昌平區(qū)衛(wèi)生局、食品藥品監(jiān)督管理局等單位的部分檔案也采取了提前接收進館的方式，避免因企業(yè)改制、黨政機關機構改革而造成檔案流失或損毀。在完成上述接收工作的過程中，局（館）本著對歷史負責的態(tài)度，克服了自身庫房擁擠、容量不足的困難，積極部署、組織相關單位開展檔案整理和移交工作，在接收方式上也采取分期分批的方式，成熟一批進館一批，改變以往一股腦全部接收進館的做法，從而促進了相關單位及時啟動移交工作，保證了進館檔案的質量。

正如局長趙麗君所言：“根據不同時期全區(qū)社會、經濟的發(fā)展變化以及各種組織機構的合并、撤銷等變動，不斷地查找新產生的檔案源是我們的日常工作職責。因為檔案資源是動態(tài)的，會隨著社會、區(qū)情的變化不斷涌現，所以我們要及時跟進，這樣才能做到應收盡收、應歸盡歸?！边@段話恰好畫龍點睛地指出了昌平檔案人在豐富館藏，健全資源體系方面的工作思路。

局（館）不僅在接收工作中加大了力度，在征集方面也積極創(chuàng)新征集方式，規(guī)范完善征集手段，逐漸摸索形成一套由全面征集轉化為主題征集，主動征集與被動征集相結合，普遍征集與重點征集同步進行的新模式。為了多渠道發(fā)掘征集線索，局（館）充分利用本區(qū)的報刊、網站等媒體發(fā)布征集公告，或是與區(qū)老干部局等單位配合，重點約請一些經歷豐富的離退休老干部、老同志座談，努力發(fā)掘征集工作線索。同時，還利用以展覽促征集的方式，通過辦展覽引起參與者對過往經歷的反思或是對熟悉人物、事件的回憶，從而收集他們主動反饋的信息或提交的檔案資料。近年來，局（館）在重要的紀念日等時間節(jié)點先后開展了紀念抗美援朝勝利60周年、中國抗日戰(zhàn)爭勝利70周年等主題征集活動，并征集到一批珍貴的實物檔案和照片檔案，如保存了60年的抗美援朝時期作戰(zhàn)紀念章、志愿軍預防接種證、志愿軍司令部飯票、20世紀60年代中越友好人民公社的歷史照片等。2014年，局（館）首次啟動了國家級非物質文化遺產口述檔案的征集工作，征集到多項體現昌平地域特色的口述檔案，如王麻子剪刀制作工藝傳承人史徐萍的口述檔案、修建十三陵水庫見證者口述檔案、小湯山鎮(zhèn)后牛坊村花鈸大鼓民間表演藝術傳承人口述檔案等。同時，局（館）還加強了對珍貴史料的征集，曾赴中央檔案館收集到《1926年南口地委工作報告》《毛澤東為中共中央軍委起草的給東北野戰(zhàn)軍司令員林彪、政治委員羅榮桓和參謀長劉亞樓的電報》《1958年毛澤東在十三陵水庫信封上的簽名》等六份重要文件的復制仿真件。近三年來，局（館）從全國各地征集到的各種各樣的檔案資料1000余件（張），不但填補了館藏檔案史料的多項空白，而且對佐證歷史、資政育人都起到不可忽視的作用。

亮點二：服務民生工程，加強民生檔案資源建設

為了豐富民生檔案資源，體現民生檔案廣惠于民的功能，縮小檔案與社會的距離，使它更好地服務于社會，局（館）多次與區(qū)民政局溝通、協(xié)商，最終達成了將利用率極高的婚姻檔案提前接收進館的方案，并與民政局形成了及時交流溝通、定期移交進館的長效合作機制，目前已將2013年之前的婚姻檔案全部接收進館，2014年的婚姻檔案也將在今年上半年完成接收。此外，隨著近年來單獨二胎、申請限價房、退耕還林、獨生子女獎勵等黨和國家各種惠民政策的相繼出臺，局館加大了對住建委、民政局等單位的專業(yè)檔案的接收工作，加快整理了涉及殯葬、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、宅基地、土地延包、工商歇業(yè)、知青招工、社保醫(yī)保、公證檔案等民生內容的檔案資料，及時為群眾提供查閱利用。據相關科室負責人介紹，2014年局（館）接待利用檔案12892卷次，接待查閱12186人次，實現接待人次與利用檔案卷次雙“破萬”，其中民生檔案的利用接近50%，達到6381卷次。

