增強(qiáng)組織學(xué)習(xí)能力的三個小方法

姬芬芳

與培訓(xùn)經(jīng)理們聊天時，我常聽到大家抱怨“高層領(lǐng)導(dǎo)不重視”“部門執(zhí)行不到位”“預(yù)算少”，培訓(xùn)人的價值很難得到體現(xiàn)。培訓(xùn)固然困難重重，但如果在企業(yè)中設(shè)置三個環(huán)節(jié)——舉辦公司大講堂、選擇部門學(xué)習(xí)官、成立內(nèi)部“MBA班”，則能增強(qiáng)組織的學(xué)習(xí)能力，讓學(xué)習(xí)變成員工的習(xí)慣。

公司大講堂：貼心培訓(xùn)員工

朝九晚五的生活把員工固定在了兩點一線里，但他們期望通過學(xué)習(xí)來提高工作與生活品質(zhì)。如果在企業(yè)里定期舉辦“公司大講堂”，為員工提供素質(zhì)培訓(xùn)，就可以讓全體員工擁有提升自己的機(jī)會，從而有效提高其工作效率。

技能互換的培訓(xùn)方式

“公司大講堂”的老師并不局限于專業(yè)講師，他可以是管理者，也可以是技能突出的普通員工。通過“公司大講堂”，能夠在企業(yè)里營造出協(xié)作、技能互換的企業(yè)氛圍。

例如很多女性員工由于缺少基本的化妝技巧，不太注重商務(wù)儀表。培訓(xùn)工作人員可以邀請企業(yè)內(nèi)的能手來設(shè)計課程，幫助女性員工提升塑造商務(wù)儀表的能力。

“公司大講堂”是一個塑造企業(yè)學(xué)習(xí)文化的平臺，因此，培訓(xùn)的主題應(yīng)該貼近員工需求。如通用技能、自動化辦公軟件應(yīng)用、商務(wù)禮儀、演講口才等應(yīng)用演練，都可以通過內(nèi)部員工的技能互換來完成。

開發(fā)“自我管理工具”

在你的企業(yè)里，或許有員工的自我管理能力不強(qiáng)，導(dǎo)致時間分配不當(dāng)。有時候員工可能花費了很多精力，卻不能將事情圓滿完成。這時候，培訓(xùn)部門可以通過對各層員工進(jìn)行訪談，設(shè)計開發(fā)一些“自我管理工具”，幫助員工提高工作、生活品質(zhì)。

首先，讓學(xué)員在網(wǎng)上完成自我測評。如時間管理的自我測評主要看員工時間管理的狀況，包括他能否有計劃、有組織地工作，以及個人的時間規(guī)律如何。

然后，依據(jù)測評結(jié)果，給每位學(xué)員具體的建議，告訴他們改變哪些方面可以提升自己。例如在時間管理中，每個人可以控制自己25%的時間，另外75%則無法控制，但如果建議學(xué)員明確工作目標(biāo)，分清事情輕重緩急，工作效率就能得到很大提高。

最后，通過視頻教學(xué)、小組模擬，讓學(xué)員掌握多種自我管理的工具。魚骨圖分析工具、思維圖譜等，都是不錯的選擇。曾有一位員工反饋，她嘗試用“魚骨圖”來規(guī)劃自己未來半年的工作、生活，并把自己手繪的魚骨圖貼在了工位上（見圖表1）。這個工具有效改變了她的混沌現(xiàn)狀。在這半年中，無論是工作的安排部署，還是陪父母旅游的想法，都得以按照規(guī)劃變成現(xiàn)實。

利用“培訓(xùn)積分表”跟進(jìn)培訓(xùn)

那些要求嚴(yán)格的企業(yè)可能會這樣規(guī)定：只有經(jīng)過特定培訓(xùn)的員工，方能獲得執(zhí)行相關(guān)工作內(nèi)容的資格。而“公司大講堂”則滿足了這一需求。為了保證“公司大講堂”的培訓(xùn)效果，需要建立一定的考評制度，可以通過“培訓(xùn)積分表”來跟進(jìn)。

