淺談會計電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中的輔助核算

何 煒

（中國注冊師協(xié)會財務(wù)部，北京100039）

隨著會計電算化財務(wù)處理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，輔助核算、輔助管理作用越來越突出。在單位中運用輔助核算，目的就是提高單位核算與管理水平，促進(jìn)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。在會計實務(wù)工作中，大多數(shù)用戶只是關(guān)注賬務(wù)處理系統(tǒng)的憑證填制、憑證審核、記賬等，輕視了輔助核算功能的發(fā)揮，進(jìn)而影響了系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量與效率。為此，怎樣設(shè)置與運用輔助核算功能，成為了值得廣大財務(wù)人員深入探討的重要問題。

一、輔助核算內(nèi)容

針對輔助核算定義而言，主要可以從兩個方面分析：一方面，狹義角度主要包括銀行對賬、往來核算、部門核算、項目核算；另一方面，廣義角度除了涵蓋狹義內(nèi)容之外，還包括數(shù)量核算、外幣核算等。

（一）銀行對賬

銀行對賬主要就是避免記賬出現(xiàn)差錯，對銀行存款實際金額予以準(zhǔn)確把握，并且定期對銀行存款進(jìn)行記賬與對賬，編制銀行存款金額調(diào)節(jié)表，是單位出納人員的工作之一。

（二）往來核算

往來核算指的就是在財務(wù)處理系統(tǒng)中，對賒銷或者其他原因產(chǎn)生的往來款項進(jìn)行清理的賬戶功能，主要包括供應(yīng)商往來、客戶往來、個人往來清理。通過往來核算功能的運用，可以簡化會計科目結(jié)構(gòu)，減少會計科目數(shù)量，并且為往來業(yè)務(wù)的查詢、分析、統(tǒng)計等提供便利條件，在很大程度上，減少了財務(wù)人員的工作量。

（三）部門核算

部門核算指的就是在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，標(biāo)注一些和具體部門有關(guān)的科目，在進(jìn)行常規(guī)核算之外，還要進(jìn)行橫向或者縱向的查詢統(tǒng)計工作，進(jìn)而確保單位管理人員可以開展特定核算工作，促進(jìn)核算工作全面落實。其實現(xiàn)方式就是管理部門輔助，在此過程中，主要涉及部門輔助總賬、部門收支分析表、明細(xì)賬統(tǒng)計查詢等。

（四）項目核算

項目核算指的就是在財務(wù)處理系統(tǒng)中，幫助管理人員有效掌握項目詳細(xì)進(jìn)度與完成情況的功能，主要包括項目總賬、項目統(tǒng)計表、明細(xì)賬統(tǒng)計查詢等。通過項目核算功能的運用，可以充分發(fā)揮計算機的作用，實現(xiàn)會計信息的立體交叉管理，為橫向、縱向統(tǒng)計工作提供便利條件。

二、輔助核算具體運用

在市場經(jīng)濟體制下，事業(yè)單位收入來源形式與渠道呈現(xiàn)多元化趨勢，各種業(yè)務(wù)核算對象日益增加，傳統(tǒng)核算方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今管理需求，進(jìn)而提出了靈活多變的輔助核算功能，突破了傳統(tǒng)核算限制，提高會計核算效率。

（一）往來核算

1. 供應(yīng)商分類與檔案設(shè)置。通常而言，為了方便核算，單位均會按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分供應(yīng)商，同時，不同類型中涵蓋了很多供應(yīng)商。所以，在進(jìn)行具體設(shè)置的時候，主要分為兩步：一是劃分供應(yīng)商類別；二是設(shè)置供應(yīng)商檔案，輸入系統(tǒng)指定類別當(dāng)中。在實際工作中，可以根據(jù)長期、中期、短期供應(yīng)劃分供應(yīng)商類別，之后將供應(yīng)商檔案按照不同類別進(jìn)行信息輸入，明確供應(yīng)商類型信息。

