淺議不同所有制企業的檔案工作

王方剛

摘 要：為充分發揮和挖掘企業檔案價值，使檔案工作更好地為企業發展服務，不同經濟性質的企業，應該采取不同的檔案管理模式，檔案工作側重點也有所不同。企業根據經濟性質不同可分為：國有企業、集體所有制企業、混合所有制企業、私營企業、中外合資企業、中外合作企業及外商獨資企業等。筆者試分別談談不同所有制企業檔案工作。

關鍵詞：企業檔案；所有制；管理模式

1國有企業與集體所有制企業檔案工作

盡管兩者經濟性質有所不同，但都是公有制經濟，二者檔案工作存在一定相似之處，特別是面臨當前國際市場經濟大環境，檔案工作對這兩種公有制經濟尤為重要。

1.1 檔案管理模式

大中型國有企業與集體所有制企業各分公司，分布較零散，這種情形適宜采取統一領導、分級管理的模式。即母公司或總部檔案部門對分公司檔案工作給予業務監督指導，而檔案實體仍由分公司自身管理。這種模式既充分發揮了分公司檔案人員熟悉本公司業務活動的長處，又便于檔案工作更好地為企業服務。這種情形若實行檔案集中統一管理，不僅浪費人力、財力，還不便于利用，結果往往適得其反。

大中型國有企業與集體所有制企業各分公司，分布相對集中，這種情形適宜于建立企業檔案館。由于分布集中，無論是接收進館還是調閱利用，都方便易行。該管理模式，便于為母公司或總部重大經營決策提供及時的檔案參考服務。當然，企業檔案館必須配備齊專兼職檔案人員，便于檔案管理和信息開發利用工作的開展。

中小型國有企業與集體所有制企業各分公司，宜建立綜合檔案室集中統一管理。因為企業規模不大，沒有采取分級管理的必要，否則就會因檔案人員眾多給企業帶來負擔，最主要的會因檔案員之間推諉扯皮造成重要檔案的遺失，給企業經營決策造成無法挽回的損失。

1.2 科學應對檔案工作中的難題

隨著市場競爭的加劇和國有企業改革的深化，這兩種所有制企業也面臨嚴峻考驗，檔案工作也隨之相應出現新難題，對其如何應對，關系企業的發展，應予科學對待。

1.2.1 加強知識產權檔案的管理。面對國際市場的競爭，知識產權相關問題會越來越突出，各國之間綜合國力的競爭和企業之間的競爭，越來越多地表現為物化在商品中的科技水平的競爭。同時，企業的商業機密已被列入《與貿易有關知識產權協議》范圍之內，而這兩種公有制經濟仍不失為我國社會主義經濟基礎的主體部分，對其涉及商業機密的檔案，企業檔案部門更應增強保密意識，對其劃定密級，制定專門的利用審批制度，并優化保管條件，以確保企業商業機密檔案的安全。

1.2.2 改制企業的檔案工作。國企改革和現代企業制度的推行，使企業的產權、職工、債務及生產結構、經營方式等發生了深刻變化。對產權發生變化的企業檔案，要進行合理分流，科學處置，最大限度地防止國有資產流失。干部職工等人事有變化的企業，一定要憑借企業職工檔案，為下崗人員切實排除后顧之憂，如購買保險的工齡問題、下崗再就業政策性優惠等問題。在生產經營等方面發生深刻變化的企業，要加強經營決策方案和技術改造方面檔案的收集整理，并及時收集方案實施或生產過程中所有反饋信息，便于企業做出正確的決策。充分挖掘企業檔案的潛能，為企業改制的平穩過渡和建立健全現代企業制度服務。

1.2.3 企業維權中的檔案工作。當前商品進出口中發生的法律糾紛日益增多，經常發生起訴和應訴行為。企業檔案部門應根據世貿組織的規則要求，收集整理不同案情、違反貿易政策及侵權等相關材料，以便在發生法律糾紛時能及時利用，維護企業的合法權益。

2 私營企業檔案工作

2.1 檔案管理模式

一般的私營企業，適宜集中統一管理檔案。因這既便于管理、利用，又與整個企業經營管理模式相輔相成。

效益較好、發展速度較快的私營企業，可實行文檔一體化管理模式。這在目前較普及，也是大勢所趨。

2.2 科學應對檔案工作中的難題

2.2.1 私營企業檔案工作同上述公有制企業一樣，也涉及知識產權檔案與企業維權檔案問題，其解決方法可參照公有制企業，不再贅述。

2.2.2 信用檔案。當前，誠信檔案越來越重要。私營企業的發展，離不開資金的支持與對其有業務往來的機構信譽，伴隨這些活動，就形成了信用檔案。企業一旦建立信用檔案，就能真實地反映企業的資質，如守法、經營信用、納稅信用、等級注冊、信用評估、獎懲等諸多信用信息。普通私營企業剛起步時，規模不大、品牌不響，在激烈的市場競爭中做大做強，必須講誠信，這就要依賴信用檔案，可以說，信用檔案是企業穩步發展的基石。因此，私營企業要更加注意收集、整理在日常經濟交往、經營管理等活動中形成的反映企業信譽的各種信用材料，并進行歸檔加以安全規范保管。

3 獨資企業檔案工作

3.1 檔案管理模式

文檔一體化管理模式。該模式最適合技術水平先進、經濟實力雄厚和管理科學的獨資企業，更重要的是，文檔一體化更加方便快捷，能及時與集團總部工作對接并提供利用，保證了企業的快節奏、高效益。

實行移交、寄存的管理模式。主要適宜那些在我國與投資方國家價值界定存在差別的檔案。目前我國與多數國家在檔案保管期限上存在一定分歧，檔案保管利用不可避免會有沖突，可把那些在集團總部看來已無價值而我國規定仍有保存意義的檔案，移交到合法中介機構或檔案館代為保管。

3.2 檔案工作的重點

獨資企業檔案工作重點不同于本土企業，因為很多企業的投資均來自發達國家，相應地，其管理水平、經濟模式及維權意識，在一定程度上都領先于本土企業，如信用檔案、知識產權等。此外，一些對企業發展有重大影響的商業機密，更是檔案工作的重中之重。獨資企業在我國的檔案工作重點，還包括我國的法律法規、條例及出臺的一些重大決策、方針政策等內容，只有對此加以透徹研究，在法律法規允許范圍內，獲取政策最大化，才可讓企業免遭損失、多贏利潤。

4 混合所有制企業、中外合資企業與中外合作企業檔案工作

混合所有制企業、中外合資企業，由上述三類企業以一定比例組合而成，而中外合作企業，由中方投入場所、人員，外方投入資金、設備、技術，經營管理類似于獨資企業。這三類企業可首先視其主體的各種不同股份，決定占首位企業性質，再對照上述三種企業方式來開展檔案工作。其次，可按不同股份、不同企業對檔案工作的不同標準來開展檔案工作。最后，不同股份的不同企業可以為檔案工作制定一套更加科學可行的實施方案。