淺析卡片式檔案的檢索工具

陶金紅

卡片式檔案檢索工具，是將文件或者案卷的內容和形式特征顯著地錄在卡片上，按照一定的規則將卡片組織成有機體系，用以檢驗檔案。它的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號卡片以及主題卡片等。

一、分類卡片

分類卡片是以邏輯體系分類的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）館藏檔案內容與成分的一種綜合檢索工具。它將檔案館長久保管的檔案，打破全宗界限和全宗內分類系統制成卡片，按照邏輯體系分類排列。

1.分類卡片的優缺點。分類卡片的優點有以下幾個方面：第一是便于系統、集中地提供檔案。由于它打破了原來的全宗界限和全宗內的分類體系，按照檔案內容的性質加以科學地分門別類，使同一專題的檔案信息集中在一起，便于從專題和問題的角度進行查找檔案，并能夠系統完整地提供檔案。它具有系統性和集中性強的特點。第二，機動靈活，適應性強。它可以變換組合成多種專題卡片，是再生產檢索工具的一種基礎工具。分類卡片的缺點是：標引者、分類者、利用者、檢索者的標準難以一致，查找的程序比較繁瑣，但它仍然不失為基礎性的檔案檢索工具。

2.分類卡片的編制方法。將檔案館的全部檔案，以文件或者案卷為單位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，費力多，而查找文件迅速準確；一卷一卡片，卡片數量大而減少，但是漏檢率和誤檢率比較高，所以，今后趨向一文一卡片，層層轉發或者全宗之間的重復文件，可只填制一張卡片，分別注明出處，有主件和附件或者請示與批復的，可以只填制一張卡片。此外，還應做到把沒有標題的文件，按照其內容簡明扼要地摘寫在卡片上，一個文件涉及到幾個問題的，分別填制幾張卡片，一份文件的內容屬于兩個問題之間時，填制兩張卡片，分別歸類。制卡片工作，可以逐個全宗進行，在全宗范圍內進行逐類編制。

卡片著錄完畢之后，要按照擬定的分類體系統一進行分類和排列。類與屬類的設置要適當，一般不能超過三四層。分類標準要統一，同一類別內，只能采取一個劃分標準，類與類之間、屬類與屬類之間，不能相互包含和交叉。類和屬類的命名，要范圍清楚，含義確切，簡明扼要。類內一般按照文件內容所反映的問題，結合時間、作者和地區進行排列，類與類、屬類與屬類之間，分別設置指引卡片，以便于查找。

二、全宗文件卡片

全宗文件卡片是以邏輯體系進行分類的卡片形式，揭示的是某一全宗內檔案內容與成分的檢索工具。它是將某一全宗內長久保存的文件都制成卡片，按文件的內容組成邏輯體系分類進行排列?？ㄆ奶钪品椒ㄅc分類卡片基本相同。它是機關檔案室經常采用的一種檢索工具，在檔案館，有些重要全宗檔案有時也會采用。

三、專題卡片

專題卡片是以卡片形式系統地揭示檔案館（室）內有關某一專門題目檔案內容和成分的檢索工具。它以專門題材為對象，不受全宗限制，把全館（室）有關這一專題的檔案線索集中起來，有利于按照專題查找檔案。它是應用比較普遍的一種檢索工具。專題卡片的編制程序和編制方法如下。

1.選題。所謂選題是對專題卡片目錄能否發揮作用具有決定性的影響作用。選題一般是根據黨和國家各項工作的具體需要而進行的，并根據館（室）藏檔案的狀況來進行。

2.擬定計劃。對于一些較大的專題，應當在編制工作之前擬定計劃。計劃的主要內容包括：專題的名稱；題目內容大綱和選材標準；題目包括的年限和地區；查找檔案的范圍；工作步驟與工作方法；人員的組織分工等。

3.選材。在選材之前，首先應當弄清在本館（室）內的哪些全宗和類別中有該專題的檔案，列出全宗和類別名單。選材的主要要求是，挑選能反映專題本質的、有價值的文件，既不能遺漏有用的材料，也要防止混入與專題關系不大的材料。選材要掌握好尺度，應以選全選準為原則，防止過度或者過嚴。

4.填制卡片。填寫卡片一般與選材結合進行。通常先粗選，隨選隨夾條做標記，篩選時隨定隨填卡，也可以邊選邊填，一次性完成。專題卡片的格式和項目，可以借用通用的，也可以專門設計卡片。專題卡片項目一般設有：專題名稱、類、屬類、全宗名稱、（文件內容涉及到的）時間、地區、檔案號、檔案內容與成分簡介、檔案館名稱、填卡片人姓名和填卡片的日期等。填寫卡片的方法有三種：一是以文件為單位進行填寫，一文一卡片；二是以案卷為單位進行填寫，一卷一卡片；三是組合填寫，將若干內容相近的文件或者案卷組合填在一張卡片上。這有兩種做法：一種是將若干文件或者是案卷內容進行綜合起來，填寫在一張卡片上；另外一種是將若干文件或者案卷的內容逐個填寫在一張卡片上。但是，不同全宗、不同類別的文件或者卷宗不能填寫在一張卡片上。

5.卡片的分類排列。填寫卡片以后，即可以進行卡片的分類與排列，對于揭示該專題檔案內容和成分的全面性、系統性、正確性以及對卡片目錄的使用都有特別重要的影響。卡片的分類和排列，一般根據事前編制的分類方案結合卡片的實際情況進行。

（作者單位：吉林省通榆縣向海蒙古族鄉四井子衛生院；中級職稱；研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）