基于協同理念的電子文件管理策略研究

李玉芬

摘要：信息化建設為電子文件的管理帶來了新的挑戰，為了更好地適應信息時代的利用需求，提高電子文件的管理水平，本文基于協同理念，從電子文件管理的現狀出發，分析了協同理念在電子文件管理中的必要性，闡述基于協同理念的電子文件管理策略。

關鍵詞：協同理念電子文件管理策略

北京市建設數字城市的全面展開，檔案信息化建設的進一步升級，對電子文件的利用提出了新的要求。然而傳統的電子文件管理無法全面便捷地提供所需信息，筆者建議探索建立新型電子文件管理合作機制和合作模式，特別是基于協同理念的電子文件管理應是未來電子文件管理發展的必然趨勢。

一、電子文件管理的現狀

目前，電子文件的管理是按照傳統紙質文件從形成到銷毀或永久保存的管理流程進行分工的，歸檔之前由文件形成部門負責管理，歸檔之后由檔案部門進行管理。筆者認為目前電子文件的這種管理模式存在五大弊端，一是由于電子文件管理涵蓋電子文件從形成、保管、銷毀或長期保存的整個生命周期，其產生、保管和保存歷經文件形成部門、文件保管部門、檔案部門等不同機構。目前的這種管理模式在一定程度上破壞了文件生命周期連續的運動過程，破壞了文件運動的連續性。二是在電子文件形成和保管過程中，由于電子文件的可操作性和易變性，其內容及狀態很容易被改變，為電子文件的真實性和安全性帶來了風險。三是電子文件對軟硬件系統的依賴性較強，軟硬件系統的升級或更換直接影響電子文件的可讀性和利用率，使電子文件的穩定性受到了影響。四是目前的電子文件管理存在各種電子公文管理系統，且標準不統一。大多是按照傳統模式分別開發公文系統與檔案管理系統，實行簡單對接，電子公文系統與檔案管理系統并不兼容，這為電子文件長期保存帶來了較大的挑戰。五是電子文件管理的各個環節相互獨立，缺乏協同合作，缺乏制度保障和監督機制。例如，電子文件形成過程中，文件形成部門往往從業務角度出發，很少在文件形成階段考慮未來的長期保存問題，這對電子文件長期保存和利用帶來了較大的挑戰。

因此，要保證電子文件的真實性、完整性和可靠性，僅僅依靠檔案部門是行不通的，需要電子文件各個運動環節的規范操作與協同合作，這樣將減少或消除電子文件管理過程中的各種風險，促進電子文件管理工作的全程優化，切實提高電子文件的管理水平。

二、協同理念及其在電子文件管理中的必要性分析

協同理論是20世紀60年代末期，由聯邦德國斯圖加特大學教授、著名物理學家哈肯提出的，他認為協同理念的戰略可以把公司多元化的業務聯系起來，從而使公司可以更充分地利用現有優勢開拓新的發展空間。具體來說，協同是指協調兩個或兩個以上的不同資源或個體，使它們一致地完成某一目標的過程或能力。協同不僅包括人與人之間的協作，也包括不同系統之間、不同數據資源之間、不同部門之間等的協作。協同理念并不是各個子系統的簡單相加，它的實質在于各個子系統的相互協調，相互調配所產生的整體效應。在電子文件管理的過程中，發展基于協同理念的管理方式是提高其管理水平的必然要求。

（一）發展基于協同理念的電子文件管理是文件管理的內在要求

通過文件生命周期理論可知，文件和檔案之間存在著密切的聯系，從文件產生到檔案管理是一個連續統一、前后銜接的過程，文件在形成、流轉及歸檔的各環節應由相關部門和責任人來維護其秩序，各產生和流轉部門的合作程度將直接影響文件的管理水平。電子文件與傳統文件同樣有著從產生到銷毀或永久保存的完整運動過程。因此，以生命周期理論為指導思想，發展基于協同理念的電子文件管理是文件管理的內在要求。

（二）基于協同理念的電子文件管理是電子文件利用的發展需求

隨著數字城市建設進程的加快，電子文件的數量呈現爆炸式增長，電子文件的格式也呈現出多樣化，以往電子文件管理中各部門“各自為政、各司其職”的工作模式已經不能滿足電子文件利用的發展需求。電子文件從前端的文件形成到后端的檔案管理，這個流程中的文件形成部門、信息技術部門和檔案部門相對獨立，對電子文件的要求和管理標準不統一，分別開發的公文系統與檔案管理系統兩者并不兼容，系統在運轉過程中賦予各部門的管理范圍和權限不同，這些都為電子文件的利用帶來了不便。只有構建有效的協同機制，實現各部門之間的無縫銜接，確保電子文件管理流程的順暢，推動部門間信息的溝通和相互協作，才能更好地滿足電子文件利用的發展需求。

