Excel排序、篩選、分類匯總、數據透視表教學探討

周曉菲

【摘要】計算機基礎是中職生的必修課程，而Excel在整個計算機基礎教學中位置至關重要，其中排序、篩選、分類匯總、數據透視表是利用Excel處理數據時常用操作，也是學生感覺比較難理解的知識點。本文就解決這些問題進行了探索。

【關鍵詞】排序；篩選；分類匯總；數據透視表；數據處理

很多中職學生都認為Excel是計算機基礎這一學科中比較難學習的操作軟件，對于如何學習Excel卻無路可循。針對學生的這些問題，本文中只是選取了排序、篩選、分類匯總、數據透視表這幾個常用操作進行探討學習。

一、排序

相對而言，排序是比較容易掌握的操作之一，同時也是數據處理中的經常性工作。對數據表格中的內容，要求有標題行，數據不能有空行或空列，可以有空格，不能有合并單元格。在排序時，常用的方法有以下幾種。

（一）快速排序

如果我們希望對銷售產品資料按某列屬性（如“銷售金額”由高到低）進行排列，可以這樣操作：選中“銷售金額”列任意一個單元格（如G3），然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可。

（二）多條件排序

如果我們需要按“姓名、產品、銷售金額”對數據進行排序，可以這樣操作：選中數據表格中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，將“主要關鍵詞、次要關鍵詞、第三關鍵詞”分別設置為“姓名、產品、銷售金額”，并設置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“確定”按鈕就行了。

（三）按筆劃排序

例如對“姓名”進行排序時，中國人喜歡按“姓氏筆劃”來進行：選中姓名列任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框，選中其中的“筆劃排序”選項，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。

二、篩選

Excel中提供了兩種數據的篩選操作，即“自動篩選”和“高級篩選”。

“自動篩選”一般用于簡單的條件篩選，篩選時將不滿足條件的數據暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數據。

若要篩選的多個條件間是“或”的關系，或需要將篩選的結果在新的位置顯示出來那只有用“高級篩選”來實現了。“高級篩選”一般用于條件較復雜的篩選操作，其篩選的結果可顯示在原數據表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結果，不符合的條件的記錄同時保留在數據表中而不會被隱藏起來，這樣就更加便于進行數據的比對了。

篩選對數據的要求：

（1）必須有標題行，即數據區域的第一行為標題

（2）數據區域內不能有空行或空列，個別的空格無所謂。如果有空行或空列，Excel會認為不是同一個數據區域。

三、分類匯總

各種報表處理中最常用的就是分類匯總。例如會計核算，需按照科目將明細賬分類匯總。

（一）分類依據

1、在進行分類匯總操作之前，首先要確定分類的依據。

2、在確定了分類依據以后，還不能直接進行分類匯總，還必須按照選定的分類依據先將數據清單排序。否則可能會造成分類匯總的錯誤。排序操作的基本步驟前面已經提到過，排序后整個數據清單都按照類別排好順序，就可以進行分類匯總操作了。

（二）分類匯總操作

分類匯總操作的基本步驟如下：

1、如果當前單元格不在數據清單中，選定數據清單中的任一單元格。

2、單擊數據菜單中的分類匯總命令。這時將彈出分類匯總對話框。

分類字段：下拉框中選定；匯總方式：下拉框中選定；選定匯總項：下拉框中中選定，可復選；根據需要決定是否選定匯總結果顯示在數據下方選項，如果不選定該項，則匯總結果顯示在數據上方。最后單擊確定。

四、數據透視表

（一）數據透視表對數據源的要求

若要創建數據透視表，要求數據源必須是比較規則的數據，也只有比較大量的數據才能體現數據透視表的優勢。

1、表格的第一行是字段名稱，字段名稱不能為空。

2、數據記錄中最好不要有空白單元格或合并單元格。

3、一個字段只能包含一個信息。

4、每個字段中數據的數據類型必須一致（如“出生日期”字段的值如果既有日期型數據又有文本型數據，則無法按照“出生日期”字段進行組）。

數據越規則，數據透視表使用起來越方便。

（二）創建數據透視表

數據透視表的功能非常強大，但創建的過程卻非常簡單。首先選定數據源中任意一個有內容的單元格，然后選擇“插入”→“數據透視表”命令。在彈出的對話框根據具體需要進行設置后即可創建數據透視表。至于如何設置報表篩選、行標簽、列標簽、數值等，本文就不進行詳細講述。

通過前面針對排序、篩選、分類匯總、數據透視表這幾種操作的簡單介紹，可以發現這些數據操作有某些共通點。

1、為更方便的應用這些功能，對數據源的格式有一定的要求，都是要求有標題行，不能出現空行、空列或合并單元格。

2、在實現數據處理過程中，均可以在數據源中選擇任意一個有內容的單元格，然后直接點擊排序、篩選、分類匯總或者插入數據透視表等操作按鈕就可以了。

其實Excel還有其他一些處理數據的應用，如果數據表格是規則的，同樣可以選擇任意一個有內容的單元格而不用去選取區域，如插入圖表。

使用這樣的操作方法優點和缺點都很明顯。優點是操作方便快捷，容易掌握，操作過程也容易發現數據源是否有誤，在數據量較大的情況下，這種優勢更為明顯。缺點是如果數據表格不規則，則需要重新整理格式或者采用選取區域的方式進行操作，同時也會容易因表格的不規則而進行錯誤操作。

Excel的操作無論是數據處理還是公式應用，都有其規律性，如果掌握了這些規律，Excel的學習就會事半功倍。

參考文獻：

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