采購舞弊方式及審計實施策略

王世鋒

[摘 要]由于市場競爭十分激烈，賣方市場已經逐漸向買房市場轉變，采購付款工作成為了舞弊的重要領域。采購作為企業運營管理中的重要環節之一，其各個步驟都存在著潛在的舞弊風險。作為企業管理者要對這一情況有充分的認識。由于采購項目的范圍廣闊，要預防采購舞弊就要采取不同的審計方式。文章主要針對采購舞弊方式與審計實施策略進行探析。

[關鍵詞]采購舞弊；審計策略；內部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.103

企業物資采購過程中出現舞弊行為是內部控制體系構建中的重要環節，同時也是審計人員對物流內部控制審計的重點。物資采購過程中常常會出現各種機會給采購人員或經辦人員舞弊的機會。在合同條款、招投標組織、零星采購以及產品附件或贈品等情況下，采購人員或經辦人員都有可能采取各種方式進行舞弊。

1 采購舞弊方式及審計實施

1.1 合同條款舞弊與審計

采購簽訂合同的條款項目應該包括物資名稱、數量、品質、運輸條款、產品質量保證條款等一系列相關信息。但是有的采購合同條款中僅僅標明了所要訂購的產品、單價、金額，對于產品的其他信息一無所知，有的采購合同條款中只標明了供貨商，產品的生產廠家也沒有。在實際的市場交易過程中同一樣產品不同規格、型號之間的價格存在著巨大差別。同一產品不同生產廠商其價格也存在巨大差異。一些采購人員往往利用合同中的漏洞來偷龍轉鳳，使用高價格來購更低等級的產品，以賺取中間差價。對合同條款舞弊的審計應該做到對合同條款、供應商發票等一系列單據進行嚴格的審計，在審計過程中對產品模糊表述的信息來進行核實。例如，生產廠家、產品規格、產品型號等都需要一一核對。

1.2 招投標舞弊與審計

使用招投標方式來進行產品的采購曾經被譽為避免采購舞弊最有效的方式之一，其能夠有效提升采購活動的透明度，杜絕采購人員的舞弊行為。然而招投標方式采購是否能夠真正實現避免采購舞弊與其組織形式、監督機制有著面對關系。限制有競爭實力的供應商參與投標、相關評標工作人員無法在評價過程中正常使用權利，監督管理人員無法實現監督的作用均為招投標采購過程中開展舞弊的手段。因此，在進行招投標采購設計過程中要密切注意組織環節的有效性以及監督管理職能是否能夠正常發揮。對招投標活動的相關情況需要仔細查看研究，核對招投標的資料與采購物資合同內容是否匹配。并且就招投標采購與非招投標采購之間的區別進行分析，力求證明招投標采購的有效性。

1.3 零星采購舞弊與審計

零星采購即為所購買的物品不屬于集中采購目錄，屬于需求特殊的產品。并且產品的單價不高、用量單一，沒有必要通過集中采購來降低價格。采購人員在進行零星采購的過程中虛報產品價格，或者提供等級更低的產品從中獲取利益。對零星采購舞弊的審計可以從監督采購流程，核實產品的價格、質量等。定期開展市場詢價工作。對于已購買的零星材料進行市場摸底調研。建立完善的采購信息系統，對于新入庫的零星材料與往期價格進行對比，核實價格波動是否處于合理范圍內。

1.4 產品附件與贈品舞弊與審計

在實際產品采購過程中供應商將跟隨產品的售出贈予一些產品附件，所贈予的附件可以是實物、服務或其他贈品。例如，在采購回聲儀的時候供應商會附加筆記本電腦贈送。購買計算機時供應商會附加鼠標、鍵盤贈送。購買大型儀器會有商超優惠券贈送等。大多數單位對采購產品中的附件與贈品不會在合同條款中顯示，實物驗收人員在驗收后也并不會進行登記。因此，有的采購人員或經手人員將供應商所贈予的產品據為己有。對該舞弊方式進行審計首先需要判斷企業的內部控制體系是否存在利用附件或贈品開展舞弊的漏洞。如果存在漏洞就要及時獲得供應商是否存在附件或贈品贈送的信息，并且查驗附件與贈品是否驗收入庫。同時，檢查所采購的產品是否為已購產品的附件或贈品。

2 采購人員預防采購舞弊風險

2.1 組織牽制法

組織牽制法是預防采購舞弊的重要途徑之一。目前該方式已經被財務會計領域廣泛使用。針對采購工作來說，組織牽制法同樣也可以起到有效的作用。組織牽制法可以被融合在六個關鍵的采購步驟當中。首先，在開發供應商的過程中為了降低供應商開發的舞弊情況，可以篩選組織建立合格供應商名單，然后從中選取合適的供應商。在這一環節中要對采購部分人員的職責進行嚴密的規定，選擇哪一個企業產品進行采購主要是由開發供應鏈的工程師來決定。負責開發供應鏈的工程師將對所有錄入在合格供應商中的商家開展全面的質量審核。另外，為了避免質量工程師舞弊，最后選擇供應商的權力落到由各個部門建立形成的采購管理隊伍。組織牽制法能夠在采購環節中規定各個步驟深入，通過分散權責、部門牽制、多重決策等方式來降低舞弊風險。

2.2 利益沖突回避

利益沖突回避是企業內部控制管理的重要措施之一。其對于降低采購舞弊風險也有著十分重要的作用。企業內部控制管理部門與行政管理部門應該定期對企業所設置的敏感崗位的員工利益進行調查，敏感崗位人員包括采購部業務人員、設備工程師、過磅稱重人員、會計人員、計算機錄入人員等。企業在招聘上述崗位的時候要對人力資源的擬招聘人員開展利益沖突調查。

2.3 訪問供應商

訪問供應商制度是預防采購舞弊風險的重要策略之一。企業要制定內部控制人員和內部審計人員定期訪問供應商的規定。在企業正常運行管理中不僅僅要求高層領導要做到不定期訪問供應商外，內部控制審計部門人員也應該對相關的供應商開展訪問調查。在通過訪問供應商的過程中內部控制人員能夠直接獲知供應商與被審計工作人員之間的關系以及供應商對其看法。如果供應商舉報被審計人員并且調查情況屬實，那么該被審計工作人員將被立即調離崗位并且予以處分。內部控制與內部審計人員直接訪問供應商能夠從特殊渠道對本企業的員工企業震懾的作用，以降低采購舞弊的風險。

3 結 論

采購舞弊是采購部門的敏感話題，也是企業需要高度關注的重點工作，在合同條款、招投標組織、零星采購以及產品附件或贈品等情況下，采購人員或經辦人員都有可能采取各種方式進行舞弊。很多企業在審計采購舞弊的過程中使用了各種方式，但是收效不佳。其主要原因就是在于其沒有徹底對企業的實際情況進行針對性的分析。要杜絕采購舞弊的根本方式就是完善企業內部控制管理制度，在制度上做到無懈可擊。針對企業運營的實際情況來選擇有效地預防舞弊與審計的方式，從而杜絕采購舞弊行為的出現。

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