例如一位質(zhì)檢員，他參加了哪些培訓(xùn)，獲得了多少相應(yīng)的學(xué)分、測評的情況怎樣，都可以記錄在他的“培訓(xùn)積分表”中。在年終評優(yōu)、晉升的時候，這些積分將直接影響他是否具有參評的資格（見圖表2）。這些正向激勵，不僅培養(yǎng)了員工的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新精神，也會讓企業(yè)變得更加出色。

挑選“部門學(xué)習(xí)官”

如今，讓業(yè)務(wù)部門參與到企業(yè)培訓(xùn)中來已經(jīng)成為一種共識，但與業(yè)務(wù)部門協(xié)作的方式依然需要探索。結(jié)合部門職能設(shè)置部門學(xué)習(xí)官，是調(diào)動各部門力量、激活整個企業(yè)學(xué)習(xí)氛圍的一種較好方式。學(xué)習(xí)官們來自一線員工，對于各部門的培訓(xùn)需求自然更加了解，讓他們參與培訓(xùn)工作，能順暢地實現(xiàn)培訓(xùn)部與業(yè)務(wù)部門的雙贏。

從員工中挑選

所謂部門學(xué)習(xí)官，即從一線部門挑選學(xué)習(xí)官，每個部門選擇一位。學(xué)習(xí)和承擔(dān)意識、對培訓(xùn)工作飽含熱情、溝通協(xié)調(diào)能力突出，是挑選部門學(xué)習(xí)官的標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)秀的學(xué)習(xí)官還需要具備以下特質(zhì)：

一、對自我提升、團(tuán)隊提升有濃厚的熱情，具有較強(qiáng)的創(chuàng)新思維和學(xué)習(xí)意愿，愿意營造學(xué)習(xí)型部門;

二、有敏銳的觀察力，善于發(fā)現(xiàn)部門的學(xué)習(xí)需求，并提供培訓(xùn)建議;

三、具有較好的戰(zhàn)略理解能力，為公司發(fā)展而思考、行動。

部門學(xué)習(xí)官是部門培訓(xùn)的組織者、推進(jìn)者，這應(yīng)成為其績效考核的一部分。培訓(xùn)部需要定期對學(xué)習(xí)官進(jìn)行考評，獎勵優(yōu)秀學(xué)習(xí)官，同時替換效果不佳者。

學(xué)習(xí)官頭腦風(fēng)暴會

學(xué)習(xí)官既要承擔(dān)自己部門的日常業(yè)務(wù)，又要顧及培訓(xùn)工作，這決定了學(xué)習(xí)官們要在短時間內(nèi)高效率完成研討?！皩W(xué)習(xí)官頭腦風(fēng)暴會”可以作為部門學(xué)習(xí)官的主要工作方式之一。

每個月，培訓(xùn)部門定期把部門學(xué)習(xí)官們聚集起來，召開頭腦風(fēng)暴會，總結(jié)前期培訓(xùn)，討論下期培訓(xùn)的主題、形式。例如“公司大講堂”的主題完全可以從“學(xué)習(xí)官頭腦風(fēng)暴會”中產(chǎn)生。

會議開始前，由培訓(xùn)人員陳述會議的目的。然后，讓各位學(xué)習(xí)官結(jié)合平時的訪談、部門的培訓(xùn)需求，在稿紙上寫出自己部門需要的培訓(xùn)。這個過程一般需要10～15分鐘，結(jié)束后，培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)整合學(xué)習(xí)官們的稿紙，討論后敲定主題。

制定培訓(xùn)計劃是其職責(zé)

學(xué)習(xí)官來自一線部門，他們要成為部門與培訓(xùn)部之間的潤滑劑，才能發(fā)揮最大作用。以銷售部門為例，首先，銷售部門的學(xué)習(xí)官要協(xié)助培訓(xùn)部進(jìn)行訪談、調(diào)查，擬定銷售部的年度培訓(xùn)計劃;然后，培訓(xùn)部門邀請銷售經(jīng)理加入，三方共同完善培訓(xùn)計劃;最后，學(xué)習(xí)官還要協(xié)助培訓(xùn)部主持銷售培訓(xùn)，并定期提交培訓(xùn)簡報。