2. 科目設(shè)置。在完成供應(yīng)商分類與檔案設(shè)置工作之后，在財務(wù)處理系統(tǒng)中標(biāo)注往來核算科目。在設(shè)置往來核算科目的時候，應(yīng)付賬款作為供應(yīng)商與單位業(yè)務(wù)往來的主要科目，需要進(jìn)行相關(guān)的標(biāo)注。在財務(wù)處理系統(tǒng)中，往來核算功能主要為往來余額表、往來賬核對、往來明細(xì)賬。

3. 憑證填制。在單位開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時候，需要對相關(guān)憑證進(jìn)行填制，如果經(jīng)濟業(yè)務(wù)中涉及了往來核算科目，在進(jìn)行具體操作的時候，系統(tǒng)就會自動輸入該科目的有關(guān)信息，讓單位對供應(yīng)商進(jìn)行了解，進(jìn)而實現(xiàn)對這些信息的統(tǒng)計與分析，促進(jìn)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全面展開。

4. 輔助賬管理。往來輔助賬管理的內(nèi)容主要包括往來余額表、往來賬清理、明細(xì)賬查詢等。兩清賬自動勾銷指的就是在往來業(yè)務(wù)中，對相關(guān)賬目進(jìn)行定時的自動勾銷。在往來賬清理中，主要就是勾對往來賬戶，事實上是提供讓用戶進(jìn)行手工核銷往來業(yè)務(wù)的功能，進(jìn)而彌補自動勾銷的不足，實現(xiàn)催款單編制、賬齡分析等功能。在實際工作中，通過對單位往來余額表、明細(xì)賬科目的查詢，對供應(yīng)商與單位的往來款項進(jìn)行了解。

（二）部門核算

1. 檔案設(shè)置。在應(yīng)用財務(wù)處理系統(tǒng)的時候，需要構(gòu)建單位具體賬套，如果進(jìn)行部門核算，先對部門核算及管理進(jìn)行設(shè)置，進(jìn)而自動生成部門核算及管理數(shù)據(jù)。通常情況下，借助基礎(chǔ)設(shè)置功能在系統(tǒng)中輸入單位部門信息，具體到各業(yè)務(wù)部門、行政部門的相關(guān)信息，形成部門檔案，為部門核算提供可靠依據(jù)。

2. 科目設(shè)置。在完成檔案設(shè)置之后，可以利用部門核算功能，對會計科目進(jìn)行有效設(shè)置。在具體工作中，可以根據(jù)給出的資料，以及部門核算會計科目明細(xì)，標(biāo)注部門核算科目，指出其屬性。部門核算可以為用戶提供兩個核算功能，主要為核對部門賬目、輸出部門核算賬目。

3. 憑證填制。在完成上述兩項部門核算環(huán)節(jié)設(shè)置之后，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行憑證填制，如果用到的管理費用、明細(xì)科目等涉及部門核算屬性科目，系統(tǒng)就會自動輸入相應(yīng)的部門編號或者名稱，為后續(xù)部門輔助賬管理提供了便利條件與數(shù)據(jù)來源。

4. 輔助賬管理。部門輔助賬管理主要包括部門輔助總賬、部門收支分析表、部門計劃執(zhí)行報告、明細(xì)賬查詢等。通過對這些輔助賬的了解，明確相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，并且對部門核算科目的金額進(jìn)行有效的統(tǒng)計分析。在實際工作中，能夠借助部門總賬與明細(xì)賬查詢單位財務(wù)部當(dāng)月的管理費用情況，進(jìn)而對其展開相關(guān)的分析。

（三）項目核算

1. 科目設(shè)置。在項目核算工作中，科目設(shè)置作為首要工作內(nèi)容，必須予以高度重視。在財務(wù)處理系統(tǒng)中，找出有關(guān)項目核算科目的屬性，進(jìn)而對其進(jìn)行標(biāo)注。在實際工作中，主要就是對凈資產(chǎn)、明細(xì)科目等進(jìn)行標(biāo)注。

