企業檔案工作如何應對大數據時代

文/河北唐山冀東油田檔案信息中心　黨芳霞

企業檔案工作如何應對大數據時代

文/河北唐山冀東油田檔案信息中心黨芳霞

【摘要】本文對于檔案的新內涵和知識結構進行了分析，就如何建立檔案收集新體系和拓寬檔案使用范圍進行了探討。

【關鍵詞】新形勢；新特點；企業檔案；管理措施；大數據

隨著數據時代的到來，出現了大規模和海量級的數據。人類社會也隨之進入到了一個數據信息化的時代，也就是我們耳熟能詳的科學家們所說的“大數據時代”。當今的時代已經發生了很大變化，因此對于企業檔案的管理工作也有了新的要求。企業檔案管理工作不該再像以前那樣局限于傳統思維的控制，要充分利用全社會的各種可以利用的資源和可以利用的力量，只有做到建設大檔案的工作，大服務的目標才可能會得以實現。

一、新形勢下企業大數據檔案具有的新特點

企業檔案正處于一個大數據社會的背景下，因此，企業檔案工作與數據處理、數據的采集和數據的技術性管理有著密切的關系。因此，大數據檔案擁有傳統檔案所不具備的新的特點和特征。主要的新特征有四個方面：

（一）數據信息量大。隨著我國社會經濟的發展和科學技術的進步，不管是人類的日常生產經營活動、還是電子媒介的記錄以及存儲工作和程序，都可以通過現代的技術實現，如計算機和網絡等現代信息技術進行傳播和復制，因此，隨之就產生了海量的信息，數據量主要以PB級和ZP級進行統計和計算。據調查顯示，我國檔案的增加速度已經到了每5年40%，而這么多信息中最終形成檔案進行分類保管的，只是九牛一毛。更多的信息還不能稱之為檔案，雖然如此，這些信息還是起著非常重要的作用，甚至可以說，這些信息的作用是傳統檔案無法代替的，所以，這些信息應該進入檔案工作的范圍，應該引起檔案管理工作人員的高度重視。

（二）數據種類多。正如我們所知，傳統檔案一般是紙質檔案和一些聲音、視頻文件，形態是十分局限的。還有一些實物檔案，如：證件和獎杯等，隨著大數據時代的到來，數據的種類出現了結構化和非結構化并存的現象。信息的形式越來越多樣化，比如對于文件的記錄可以采用原代碼和通訊記錄等方式實現，除此之外，網絡日志和微博等方面的信息也可以進行保存。隨著檔案種類的多元化，檔案管理工作人員要開始打破原有的檔案收集的界限，對于檔案的管理和收集，要有一個全新的視角，同時還要對大數據檔案多樣性的特點有一個充分且全面的認識。

（三）數據時效速度相當快。隨著信息化時代的到來和信息技術的不斷進步，傳統的處理方式已經不能適應于當今檔案的采集和處理手段的要求，因此電子手段也便應運而生了。由于辦公一般會采用傳統檔案工作手段，所以在一些普通辦公的檔案管理人員，常常都是嚴格按照固定的工作流程對檔案資料進行處理和收集的。這樣的處理方式時效性是很差的。所以，對于一些大數據的檔案，必須依靠網絡計算機技術來完成。而隨著大數據檔案的不斷增加，單機或者單人已經不能完成數據的處理了，所以檔案工作人員和計算機的使用者之間要建立良好的網絡溝通方式，使得大數據信息的處理少了時間、地區和辦公環境等方面不良因素的限制和約束，大數據檔案的處理速度有了很大的提升，同時處理效率也得到了顯著的提高。

（四）數據復雜和大量性。之所以企業的大數據檔案很復雜，是因為大數據檔案的來源是十分廣泛的，由于信息的提供者是很多的，加上一些提供者和制造者企業中的生產者本身就是檔案信息的管理者，所以就使得企業大數據檔案變得非常復雜，數量也很多。這些大數據檔案有些事有用的，有些事無用的，那些無用的信息很容易對利用者產生不好的誤導。另外，大數據檔案的復雜性是不言而喻的，因此辨別起來就十分困難，這也是大數據檔案不同于傳統檔案的一點。如果企業不能有效利用大數據檔案的價值，就會產生很多的疑問，從而對大數據檔案變得輕視，甚至排斥。

二、企業檔案工作應對大數據時代背景的主要措施

由于大數據檔案不同于傳統檔案，更加重視數據的完整性和復雜性，因此只有充分利用大數據檔案，企業的生產經營才更加有希望。

（一）對大數據檔案賦予新的含義和內涵。管理人員要樹立大檔案的意識，將一切有價值的信息充分利用和收集。不斷改變檔案存儲的觀念，對大數據進行科學的分類，應用相應的科學技術手段，利用人員的先進的管理知識水平和技術水平，使得大數據檔案得到有效的整理和收集。

（二）不斷更新知識結構。檔案工作人員要不斷更新知識結構，使得只是儲存更好地滿足當今大數據檔案的處理要求。不斷學習計算機技術、網絡技術等一些先進的科學技術，尤其是云檔案系統的建立是十分必要的，這樣有了云儲存，海量的大數據檔案才能得到有效、高效且及時的處理，從而為企業的決策提供更加有效的服務和咨詢資源。

（三）不斷建立和完善新的檔案收集體系。要對檔案進行整理和利用，首先要對檔案進行收集。所以，企業檔案的收集絕不是一種被動的工作，而是要讓檔案工作人深入低層，對企業的生產環節有深入的了解，從而掌握關鍵領域的信息。同時還要了解操作人員的基本情況，要對計算機信息進行分析，另外結合部門的主要職能，對其信息進行存儲的工作，這樣一來，企業大數據檔案直間就會有更好的銜接作用和溝通。

綜上所述，企業檔案工作要將工作的視野不能在局限于目前，而要不斷拓寬，廣泛利用社會上的各種有效資源，同時不斷更新管理人員的知識結構，使得自身跟上時代的發展要求，只有這樣，大數據檔案的管理才更有保障。

參考文獻：

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