在此要著重提到社保所業(yè)務檔案，作為民生檔案的重要組成部分，社保業(yè)務檔案不僅為各基層社保所整體工作提供了重要的憑據支撐，而且為維護人民群眾的合法權益發(fā)揮著不可替代的特殊作用。但是由于目前沒有相應的社保所檔案管理辦法，加之社保所工作量大、人員編制少，檔案意識薄弱等一些歷史和現實的原因，導致社保所業(yè)務檔案管理工作出現了“瘸腿”現象。為了改進這種狀況，加強對社保所業(yè)務檔案的規(guī)范管理，維護民生檔案真實、完整和安全，2014年昌平區(qū)檔案局會同相關單位對轄區(qū)內21個社保所業(yè)務檔案管理現狀進行了摸底調查和分析。通過深入到社保所的每個業(yè)務窗口了解情況，局（館）把社保所業(yè)務檔案分為14個大類，并編制了“昌平區(qū)社保所業(yè)務檔案歸檔范圍和保管期限表”，為準確劃分其歸檔范圍、保管期限提供了依據。同時，局（館）根據社保所業(yè)務工作的實際情況，把社保所業(yè)務檔案從鎮(zhèn)街機關文書檔案中分離出來，將社保所業(yè)務檔案室作為鎮(zhèn)街綜合檔案室的組成部分，歸入鎮(zhèn)街檔案全宗進行管理，并納入接收進館范圍，從而開辟了民生檔案資源管理新途徑。此外，在多次征求區(qū)人力社保局、區(qū)民政局及各社保所意見的基礎上，局（館）及時把調研轉化為成果，制定完成了《昌平區(qū)社保所業(yè)務檔案管理辦法》（試行），為推進社保所檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、信息化建設提供了保障，使檔案管理工作與社保所業(yè)務工作同步發(fā)展。

亮點三：提升移交單位文件歸檔質量，加強檔案室資源建設

“高質量的館藏是檔案部門生存和做好服務的根本。僅有數量的提升是不夠的，優(yōu)質的館藏質量才是加強資源建設的核心體現?！痹诓稍L中，趙麗君不無感慨地說道。正是在這一思路的指引下，昌平區(qū)檔案局非常重視移交單位文件歸檔質量，他們根據國家檔案局發(fā)布的8號令和10號令兩份文件，對128家移交單位的文件歸檔范圍和檔案保管期限表全部進行了審定，并對部分職能發(fā)生變化的機關重新審定了歸檔范圍和保管期限表，從而在制度上規(guī)范了全區(qū)各移交單位的歸檔工作。同時，為使制度得到有效執(zhí)行，局（館）于2014年開展了進館單位文件歸檔質量專項檢查。此次檢查，局（館）依據有關檔案工作業(yè)務標準和規(guī)范，結合全區(qū)檔案工作實際制定了《北京市昌平區(qū)文件材料歸檔質量檢查評分標準》，通過打分將99家檢查單位的歸檔工作分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等次，并進行了全區(qū)大排名。隨后，將檢查情況、發(fā)現的問題、各單位排名、下一步工作安排等通報至各進館單位。通過這種方式，促使各進館單位對其自身檔案基礎業(yè)務工作進行徹底自查、查缺補漏，以推動其高質量地完成歸檔工作，從而加強全區(qū)檔案資源的前端建設，為優(yōu)化館藏結構打好基礎。

