倍道兼進 檔案利用服務正當時

張雪威

“利用者查閱檔案時，所需檔案復制件由本館審核無誤，加蓋印章后具有與檔案原件同等的效力。未經工作人員允許，不得擅自復制。摘抄的檔案由工作人員嚴格審核后，方準予帶走。”東城區檔案局（館）工作人員李旭針對公眾不熟悉查閱檔案流程的情況，迅速在政務微博“東城檔案”上發布了這則辦事指南信息，并配有公眾來局（館）查閱檔案的照片。其實，這僅僅是局（館）穩步推進檔案利用服務工作的一個縮影。檔案利用服務工作如何服務大局、服務現實需要？新時期，檔案利用服務工作如何大有作為？記者近日走訪了東城區檔案局（館），以便更深入地了解他們在檔案利用服務工作中的探索歷程。

服務大局，文化先行

東城區作為首都核心功能區，不僅擁有故宮、天壇兩大世界文化遺產，還擁有胡同四合院以及2010年行政區劃后貫穿南北的傳統中軸線，依托這些獨特的歷史文化資源，市委市政府將打造“首都文化中心區、世界城市窗口區”作為東城區未來20年的總體發展規劃，文化亦因此成為服務區域經濟發展的新引擎。“東城區的區域定位日益成熟，局（館）圍繞中心工作，服務大局的思路也變得更加清晰?！睎|城區檔案局（館）長胡家文進一步詳解說：“首都的文脈在東城，這決定了局（館）的中心工作要以文化為抓手，緊密圍繞區委區政府的重點工作，通過挖掘東城區特有的歷史文化資源，為區委區政府提供決策依據、為區屬委辦局提供檔案憑證。”

如何整合東城區特有的歷史文化資源，更好地發揮檔案的潛在價值？胡家文認為，針對2010年行政區劃后，尤其是建設新東城過程中出現的新的重點、熱點和難點工作，局（館）的檔案工作也要相應地作出調整：找到歷史檔案與現實需求的結合點，努力在服務區域經濟發展上有新作為，在服務全面深化改革上有新突破?！熬郑^）在編史修志的過程中積累了較為豐富的經驗，我們每年都要完成東城年鑒和北京檔案年鑒的撰寫工作，特別是2011年以來，對《北京市東城區志》（1996-2010）、《北京市崇文區志》（1994-2010）以及《北京志·檔案志》三部志書的撰寫，這些豐富的經驗為更好地發揮檔案的潛在價值奠定了基礎?！焙椅奶寡?，“這些扎扎實實的編撰工作，為局（館）檔案利用服務工作緊貼區委區政府的重點工作提供了有力支持，使得局（館）的編研成果、展覽成果能夠有針對性地為區委區政府的決策提供參考依據?！睋?，局（館）每年都會推出1到2個具有東城特色的編研成果，2011年以來，局（館）先后出版了約130萬字的8種編研材料。其中，為了配合區委區政府保護歷史風貌的要求，編輯了《東城區名人故居概覽》；為了配合黨建工作特別是貫徹落實黨的群眾路線教育實踐活動，參與編纂了《中國共產黨東城區組織史》資料叢書（1987-2010）以及《東城紅色遺跡》；為了配合區委區政府的其他重點工作，局（館）還編纂了《區委常委會紀要》、《街道組織沿革》。與此同時，局（館）還通過展覽的方式，與檔案編研成果形成合力，更好地助推區域發展所需。其中較有特色的展覽有《紅色足跡在東城》、《東城區檔案館奧運檔案精品展》、《國家領導人在東城》、《首都文化中心——新東城風貌展》、“光輝歲月、壯麗東城——東城區紀念中國共產黨成立90周年”館藏老照片陳列展。這些富有東城區特色的編研成果和生動形象的展覽成果，為街道組織建設、區委區政府黨建工作、決策部署提供大量決策參考依據的同時，也引起了區委區政府的高度重視，區委書記楊柳蔭、區委常委湯欽飛、副區長顏華及原區長牛青山更是對局（館）編輯和出版的書籍多次作出批示和作序。

