加強電子檔案管理 確保檔案安全利用之我見

張靜

摘 要：互聯網時代，隨著電子網絡技術的普及，機關事業單位電子檔案越來越多，電子檔案網絡平臺建設得到廣泛發展。電子檔案有其優越性的一面，同時也存在一些利用上的問題。如何興利除弊，開發利用管理好電子檔案，本文作者結合工作實際，提出了一些自己的觀點。

關鍵詞：互聯網技術；電子檔案；檔案安全

一個單位的文書檔案，記載了一個單位發展的歷史。通過客觀的歷史記錄，真實反映一個單位在某一時期，領導決策部署、人事安排、表彰獎懲、工程建設等方面的過程和成果。電子文書檔案是檔案管理工作重要內容，隨著時代的發展進步，互聯網技術的普及，檔案管理信息新技術的應用，檔案管理一步步從手工編號抄寫目錄立檔，到電子目錄立檔，到易初軟件目錄附加連接立檔，直至現在金宏辦公系統立檔，大大提高了檔案管理的質量和水平，大大提高了服務利用效率，更好地推動了經濟社會的發展。

1 文書檔案電子化優點

1.1 使用方便快捷

便于檢索利用，辦事效率高。在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，需要大量的人力、財力、物力，才能夠更好地保護管理，查閱更是需要人力搜索，費時費力。現在檔案管理利用金宏辦公系統，電子檔案在進行管理的時候，更加方便快捷。文件的立檔、查找、復制按照資料的分類、名稱、時間、單位進行查閱，時間大大縮短。因此電子化檔案管理與傳統檔案管理方式相比較，最顯著的特點就是方便快捷，檢索效率高。

1.2 信息易于保管

與紙制檔案資料相比，電子檔案解決了紙質載體在高溫、高濕環境下發生氧化或腐蝕現象。隨著電子網絡技術的不斷開發應用，現在的檔案管理在過去易初檔案系統的基礎上，進一步發展為金宏電子網絡檔案系統，有關資料存放于專門的電子網絡之中，不再需要像過去那樣存儲到DVD、光蝶、硬盤等電子設備上。存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。

1.3 傳送查閱方便

傳送查閱方便是電子檔案的又一個重要特征。通過電子網絡互聯系統，不同單位部門之間的檔案資料可以共享共用。以山東省膠州市為例，由于實現了電子檔案的網絡共建，膠州和青島兩級檔案館不需要登門入館，便可傳送查閱各個單位的文書立檔情況，大大提高了工作效率。

1.4 能夠直接利用

在利用檔案時，可直接從網上提取電子文件，直接另存或打印，蓋章即可。不需要和以前一樣，先查檢索目錄找到案卷，再找到案卷查文件在多少頁，再復印才能利用，節約了時間人力，提高了工作效率。

1.5 傳輸更加安全

傳統檔案傳送主要靠人力借閱、復印后帶走或郵遞，資料在傳遞過程中易發生丟失，郵政傳遞費錢費時。電子檔案傳輸則能夠及時、快速、方便、安全到達，不會發生檔案資料信息的延誤和丟失。

2 文書檔案電子化缺點

2.1 檔案真實性缺乏保障

因為是電子檔案資料，目前還不具備電子檔案文件直接帶公章傳送。如果所有文件都使用掃描文件上傳，占用的容量空間又太大，導致在文件傳送過程中，電子檔案很容易被修改，并不留下任何痕跡，電子檔案的真實性難以保證。這對電子檔案的管理提出了新的挑戰。

2.2 存在網絡安全風險

隨著科技的進步，網絡的普及，電腦黑客利用病毒等手段非法從網絡上竊取重要的數據、信息為自己謀利，這就對電子檔案檔案安全構成了威脅。

2.3 檔案管理人員素質要求更高

電子文書檔案要求管理人員不僅要懂得紙制文件的分類、編號、錄入等，還需要熟練掌握計算機網絡操作技能。網絡時代，檔案管理工作者，只有不斷學習新的知識，掌握新的技術，才能適應網絡社會發展的要求。因此，檔案管理工作者，必須樹立終身學習的理念，不斷提高自身素質，做一個真正合格的檔案管理工作者，更好的為社會服務。

2.4 電子檔案的存儲需要較多軟件技術支持

現在電子文件格式多樣，如上級文件發送的多以ceb格式，還有pdf格式、jpg格式，這樣電腦上就需要下載不同的支持應用軟件，否則無法打開。而下載這些軟件，就需要較多的占用空間，對辦公設備質量也提出較高的要求。

3 加強電子檔案管理，確保電子檔案安全利用

3.1 建立檔案安全利用制度，整合檔案資源

建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須經檔案主管領導的審批。還要建立檔案利用管理制度，保證檔案保密安全。并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案穩定發展。

3.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用也有原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案管理的密級進行有效管理。公開、內部的可以直接打印或復制，秘密的不附加電子文件，借閱時必須在檔案人員監督下進行。

3.3 建立“雙套制”模式，確保檔案信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。隨著社會的發展，雖然電子檔案安全快捷，但也存在安全隱患，因此也必須把紙質檔案整理完整，使電子檔案和紙質檔案管理統一起來，才能更加方便快捷利用檔案，同時使檔案的保存更加安全。

3.4 加強工作人員管理，提高檔案保護意識

由于電子檔案提供利用方式的多樣化，所以必須提高檔案管理工作人員的業務素質，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案被安全的利用，又能保障這些資源可靠、安全、有效。總之，必須提高管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。