關于檔案部門引入志愿服務的思考

袁領娣 成佳秀

摘要：在全面深化改革的社會背景下，檔案部門引入志愿服務具有重要意義。檔案部門可在檔案征集、整理、編目編研、展覽講解、宣傳等項目中引入志愿服務。在引入志愿服務中，檔案部門需要轉變觀念，精心組織志愿服務活動并加強指導，保障志愿者的權益。

關鍵詞：檔案部門志愿服務改革

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出“規范并支持社會力量參與檔案事務”。國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在2013年12月召開的全國檔案局長館長會議上指出“在遵守國家有關法律法規的前提下，把可由社會組織和志愿者承擔的一些具體事務交由社會組織或志愿者承擔，并加強監督指導檢查，以緩解檔案部門人少事多的矛盾。”把志愿者可以承擔的一些具體事務交由他們承擔，是檔案工作改革的一項重要內容，有助于完善檔案工作體制機制，這既順應了我國全面深化改革的總要求，又是檔案部門深入貫徹落實黨的方針路線的有力表現。

一、檔案部門引入志愿服務的重要意義

（一）有助于推動檔案工作的改革

檔案是國家的寶貴財富，檔案事業的發展需要公眾的參與，志愿服務作為公眾參與的重要途徑之一，能夠為檔案事業的發展注入新的活力。目前，我國僅有少數的檔案部門將一些具體事務交由志愿者承擔。相較而言，國際上很多國家的檔案館或檔案學界都不僅具有志愿服務意識，并已經進入到實質性的進展階段。例如，英國國家檔案館開展志愿者活動已有20余年的歷史，整個國家對志愿者的重要價值有著深刻的認同。此外，美國檔案界普遍認為來自社會各界做檔案工作的非檔案專業人士均可稱作“公民檔案工作者”。[1]2010年，美國國家檔案館館長David·Ferriero在博客中倡議“培育公民檔案工作者”，2011年美國國家檔案館網站專門開辟了該板塊。

引入志愿服務，促使檔案部門以更加開放的心態開展工作，也將推動檔案收集模式、管理手段、服務機制的創新，促進檔案服務與志愿服務優勢互補、有機融合。2014年4月，北京市志愿服務聯合會成立。至今北京市實名注冊志愿者200余萬人，注冊志愿團體超過1.5萬個。志愿者來自各行各業，各有專長，把這股社會力量吸納到檔案部門，將極大增強檔案部門的人員力量，緩解檔案部門人少事多的矛盾。同時，志愿服務自愿、無償地服務他人和社會，在一定程度上也有助于緩解檔案部門經費緊張的難題。

（二）開拓了志愿服務的新領域

開展志愿服務是一項利國利民的事業，志愿服務工作具有重要而獨特的作用。檔案部門引入志愿服務，能夠為志愿者提供一個嶄新的平臺，使志愿者獲得檔案知識和技能，并能通過參加檔案培訓和活動、查閱檔案和資料，增加工作閱歷和經驗，在檔案工作的舞臺上增加展示和提高自己的機會。可以說，讓志愿者承擔檔案部門的一些具體事務，是檔案部門支持和發展志愿服務的重要舉措，也為志愿服務開拓了新領域。

二、檔案志愿服務的主要項目

結合國內一些檔案部門已經開展的志愿服務工作，借鑒國外檔案志愿服務活動的經驗，筆者認為檔案部門主要可在以下幾個方面引入志愿服務。

（一）檔案征集

志愿者來源廣泛，能夠為檔案館提供有價值的檔案征集線索，并能夠鼓勵個人、家庭及社會組織將其收藏的有價值的檔案資料，以捐贈、寄存、復制、有償轉讓等形式存放到各級國家綜合檔案館中。借助志愿者的力量，檔案館能夠豐富館藏資源，優化館藏結構，有效滿足社會多樣化的利用需求。如山東省檔案館制定了檔案征集工作志愿者章程，明確了志愿者的義務、權利、獎懲措施。山東省濰坊市寒亭區檔案館制定了《寒亭區檔案征集工作志愿者章程》，并面向社會招募檔案征集工作志愿者。另外，北京市朝陽區檔案館在“朝陽記憶工程”中，在全區范圍內以街鄉為單位建立了志愿者隊伍，不僅開展征集工作還定時定點主動拍攝。

（二）檔案整理

檔案整理屬于具體事務工作，具有重復性特點。當舉辦重大活動形成數量巨大或需要整理的檔案數量巨大時，檔案部門人員緊張的問題尤為凸顯。因此，引入志愿者參與檔案整理工作，將減輕檔案人員的負擔，極大地加快檔案整理工作的進度，進而檔案人員也能以更充沛的精力做好檔案的收集、開發利用等工作，使檔案資源更好地服務社會。2010年，上海世博會成立了檔案工作志愿者總隊，由市區（縣）檔案局（館）檔案工作者及高等院校檔案專業學生等共400多人組成，負責收集、整理世博會形成的檔案。2014年，江蘇省常州市有近120萬卷破產關閉企業的檔案亟待規范化整理，僅僅依靠檔案部門的人力，這些檔案需要10年以上才能整理完畢，借助社會力量進行搶救性整理保護勢在必行。為此，常州市成立了檔案志愿者分會，截至2014年6月已有88名成員，參與對這批檔案的規范化整理工作。此外，2014年，北京聯合大學檔案學專業師生作為志愿者，完成了北京市志愿服務聯合會檔案的整理工作。

