林音
摘 要:隨著網絡信息時代的到來,工會電子檔案管理的優勢逐漸顯現,能夠更加適應當今時代的檔案管理工作,加強對工會電子檔案的管理,是目前檔案工作信息化的必然選擇。
關鍵詞:工會電子檔案;檔案管理;
文章編號:1674-3520(2015)-08-00-01
一、工會電子檔案的基本要求
(一)完整性。工會電子檔案與其他文書檔案一樣,由于組織機構不同,制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行業不同,規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同;由于專業技術水平不同,有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域,內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件,經常處于滾動狀態,如不及時整理歸檔,可能會使信息資料失散,造成檔案不完整。
(二)真實性。工會電子檔案可被原樣復制,亦可在復印中變質,而且被修改后不會留下痕跡,所以在工會電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。工會電子檔案極易失真,這不是電子文件本身的缺陷,而是在形成工會電子檔案的過程中,采取的方式、方法、軟件、格式不同,因此,信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。
(三)安全性。工會電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改,容易被“黑客”擊傷,可被隨意篡改信息,這些都會直接損害工會電子檔案的安全性,而且磁盤、磁帶的支持體,也易產生靜電,直接影響信息再現,出現不安全問題,吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。……