2. 檔案設(shè)置。在項目核算工作中，檔案設(shè)置主要就是對項目大類予以設(shè)置，并且對項目分類、項目目錄予以維護。單位通過檔案設(shè)置，增加或者修改項目分類、項目核算科目、項目大類、項目目錄等。在實際工作中，首先增加凈資產(chǎn)的核算項目；之后將凈資產(chǎn)、明細(xì)科目指定為核算科目；再然后在項目大類下，結(jié)合單位的實際情況，對會議、集中辦公、培訓(xùn)等項目進(jìn)行內(nèi)部設(shè)置與分類；最后對項目目錄進(jìn)行定義，構(gòu)建項目核算檔案，促進(jìn)單位各項工作的全面落實。

3. 憑證填制。單位在進(jìn)行經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時候，需要對相關(guān)憑證進(jìn)行填制，此時，系統(tǒng)就會自動輸入有關(guān)項目的編碼或者名稱。比如，在凈資產(chǎn)項目中，“直接工資”作為二級科目的時候，系統(tǒng)就會輸入此項目成本的具體編碼或者名稱，進(jìn)而使用戶獲取相關(guān)信息。

4. 輔助賬管理。項目輔助賬管理主要包括項目總賬、明細(xì)賬，除此之外，為了幫助管理人員了解項目進(jìn)度與完成狀況，可以提供項目統(tǒng)計表，為各項工作的落實提供可靠依據(jù)。在實際工作中，用戶可以借助查詢凈資產(chǎn)核算功能，對項目分類下的項目進(jìn)度進(jìn)行了解，進(jìn)而為后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、輔助核算意義

（一）有助于單位核算及管理水平的提升

在單位生產(chǎn)經(jīng)營管理中，通過財務(wù)處理系統(tǒng)中輔助核算功能的運用，可以使單位根據(jù)自身情況開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并且對業(yè)務(wù)往來情況、供應(yīng)商信息、預(yù)付款對象信息等進(jìn)行全面了解，在全面分析這些信息的基礎(chǔ)上，提出有效的核算及管理手段，促進(jìn)單位核算及管理工作的全面展開，進(jìn)而全面提高單位核算及管理水平，實現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）有助于單位賬戶設(shè)置簡化

在以往單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算中，尤其是核算和其他單位往來業(yè)務(wù)的時候，經(jīng)常在總賬科目下進(jìn)行明細(xì)科目的設(shè)置。比如，在應(yīng)付賬款科目下，經(jīng)常設(shè)置甲單位、乙單位等二級科目，進(jìn)而對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。然而，當(dāng)往來單位比較多的時候，此種做法的弊端就會比較突出，因為明細(xì)科目比較多，增大了管理難度，并且無法滿足業(yè)務(wù)開展需求。通過財務(wù)處理系統(tǒng)輔助核算功能的運用，可以將應(yīng)付賬款設(shè)置為總賬科目，之后根據(jù)輔助賬形式，對其詳細(xì)信息進(jìn)行相關(guān)的體現(xiàn)，這樣就可以對賬戶設(shè)置進(jìn)行簡化，充分利用計算機處理能力強、儲存容量大的優(yōu)勢，實現(xiàn)核算工作的細(xì)化、全面化，從而促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)處理系統(tǒng)輔助核算功能，不僅可以簡化會計科目結(jié)構(gòu)、減少會計科目數(shù)量、減輕財務(wù)人員的重復(fù)工作負(fù)荷、提高工作準(zhǔn)確性，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，為會計信息的縱向、橫向立體交叉管理提供便利條件。為此，在單位生產(chǎn)經(jīng)營管理中，一定要重視財務(wù)處理系統(tǒng)輔助核算功能的運用，結(jié)合單位發(fā)展的實際情況，充分發(fā)揮其在財務(wù)管理中的作用，促進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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