通過培養(yǎng)部門學(xué)習(xí)官，一些富有學(xué)習(xí)精神的員工將會被挖掘、培養(yǎng)。隨著能力的不斷提升，他們也會逐步走向更加重要的崗位，甚至成為管理者。

成立企業(yè)里的“MBA班”

培訓(xùn)，應(yīng)從管理層開始。管理人員的視野和認(rèn)知決定了企業(yè)的發(fā)展高度，因而成為培訓(xùn)工作的重中之重?！皟?nèi)部管理論壇”有企業(yè)“MBA班”之稱，是提高管理者培訓(xùn)參與度的有效方式——它能讓高管認(rèn)識到培訓(xùn)的重要性，幫助打造學(xué)習(xí)型企業(yè)，讓學(xué)習(xí)成為習(xí)慣。

外出培訓(xùn)的阻礙

有的企業(yè)會為管理層精挑細(xì)選高管課程、中基層管理課程，派送他們外出培訓(xùn)，但通常會遇到四個障礙：

一、高管們的工作安排緊張，很難抽出時間參加培訓(xùn);

二、很多管理人員不認(rèn)為自己需要學(xué)習(xí);

三、高管的培訓(xùn)效果難以跟進(jìn)，培訓(xùn)收益得不到評估，培訓(xùn)價值自然無法體現(xiàn);

四、有的高管培訓(xùn)淪落為“培訓(xùn)+旅游”，引起了高管們對培訓(xùn)的誤解。

由于這些原因，盡管公司鼓勵管理者輔修MBA，卻調(diào)動不起學(xué)員的興趣，培訓(xùn)計劃也屢次擱淺。相比之下，內(nèi)部“MBA班”更為簡單、有效。

舉辦 “內(nèi)部管理論壇”

與“公司大講堂”一樣，“內(nèi)部管理論壇”也需要定期舉辦，才能顯現(xiàn)培訓(xùn)效果，并讓高管們真正融入進(jìn)來。企業(yè)可以根據(jù)實際情況制定時間安排表。

高管輪值的形式

內(nèi)部管理論壇只需設(shè)置兩個主要職位：一是常務(wù)秘書，可以由培訓(xùn)專員擔(dān)任;二是論壇經(jīng)理，這個職務(wù)必須由管理層輪流擔(dān)任。論壇經(jīng)理的職責(zé)是，定期與培訓(xùn)經(jīng)理、論壇常務(wù)秘書討論本期主題，并設(shè)計相應(yīng)的課程。

曾有一家制造型企業(yè)就在公司里設(shè)置了“內(nèi)部管理論壇”，并在高管們的協(xié)助下成功舉辦了巨頭企業(yè)的管理案例、標(biāo)桿企業(yè)的管理措施等主題論壇。在后期的反饋環(huán)節(jié)，高管們一致表示，論壇中的訓(xùn)練給自己帶來了許多啟發(fā)。自此，他們給予了培訓(xùn)工作越來越多的支持。

提升管理技能是關(guān)鍵

通常，高管們在6月份壓力最大，除了制定業(yè)務(wù)目標(biāo)與年度計劃，還要進(jìn)行半年度工作梳理。由于這些挑戰(zhàn)，可以辦一期“管理人員的壓力管理”主題論壇。在大量的壓力管理案例、視頻以及專業(yè)理論的基礎(chǔ)上，選取精華部分作為參考資料，并設(shè)計模擬游戲應(yīng)用于現(xiàn)場，激發(fā)管理者學(xué)會應(yīng)對壓力。

“內(nèi)部管理論壇”旨在幫助領(lǐng)導(dǎo)者提升管理技能，時間管理、目標(biāo)管理、壓力管理等工具都可以成為一期論壇的主題。endprint