局（館）檔案利用服務工作為區委區政府提供決策參考依據的同時，也在主動跟進向區屬委辦局提供檔案憑證的工作?！皺n案的憑證作用在全面深化改革特別是貫徹依法治國方針中具有重要意義?！焙椅恼f道。一方面，局（館）為區屬各單位編史修志提供檔案利用服務工作，近三年來共向區屬各單位編史修志提供檔案2217卷，且共接待全區各單位2153人次的查考工作，充分發揮了檔案的參考作用；另一方面，局（館）利用檔案為政府信息公開辦公室、區信訪辦、房管等部門解決信訪、信息公開等難點問題，提供了大量的檔案憑證，有效避免了矛盾糾紛。此外，局（館）還主動向區屬以外單位提供檔案利用服務的延伸服務工作。例如，中共中央文獻研究室編輯《老一輩革命家手書選》時，局（館）提供了鄧小平同志1983年10月1日為景山學校親筆題詞“教育要面向現代化、面向世界、面向未來”的掃描復制件；向國家交通戰備辦公室撰寫《王志遂紀念集》提供報刊資料復制件2張；向東城系列紀念活動舉辦的《區老建筑圖片展覽》提供相關街貌變遷的照片檔案共計160張；為2013年北京電視臺《特別關注》欄目制作的《冬儲大白菜——忘不了的味道，放不下的情懷》提供原始檔案。

服務民生，情系民生

一紙民生檔案，關乎百姓生活。近年來，隨著查閱婚姻、招工、知青、軍轉檔案社會公眾的增多，民生檔案正成為公眾關注度最高、利用率最高的檔案。這在東城區檔案局（館）近三年接待檔案利用人數的相關數據中也得到了充分體現：涉及民生檔案利用的接待人數為30324人、27782卷次，占總利用人數（31835）的95.25%?！懊裆鷻n案是與老百姓生活息息相關的檔案，它涉及社會的各個領域和方方面面，可以說它是與人民群眾有著直接利益關系的檔案。在尊重個人隱私的前提下，局（館）把最大限度地滿足公眾的利用需求作為檔案利用服務工作的目標。”胡家文介紹說：“無論是在制度上還是在相關的配套措施上，局（館）都立足于惠檔于民，真正做到了零收費、零距離。”為此，局（館）首先修訂了《東城區檔案館檔案利用工作制度匯編》，制定了《東城區檔案館（南北館）檔案利用工作手冊》、檔案利用工作流程和服務指南等。

除了提供制度上的保障外，局（館）率先在全市范圍內對社會公眾利用檔案實行免費?！白?010年8月起，局（館）就開始對所有民生檔案利用費用實行減免，2013年8月更是在財政部、發展改革委取消利用檔案收費的規定下，取消了各門類檔案的利用費用?！焙椅牟粺o感慨地說，“近三年來，在局（館）矢志不渝地推動下，‘零收費收效顯著，據統計共減免利用費達133325.2元?！?/p>

在館藏民生檔案數量快速增長的情況下，為了讓民生檔案惠及更多公眾，局（館）將建立健全方便快捷的民生檔案“一站式”服務作為檔案利用服務工作的第一要務?！八蜋n上門、就近查檔、跨館取證”這些“一站式”的便民服務，讓公眾真正感受到“零距離”查閱檔案帶來的便利。為了將惠檔于民落到實處，針對公眾的查檔，局（館）強調要“急事急辦、特事特辦、難事巧辦、好事好辦”。具有東城特色的“送檔上門”服務便是如此?！坝龅接衅惹胁闄n需求，但利用者因生病住院又不能到達查檔現場的特殊情況，局（館）以“檔案法”為辦事準則的同時也兼顧了以人為本的原則，按照工作流程，利用者出示公證委托書后，局（館）會讓一名查檔人員和局（館）的一名紀檢人員協同前往辦理；針對公眾的異地查檔需求，只要有符合查檔需要的公證委托書或相關函件，局（館）的辦理方式還是比較靈活的?！焙椅慕榻B道。

由于婚姻檔案在民生檔案中的利用率較高，局（館）于2011年與區民政局聯合制發了《東城區婚姻登記檔案利用辦法》（簡稱《辦法》），該《辦法》對區民政局婚姻登記處及局（館）開展婚姻檔案利用工作進行了規范，細化了婚姻檔案利用的要求、手續，重要的是解決了婚姻檔案利用工作實操過程中出現的手續煩瑣等難點問題。同年12月，局（館）將館藏婚姻登記檔案電子信息移交給區民政局，實現了婚姻登記檔案統一聯網查詢。胡家文補充說：“行政區劃讓東城區檔案局（館）的跨館取證變得刻不容緩，目前不僅南館和北館能夠資源共享、跨館取證，更重要的是與區民政局實現聯網后，婚姻登記檔案亦實現了在局（館）和區民政局的跨館取證，這樣公眾可以按照所需就近查檔?！?/p>