（三）基于協同理念的電子文件管理將有效提高工作效率和電子文件的管理水平

電子文件的形成、流轉、歸檔、移交、保管、利用的過程中涉及部門較多，存在相互影響、相互合作的關系。發展基于協同理念的電子文件管理，可以彌補檔案部門在文件管理過程中前端控制的不足，加強各環節的配合，減少重復勞動，有效提高工作效率和管理水平，而這對推進電子文件的科學管理具有重要的意義。

三、電子文件協同管理策略

就電子文件管理而言，協同就是要突破電子文件管理模式的機制壁壘，打破各部門間的分散封閉，對電子文件形成部門、文件管理部門、檔案管理部門、信息部門、績效考核部門等不同環節、不同階段進行時間、空間和功能結構等方面的整合，使其能夠實現協同管理和資源的整合共享，形成共同管理和利用統一資源的協調工作機制，進而產生“1+1>2”的整體協同效應。

（一）建立健全部門領導協商機制

推動電子文件管理的協同工作，首先要建立健全部門領導協商機制，特別是建立保障經常性溝通機制。通過交流，各部門可以對電子文件的管理交換想法和意見，了解彼此的立場和訴求，提高電子文件管理相關決策的效率。保持經常性的信息交流，可以解決管理過程中遇到的障礙、問題，也可能發現有待協同解決的新問題。還可以收集各部門之間的信息資源、意見建議，及時解決電子文件協同管理過程中的問題。

（二）形成部門合作共建機制

從電子文件形成的初始階段到檔案管理階段，各部門之間密切聯系又相互作用，建立并形成協調順暢的部門合作共建機制可以理順電子文件形成和管理相關部門之間的關系，明確各自的職責，加強部門間的合作和溝通。首先對電子文件形成部門來說，需要接受檔案部門有關電子文件的指導、監督和檢查，按照規定形成及流轉電子文件，制定并落實本部門電子文件的管理職責。其次對檔案部門來說，負責指導、監督和檢查各電子文件形成部門有關電子文件的形成和歸檔工作，按照有關規定做好具有永久保存價值的電子文件的接收、保管和提供利用工作，并協助績效考核部門制定電子文件管理的考核辦法。再次是信息技術部門，需要根據各部門的工作內容和要求，為文件形成部門及檔案部門提供技術保障和技術支持。最后是績效考核部門，需要負責對電子文件形成部門、檔案部門、信息技術部門進行電子文件管理的績效考核。

（三）建立信息資源共享機制

基于協同理念的電子文件管理要嵌入對文件全程管理的理念，注重對電子文件生命周期內各個階段管理要素的統籌兼顧，將檔案管理的要求轉變為系統功能需求，建立信息資源的共享和系統的整合。信息化建設的電子文件管理，涉及辦公自動化系統、項目管理、財務管理、科研管理、圖書管理、檔案管理等不同信息系統的參與。這些信息系統之間都是相對獨立的信息孤島，實現協同管理，就要使這些信息資源得以共享，遵循協同的管理理念，實現各系統信息資源的整合，建立“大平臺”的觀念。首先要協同開發各管理系統，對所有管理系統資源體系進行科學的架構，使管理系統的信息資源關聯度和融合度更高，信息交換和共享的便捷性更強。其次要通過協同整合，將不同結構、不同設計、不同內容的信息資源進行融合，提供更多的服務內容，避免重復建設造成資源浪費，提高電子文件管理的效率。

（四）建立電子文件協同管理制度

實現基于協同理念的電子文件管理，還要在管理制度及標準規范層面予以保障，相關的法規和制度將使電子文件管理的各方職責明確化。一要制定并完善科學、合理、嚴密的電子文件管理制度，以維護電子文件的真實性和安全性。二要規范電子文件的形成、保存、移交、鑒定、保管、利用等管理流程，包括細化流程的具體內容以及具體的管理要求。三要根據國家現行的電子文件管理辦法制定電子文件管理的元數據標準、文件格式標準等技術標準，保證電子文件管理的質量。四要明確電子文件形成和管理各部門的權責，建立評估與反饋機制保障協同管理的效果，要對相關部門的不合作行為采取有效的監管措施，使電子文件的協同管理落到實處。

（五）建立電子文件協同管理的保障機制

要保障協同管理的有效性，就要建立量化的電子文件管理考核指標體系，將跨部門協同工作人員的協同狀況納入考核體系。首先對相關部門和工作人員的工作目標、工作權利和工作職責進行細化，建立電子文件管理崗位責任制，并在此基礎上建立績效考核制度。定期對各部門電子文件管理情況展開績效考核，并將考核納入相關工作人員年度考核指標體系，使考核結果與薪資收入或職位晉升相掛鉤。同時針對不合作部門制定有效的監管措施，以提高協同管理的能力和水平，增強協同管理的效能，真正實現協同效應。

參考文獻：

[1]馬麗娟.風險管理視角下的電子文件安全管理研究[J].晉圖學刊，2009（5）：12-14.