如何提高檔案管理的科學化水平

畢靜杰

摘 要：隨著社會的飛速發展，我國的科技也得到快速的發展，而傳統的檔案管理已經跟不上了社會的腳步。為了使單位在未來競爭日益激烈的社會中有自己的一席之地，就應該改變傳統管理模式的束縛，通過多樣化的管理模式提高管理工作水平，從而規范檔案管理工作，使檔案管理工作科學規范的進行。

關鍵詞：檔案管理；科學化；提高；管理水平

1 目前我國檔案管理水平的現狀

隨著社會的飛速發展，我國的信息技術也取得了一定成就，而檔案管理已經趕不上現代化信息的發展需要。在現代化的當今，計算機技術已經逐漸滲透到了每一個領域中，無紙化和自動化已經成為了現代化的趨勢，這使得傳統化的檔案管理方式已經適應不了現代化的需要。目前，我國的檔案管理機制仍然處于一種比較落后的局面。受到傳統管理模式的影響，我國的檔案管理水平也相當的低，有些地區仍然只用紙質，這與現代化的趨勢相背離。同時，檔案管理沒有進行統一的管理，在管理過程中很多管理軟件并沒有統一，這使得很多信息無法得到共享。除此之外，檔案管理工作人員素質較低，很多工作人員甚至都不具備上崗證，不具備基本的檔案管理知識和技能，這使得我國嚴重缺乏專業的檔案管理工作人員，進而會嚴重阻礙今后科學化的檔案管理的發展。

2 提高檔案管理科學化水平的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理體制

對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運行機制的基礎之上的。從管理方面來剖析，進行檔案管理工作應該根據我國相關的法律法規的規定進行，重視管理的宏觀把握，加強檔案管理的科學化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應該加強各個部門積極配合，將檔案管理工作認真落實下去，同時，還要對檔案管理工作進行探究，構建健全的管理機制，重視采用工作的責任制，將責任落實到每一個人頭上，認真落實專人專崗制度，從而構建一個健全合理的審核制度。通過這樣進行檔案管理工作能夠有效的調動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標準化和規范化，避免工作中出現玩忽職守的現象。除此之外，一些上級領導應該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監督力度，提高工作審核的質量，從而使檔案管理工作順利的進行，構建一個科學化的管理機制。

2.2 加快檔案管理信息化建設

所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現代化的信息技術將一些檔案管理資料和信息進行統一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進行統一制定和規劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠實現資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優質的信息服務，從而實現科學化的檔案管理，實現現代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實科學化的管理工作，使檔案管理工作跟上時代的步伐，實現現代化的管理進程以滿足現代化社會飛速發展的需要。同時，單位應該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設施，從而擁有現代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應該構建一個完善的管理機制，構建一個信息關系網絡，建設一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現代化的電子通訊技術進行信息之間的交流和傳遞，從而在構建檔案管理工作中進行科學化、自動化的管理。

2.3 促進檔案管理標準化建設

在檔案管理過程中，為了實現科學的檔案管理工作，就應該將檔案管理資料進行標準化的管理，改善檔案管理和保存的環境和條件，加強檔案管理設施的保養和維修。在此過程中，單位應該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應該擺脫傳統管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監督力度，同時，在監督過程中應該在第一時間將檔案的開發與管理工作進行有針對性的審核，在保證正確進行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應該相應的構建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進的檔案管理硬件設施，采用現代化的管理模式，從而實現檔案管理的科學化，保證今后檔案管理工作的質量和水平。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作事實上屬于一種持續性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的專業素質。隨著社會的飛速發展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎知識，還應該使上崗人員具備現代化的管理能力，從而為現代化的科學化檔案管理奠定基礎。在進行科學化的檔案管理的時候，就應該要求工作人員具備較強的工作能力和較高的素質，具備現代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發展意義深遠。因此，為了使檔案管理更好的發展，單位就應該建立自己的檔案管理隊伍，具備專業性較強的管理技能。并且單位在招聘檔案管理人員的時候要求必須具備上崗證，同時還要具備一定的檔案管理基本技能。對于已經在崗的人員，應該加大培訓力度，對工作人員應該定期進行工作培訓，在培訓過程中不僅要補充和更新工作人員的檔案管理基礎知識，還應該加強工作人員對于實踐業務方面技能的培訓。在培訓完成之后，單位應該針對培訓進行考核，考核的成績要與工作人員的工資或者崗位掛鉤，對于表現優秀的人員應該給予一定的物質獎勵，對于不認真學習、玩忽職守的人應該進行懲罰，從而有效的調動工作人員的培訓積極性，鼓舞工作人員的士氣，使工作人員能夠積極認真對待工作，從而提高工作的效率，有效的提升工作人員自身素質。在培訓的時候，培訓內容盡量要趨向于現代化教學，突出培訓的重點任務是什么，并為工作人員樹立一個榜樣，從而不斷激勵工作人員，在以后的檔案管理過程中能夠科學、合理的進行，真正的實現信息化的檔案管理。

3 結語

總而言之，在檔案管理過程中，各個單位應該重視現代化的管理，通過不斷提升檔案管理人員自身的素質，健全檔案管理機制，構建信息化的檔案管理模式。同時根據我國法律法規的相關規定制定統一的管理標準，從而不斷完善管理體制，提高工作效率。

參考文獻：

[1]朱萍.簡析如何提高檔案管理的科學化水平[J].華章，2012（16）：297，313.

[2]戴晶君.提高檔案管理科學化水平的方法對策[J].卷宗，2013（5）：17.

[3]古罡輝.淺議如何有效提高檔案管理科學化水平[J].卷宗，2013（12）：52-52，53.