值得一提的是，局（館）還通過一系列配套措施保證人性化的“一站式”服務。例如，通過視頻監控系統為利用者提供便捷服務，通過調取錄像為利用者找回背包、個人遺落的資料等。同時還配備了二代身份證閱讀器，從技術上加強了檔案利用過程中的安全防范，提高了利用窗口對假身份證防范能力。此外還定期分析公眾利用檔案情況，不斷改進服務方式，推進“熱心、細心、耐心、真心”的“四心服務”，比如設置便箋紙、雨具、急救藥等愛心箱，讓公眾的查檔服務徹底“零障礙”。

服務社會，編織多元利用網

“檔案利用工作要實實在在地服務社會，就要考慮到東城區多元文化形態下的文化訴求?！焙椅倪M一步闡述說：“檔案是傳承、弘揚傳統文化的紐帶，檔案利用服務工作要借此紐帶，對個人、家庭產生積極作用，更重要的是對國家作出貢獻?！?/p>

對于個人而言，檔案利用服務工作應著眼于讓公眾感受檔案在歷史文化傳承中的重要作用。工作人員張志毅介紹說：“局（館）對東城區已經掛牌的四合院檔案進行了數字化處理，并將這些資料分級公開，通過網上查詢可以多角度了解四合院的文化底蘊?！碧峒昂幕郑^）專門推出“檔案文化進社區”系列講座活動，“講座活動定期免費向公眾開放。今年由史家社區主辦，每月有不同的主題?！焙椅倪M而透露道：“今年的內容涵蓋了史家胡同51號往事、燕子李三傳奇、《真實的潛伏——中共北平地下情報工作揭秘》、北京城中軸線等。”同時，局（館）還開展了以《弘揚古都文化傳承社會文明》為主題的展覽活動，主要從東城胡同（街巷）的發展變遷、特色建筑、名人故居、歷史大事等方面展現東城厚重的歷史文化。

對于家庭而言，檔案利用服務工作的重點是讓越來越多的家庭意識到家庭建檔對于傳承家庭歷史和社會文化的深遠意義。胡家文回憶說，“自2010年局（館）在全市啟動率先家庭建檔工作以來，截至2014年底，全區共實現家庭建檔1033戶?！眳^委區政府高度重視家庭建檔工作，多次把家庭建檔工作列入區政府“為民辦實事”的重要事項，并將其納入《北京市東城區“十二五”時期檔案事業發展規劃》。在此推動下，局（館）2010年率先建立12戶建檔示范戶，2011年出臺了《東城區家庭檔案管理辦法》，詳細規定了家庭檔案的整理方法、操作流程和質量要求。“部分居民有建檔意愿，但沒有相關經驗。針對這種情況，我們采取了系統化培訓和個性化指導相結合的方式，幫助居民建立科學化、規范化、系統化的家庭檔案?！惫ぷ魅藛T張靜補充說。其中系統化培訓主要由區檔案局、區婦聯牽頭，其內容涉及家庭檔案的分類、編目、保管和利用等。四年來，面向17個街道205個社區的上千戶居民共舉辦了74場講座，極大增強了居民對建立家庭檔案的認識；個性化指導指的是在培訓后的一到兩周內，集中組織居民將已經整理好的部分家庭檔案進行現場統一指導和觀摩交流，并根據居民需求進行專業指導。同時，為了方便居民整理家庭檔案，局（館）設計定制了統一標識的檔案專用裝具，免費發放給家庭建檔戶?！敖涍^四年的實踐，居民的建檔意識極大提高，目前形成了以街道為中心的家庭檔案工作良性循環模式?！焙椅男牢康卣f。為了鞏固家庭建檔取得的成果，局（館）通過開展多種類型的展覽來加強宣傳家庭檔案的現實意義，其中不僅有綜合固定展覽，例如2011年起，局（館）以“檔案開放日”為契機，成功舉辦了四次“家庭檔案成果展覽”，還有個人專題展和聯合辦展，例如2012年9月4日至7日，局（館）聯手和平里街道，為曹國平舉辦個人家庭檔案展，本次展覽是北京市首個個人家庭檔案展，受到了市民和媒體的高度關注。2014年5月13日，聯合區婦聯、區文化委舉辦了“品味家史春秋尋找最美家庭”的家庭檔案成果展覽，此次展覽將家庭建檔與推動和諧家庭、最美家庭結合，增加了居民參與家庭建檔的認同感。此外局（館）還主動參與制作電視節目，充分擴大家庭檔案的影響力。其中在北京電視臺生活頻道播出的專題節目“舊箱子里的秘密”引起了社會的強烈反響。