此外，在提升照片檔案質量方面，局（館）也有一套自己的做法。例如，遇有重大活動或重大項目時，他們除了主動去現場拍攝以獲取第一手影像資料外，還創(chuàng)新性地開展了對上至各委、辦、局及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道，下至各社區(qū)及村級立檔單位的新聞干事進行攝影培訓的工作。用昌平檔案人自己的話說即“從檔案的角度認識攝影”。2014年，局（館）共培訓全區(qū)新聞干事約600人。通過這種培訓方式，使新聞干事們能夠以檔案人的眼光，拍攝到具有檔案留存價值的照片，并按有關規(guī)范做好照片檔案的整理工作。同時，局（館）還加強了與區(qū)新聞中心的合作，定期從記者手中收集素材圖片，不斷豐富館藏照片檔案資源，為日后舉辦展覽做好儲備。

亮點四：農村檔案資源建設取得新成就

昌平區(qū)共有20個鎮(zhèn)街、303個行政村。早在1999年，就已經開始了村級建檔工作，包括成立村級檔案室，確定村級檔案員，搜集1999年之前50多年的檔案資料進行立卷等。近年來，局（館）更是抓住國家推進社會主義新農村建設的重大機遇，努力加強農村檔案資源建設的工作。通過建章立制、硬件配備、人員培訓等各種方式，幫助農村的建檔、歸檔工作走向規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展，使農村的檔案基礎工作不斷適應社會主義新農村建設發(fā)展的需要。

局（館）經過長期摸索，創(chuàng)立了“五個健全”的工作機制，使新農村建設檔案工作有了健全的工作責任機制、充足的財力保障機制、專業(yè)的指導機制以及日常管理機制和工作驗收機制。尤其在財力保障方面，局（館）經過多方努力，于2010年初爭取到區(qū)財政經費400余萬元，為每個行政村的檔案室都配齊了“六大件”即電腦、空調、防盜門窗、鐵皮柜、數碼照相機和滅火器，以及多種小件設備如檔案盒、打孔機等共30多種常用裝具。今年，局（館）又為290個村各配發(fā)了一套檔案憑據柜。局（館）這種積極主動為村級檔案室配備硬件設施，促使各行政村相關領導認真落實農村檔案建設工作的做法，收到了良好的效果。目前各行政村都配備了檔案庫房，使各類檔案得到安全、妥善保管。同時，局（館）還結合本區(qū)的實際情況，通過面對面指導、網絡電話指導、突出重點分類指導、強化培訓等靈活多樣的方式加強對村級檔案員的指導。近三年來，局（館）每年深入到村里開展業(yè)務指導都在600人次之上，共培訓鎮(zhèn)街和村級專兼職檔案員及大學生村官2000余人次。通過上述人力、物力、財力的投入及建立長效機制的保障，昌平區(qū)農村檔案建設工作已實現跨越式發(fā)展，不但建立起了機制健全、管理科學、資源豐富、利用便捷的新農村檔案建設工作體系，而且初步實現了管理規(guī)范化、工作信息化、資源共享化、人員專業(yè)化的“四化”目標。截至目前，全區(qū)303個行政村，涉農檔案總數達36.8萬卷，村村都可利用計算機查閱檔案目錄信息和照片檔案。村級檔案的建立在解決村民矛盾糾紛，維護社會穩(wěn)定，豐富村民文化生活等方面發(fā)揮了不可替代的作用。2011年底，昌平區(qū)檔案局率先順利通過國家創(chuàng)建工作領導小組的預驗收和正式驗收，成為全國新農村建設檔案工作示范區(qū)。

采訪最后，談到局（館）未來還要從哪些方面對資源建設工作進行完善，趙麗君坦言：“主要從兩個方面入手，一是進一步完善工作機制。做到主管領導不甩手，辦公室主任不松手，檔案員不放手，通過強化各級管理人員的責任意識，保障資源的齊全完整；二是依法監(jiān)督不缺位，運用好“兩辦意見”這把尚方寶劍賦予我們在依法行政中的優(yōu)勢地位，發(fā)揮好執(zhí)法檢查的作用，使檔案工作做到全覆蓋、全過程、全方位，從而體現檔案工作是基礎性工作的特點。”

展望未來，昌平檔案人將帶著明確的目標和充足的干勁，在資源建設的道路上再創(chuàng)佳績！