略論檔案工作的性質及其規律

龍洋

檔案在經濟發展和社會全面進步中，具有特別重要的意義，它不但是歷史活動的記錄，同時也能夠對選拔人才和使用人才提供幫助和借鑒，還能使人們對于過去進行充分的了解。因此，本文分析研究了檔案的基本性質和其充分發揮作用的規律性，以便能夠為檔案的使用提供幫助。

一、檔案基本作用的性質

檔案的基本作用，可以概括為兩個基本方面。

1.憑證性質。從檔案的形成來看，檔案是原始歷史的真實記錄，是令人信服的歷史證據；從檔案的形式上來看，檔案是歷史的真跡，保留著真實的歷史標記，可以成為處理問題的真憑實據。比如說，對于工作的成敗得失，對于各種糾紛的檢驗和評判，常常會以檔案為憑據；在揭露篡改歷史，維護歷史面貌，常常會以檔案作為真憑實據進行見證；在維護國家主權和領土完整，解決歷史爭端，常常會以檔案為憑證；在辦理刑事與民事案件中，常常以檔案為物證進行斷案，這樣一來檔案管理就能夠更好地為民警辦案提供方便。

2.檔案管理參考性質。從現實情況來看，檔案是歷史活動的真實記錄，檔案對于人們了解過去的歷史以及以往發生的一些情況，研究事物發生以及發展的普遍規律，需要我們對歷史進行批判地繼承，也需要進一步地繼承歷史文化遺產。毫無疑問，檔案對于這些問題具有廣泛的參考作用和價值。

檔案的參考作用，有它自己的特點，這就是檔案的原始性和可靠性，由于人們常常把檔案稱為真實的原始記錄，所以檔案對于機關和企事業單位來講十分重要。另外，檔案也有自身的對應特點，這就要求我們要辯證地去看。在過去，由于人的認識水平具有一定的局限性，同時我們有時也會遇到政治斗爭的復雜多樣性，所有這些情況都使得檔案所記載的內容有時可能并不是十分符合客觀事實及其發展的客觀規律以及歷史的真實情況，有的甚至是惡意歪曲事實和誣陷他人。這種情況在舊政權檔案中比較明顯。因此，不能認為凡是檔案上記載的就都是真實可靠的，而是要具體問題具體分析。

二、檔案發揮作用的規律性

1.檔案作為機關工作和生產的客觀存在，是機關和企事業單位歷史活動以及過去情況的記錄。在一定時間內，檔案要發揮其應有的規律性就需要對檔案的具體情況進行查考和相關利用；同時，檔案管理工作是國家的一筆寶貴財富，國家在各項工作中也需要利用。檔案既有現實的作用，又有長遠的歷史作用。因此，必須正確地處理好全局與局部、當前利益和長遠利益之間的關系。絕對不能簡單地認為檔案是機關和企事業單位沒有用了的東西，而不負責任地把檔案隨便燒掉，也不能只是考慮本機關內部的規則，將重要的檔案留在本機關內進行保存。各個機關的檔案既不能過早地移交給檔案館，也不能長期不向檔案館集中。集中起來的檔案，既不能只顧眼前的利用，而不采取必要的保護措施；也不能考慮長遠的安全，而不顧當前的方便利用。

2.隨著時間的推移和歷史條件的不斷變化，檔案的機密性逐漸減少直至消失，最終可以開放，廣泛提供利用。一般來說，檔案的形成時間距離今天越遠，其機密性就越小，反之，現行機關的檔案機密性就越強。檔案的機密性強弱與檔案保存的時間成反比關系。在階級社會里，無視檔案的機密性是十分錯誤的，但是把機密性看成是固定不變的也是形而上學的做法。因此，應當不斷地研究檔案的基本內容，合理地調整檔案的秘密等級直至解密，并且要逐步地擴大檔案的利用范圍，直到面向社會進行公開，以便于更廣泛地發揮檔案的作用。

3.在檔案管理活動中可以通過對檔案的查找反映出歷史活動，同時檔案又是我們進行生產和繁榮科學文化所必需的。在現代社會中，隨著經濟發展和社會的不斷進步，檔案為我們事業的發展和時代的進步服務，也為生產建設、科學研究和文化教育服務。新中國成立以來，從檔案利用工作的發展變化情況來看，可以看出檔案發展變化的一般規律性。由于社會矛盾的不斷變化和發展，檔案從主要服務于階級斗爭逐步轉化為更多地應用于生產建設和科學文化事業上來。

4.檔案的發揮作用受一定條件的限制。檔案的作用是客觀存在的，同時其作用是隨著社會發展和時代進步而表現出不同的作用。一方面，社會發展水平、社會制度以及政治路線、方針政策等，對于檔案利用的程度，都有很大的制約作用；另一方面，人們對檔案的認識水平和管理水平都將直接影響檔案能夠發揮作用的程度。

（作者單位：吉林省通榆縣醫療保險經辦中心；研究方向為檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）