（三）檔案編目編研

在2014年12月召開的全國檔案局長館長會議上，楊冬權指出，“要利用網絡組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍”，進一步明確了檔案志愿服務的內容。對開放檔案進行編目、關鍵詞著錄這項較為細致的事務性工作，可以通過網絡的方式提供志愿服務，這樣時間和方式將更加便捷和靈活，便于參與。由于志愿者具有不同的專業和工作背景，不僅能夠為檔案編研提供更多的思路，吸引專家、學者、教師等參與，更能夠提升編研成果的質量。例如，英國在中世紀王室憲章著錄項目中招募志愿者參與，志愿者可提供網上志愿服務，給文件添加關鍵詞等。[2]

（四）檔案展覽講解

檔案部門從事檔案展覽工作的人員，側重于檔案資料的研究和信息資源的開發利用，一般沒有專職的講解員。志愿者擔任展覽講解員，能夠從公眾的角度以更加通俗的語言講解檔案中蘊藏的故事，拉近公眾與檔案的距離，更好地發揮檔案的社會教育功能。2010年，北京市檔案館聘請北京聯合大學檔案學專業大學生作為志愿者，擔任檔案展覽講解員，他們的講解受到了觀眾的好評。[3]四川省遂寧市檔案局（館）組建愛國主義教育基地講解員志愿者隊伍，40名教師及學生成為首批志愿者講解員。國外也有相似案例，例如華盛頓特區檔案館公民檔案工作者可提供專題講解服務。

（五）檔案宣傳

志愿者是社會公眾的一部分，通過參與檔案志愿服務活動，學習了檔案知識、了解了檔案工作后，他們可以向自己的家人、同學、同事、朋友傳播檔案知識，宣傳檔案法律法規，增加公眾對檔案、檔案工作、檔案人員、檔案部門的了解，擴大檔案宣傳的受眾面，增強檔案意識，為檔案事業科學發展提供強大的輿論支持。借助志愿者向公眾傳遞檔案信息，加強檔案知識的社會普及，培養和提高公眾的參與意識，鼓勵和吸引更多的人參與檔案事務，架起檔案部門與公眾之間溝通的橋梁，使檔案宣傳更具靈活性和親民性，為開展檔案宣傳帶來了全新的視角。例如，2014年6月，在福建省寧德市壽寧縣檔案局組織的“國際檔案日”宣傳活動中，來自學校的6位志愿者為配合該活動的開展，發放了檔案宣傳材料。

三、檔案部門需要注意的幾個問題

（一）轉變觀念

引入志愿服務，是檔案部門的一項改革。要用改革的精神，自覺破除那些不適應改革的觀念和束縛，主動引入，積極發揮志愿者的作用，把志愿服務作為推動檔案工作的重要抓手，將志愿者參與檔案部門工作作為檔案事業的重要組成部分。

（二）精心組織

檔案部門應學習了解并自覺遵守國家及本地區志愿服務的有關規定，將引入志愿服務工作納入本地區志愿服務工作的范疇；建立相關制度，明確提供志愿服務的崗位、招募志愿者的標準、對志愿者的工作要求和管理措施等；在本地區志愿服務網站上發布志愿服務需求，或與文明辦、團委等部門或高等院校、志愿者組織進行聯系以招募志愿者；加強對志愿者的上崗培訓，使其掌握必要的檔案工作知識與技能，能夠勝任志愿服務崗位的工作；對志愿者的服務進行及時、完整、準確的記錄。

（三）加強指導

志愿者隊伍往往是松散的、自發的，因此流動性較強。檔案部門在引入志愿服務的同時，應加強對這項工作的監督指導與檢查，與志愿者簽訂書面協議，明確志愿服務的內容、時間和地點、參加志愿服務的條件和職責、風險保障措施、志愿者責任的免除以及需要說明的其他事項等內容，加強對志愿者的管理和引導，規范志愿服務參與檔案事務的工作，推動檔案志愿服務工作的常態化、制度化和規范化。

（四）保障權益

檔案部門要充分尊重志愿者，切實保障志愿者的合法權益，為檔案志愿服務活動提供必要的物質保障及安全、衛生條件，不安排志愿者從事超出約定范圍內的志愿服務活動，并形成志愿服務回饋制度。比如，志愿者利用參加志愿服務的工時，可便捷享受檔案部門提供的檔案業務書籍及學習資料、參觀檔案展覽、參加檔案講座和活動等，以激發志愿者更好地參與到檔案志愿服務活動中來。

注釋及參考文獻：

[1][2]閆靜.英國“檔案志愿者”和美國“公民檔案工作者”的思考[J].中國檔案，2013（9）.54-55.

[3]王海燕.關于志愿服務進檔案館的探討[J].北京檔案，2012（12）.16-18.