檔案利用服務工作的落腳點是對國家做出積極的貢獻，弘揚、踐行社會主義核心價值觀勢在必行。局（館）以區委區政府把愛國主義教育基地（簡稱愛教基地）首次列入折子工程以及作為區里“學雷鋒教育實踐基地”的契機，分別面向大中小學師生以及區屬單位的青年骨干宣傳愛國主義教育，踐行社會主義核心價值觀?！扒嗌倌晔菄椅磥淼南Ｍ?，向他們宣傳愛國主義教育意義重大?！焙椅谋硎?。為此局（館）一是通過展覽及巡展的方式推出“紅色足跡在東城”、“新東城風貌展”等專題展覽，組織大中小學師生來館參觀，并在部分學校巡展。二是舉辦“學習當代雷鋒孫茂芳踐行社會主義核心價值觀”主題簽名活動，聘請孫茂芳為特邀宣傳員，并邀請其前來講解先進事跡。三是形成聯盟，共同致力于愛國主義教育。與北京聯合大學機電學院簽訂共建協議，建立正式共建關系的同時，還加入區愛教基地聯盟，并與區團委、建國門街道、東四街道聯合組織社區青年匯的志愿者走進區檔案館，這些舉措為開展檔案教育提供了廣闊的空間。

服務利用，路漫修遠

政務微博，使身在其中的政府不再是單純的信息發布者，還是信息的傳播者。風起云涌的政務微博浪潮，帶來的是檔案服務利用工作的新課題——信息公開。胡家文強調說，“信息公開改變了信息的獲取方式，其意義在于一方面促使政府對老百姓的服務大大向前邁了一步，一方面也特別有利于老百姓理解政府?！?/p>

據悉，局（館）的信息公開主要通過數字東城（分站點）、檔案信息網站、東城檔案（政務微博）三大平臺來實現的。“數字東城”由專人負責并實時更新，目前共有諸如“工作動態、館藏概覽、網上展廳、在線課堂、辦事服務、魅力東城”等22個一級欄目及38個二級欄目。其中“網上展廳”欄目有《“京城活雷鋒”——孫茂芳》、《東城區紀念建黨90周年》、《紅色足跡在東城》、《新東城風貌展》、《東城區檔案館館藏陳列展》等。對于檔案信息網站而言，通過提供開放檔案的檢索服務，實現對館藏開放檔案案卷級目錄的查詢，并實現部分開放檔案原文的網上查詢。值得一提的是，局（館）專門設置了“政府信息公開”欄目，該欄目除了提供“北京市政府信息公開閱覽”和“東城區政府信息公開閱覽”外，還設置了“東城區檔案館信息公開閱覽”欄目，可查詢到區里各行政機關移送區檔案館的全部政府信息公開紙質文本的數字化副本。在這三大平臺中，“東城檔案”圍繞局（館）中心工作和市、區重大紀念活動，開設“局館動態、檔案小知識、法制宣傳、珍檔薈萃、檔案天天看、檔案館日活動”等欄目?！拔⒉┹^高的人氣超出我最初的預料，目前有6963個粉絲，每次發帖和回帖都是老百姓關注的檔案利用那些事兒，這使得它具有較高的點擊量和關注度，排在了區政府政務微博的前三名。”工作人員李旭如是說。

在信息公開取得一系列成績的同時，局（館）所面臨的困難和挑戰也是空前的，這種困難和挑戰主要來自檔案的開放鑒定工作?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法實施條例》等法律法規相繼出臺，對涉密檔案如何進行開放的程序、要求做出了新的要求。市局據此出臺了《北京市區縣檔案館館藏檔案開放工作管理辦法》，對檔案的開放工作做出了相應調整，其中最大的變化是以前是按卷鑒定，現在是按件鑒定。“也就是說以前只要對南北兩館4838卷檔案做出是否開放的決定，現在則需要對69236件檔案的開放做出初審、復審?！惫ぷ魅藛T吳海琰解釋道。對此局（館）修訂了《東城區檔案館檔案開放鑒定工作制度》、制定了《東城區檔案館館藏檔案劃分控制使用范圍及開放范圍實施細則》，并在初審、復審后增加了征求意見表的工作流程，即在確定是否開放前，將是否開放的意見反饋給立檔單位，綜合他們的意見后，再由鑒定委員會給出終審意見。盡管如此，如何判定涉密文件、政府信息公開文件存在實操性的困境。胡家文由衷地說，“信息公開要走得更遠，不僅要靠每一個參與者付出的誠意和熱情，更重要的是在保證檔案政治性、個人隱私不被侵犯的同時，更好地發揮檔案利用服務工作的效力?！?/p>

人間四月天，是一年中最美好的時節，也是播撒希望的季節。在這個美好的時節里，祝愿東城區檔案局（館）的利用服務工作在各方的共同努力下綻放無限精彩！