自由超越：讓公關公司管理更輕松

紅樂

辛辛苦苦干了一年，發現賬上錢是虧的；

在項目執行的重要階段，主要的項目負責人突然離職；

新員工水平參差不齊，無法快速掌握公司的業務模式和各環節的工作方法；

……

對于公關廣告行業管理者來說，這些棘手的情況時有發生。那么如何輕松應對這些問題？

日前，記者采訪北京自由超越信息技術有限公司總經理夏勃川，請他詳解企業信息化管理的重要性，以及應用管理軟件的好處。

定位——服務業的ERP

信息化建設對于企業來講，是非常重要的任務。近年來，信息技術和互聯網技術飛速發展，為各行業信息化建設奠定了堅實的基礎。企業積極進行信息化建設，充分利用先進的it技術對經營和管理進行支撐，不能再依賴大量的人工來完成工作。只有這樣才能減少對人工的依賴，提高生產和管理效率，提高長遠的競爭力。

很多企業，都很重視信息化建設，但是，由于中國信息化的普及水平并不高，各種供應商的銷售誤導，使得很多人對信息建設形成了一定的誤區。有相當多的企業，認為信息化就是辦公自動化，或者認為實施了oa就是完成了信息化，這種認識是錯誤和片面的。實際上，企業各自管理的應用相當多，完成不同的業務需要不同的管理軟件，如記賬通常是用友或金蝶，商品銷售需要進銷存管理，而oa只是行政管理的軟件，完成簡單的審批和流轉，并不適用復雜的企業業務管理，而企業信息化的最重要的任務，就是要將關鍵業務的管理信息化，而這樣的任務通常是oa無法完成的。

“信息化建設對于企業來講是相當重要的事情，對公關廣告行業也不例外，但據我們所了解的情況，實際上企業信息化建設失敗的案例相當多，或者換句話說，成功的案例極低。”夏勃川說，很多企業是跟風上系統，在對自身和管理需求沒有認清的情況下，聽說某企業上了系統，就匆忙跟著上系統，很多企業急于上系統只是為了名義上或感覺上實現信息化、無紙化、自動化，但實際上對信息化建設的實質、方法和標準完全沒有概念。

公關廣告行業的最大特點就是高度依賴人，這就意味著不能夠像管理傳統制造業一樣去管理。擁有多年企業eRP軟件開發經驗的夏勃川告訴記者，每個行業都有自己的特點，很難用一款通用軟件來套用，而經過十年來大量的實踐證明，公關廣告企業更需要一款符合自身行業特點的管理軟件。

特點——細化到每一個案子

企業信息化建設的核心和基礎，是管理企業的關鍵業務，使用信息化的技術支撐企業的運營模式，為企業建立和鞏固業務模式。使這種管理模式的復制與擴張成本降到最低。提高企業內部的業務響應和處理速度。

信息化的核心，一定要能管理企業的關鍵業務。對于公關廣告企業來講，內部管理的業務主要是活動管理和媒介管理，而不同類型的公司，其突出的業務也不相同。

比如，活動類的業務，主要是項目過程的管理、采購供應商管理、項目財務管理，項目工作單管理，而通用的eRP產品或oa產品，很難適合目前這個行業的管理模式。對于公司來講，要對整體項目的運營各個主要環節進行管理，并且，項目人員和公司管理人員可隨時查看到項目動態、成本利潤，有效地控制成本利潤。

“系統對于供應商報價、客戶協議報價、項目詢價、項目預算報價提供了完整的數據支持和規范的管理，預算的人員只需要按界面要求填寫和選擇就可以完成項目的預算報價過程。管理者也能夠在后臺看到這些數據信息，進行管理，并實現數據和知識的積累。”夏勃川說，不同部門人員間的溝通，通過平臺，結合各階段的主要業務有效地進行。這種合作不是簡單的工作流審批，而是貫穿著全部重要的業務進行，而完成以項目的成本利潤為核心，覆蓋項目主要生命周期的全部管理業務。如立項、提案、報價、預算、合同、采購、借款、報銷、發票、項目進度、設計、工作量、結算等。每個階段都有特殊和重要的數據需要進行管理。

再比如，采購管理也是相當重要的業務，采購成本作為項目的主要成本支出，如果沒有專業的管理，則項目的報價會受到影響，項目利潤和利潤率就無法得到有效保障。因此，在業務管理過程中，有效進行供應商管理，供應商產品與服務的報價管理，產品比價，以及項目需求管理和比價的落實，就非常重要。這些都是核心業務，是直接影響企業項目的利潤的關鍵業務，也是信息化建設管理的重點工作。

優勢——助力企業快速發展

自由超越公司提供的公關廣告管理軟件，標準版功能就涵蓋了“項目管理”、“采購管理”、“財務管理”、“工時管理”、“客戶關系管理”以及其他功能。而在高版本功能中，可以實現“報價管理”、“比價管理”、“項目業務流程管理”。

企業信息化實施的步驟，應結合企業自身的實際情況，長遠規劃，突出重點，分步實施。企業各階段的重點任務可能都不太一樣，不能要求信息化建設大而全，一步到位，一蹴而就。應客觀地了解自身的情況，包括企業當前發展階段，信息化的基礎設施，預算情況，以及當前最迫切要解決的重要問題。然后，再根據這些情況，制定可行的信息化計劃。最簡單的方法一是從簡單問題入手，抓共性，二是從關鍵問題入手，抓重點。

目前，已經有十幾家公關和廣告公司正在使用自由超越的公關廣告管理軟件。用夏勃川的話說，選擇自由超越，能有效解決業務管理的問題，而且定制的痛苦非常少。因為他們非常了解行業的需求，現在的產品就可以滿足80%-90%以上的需求，這樣一來，管理軟件中定制部分的成本會很低，而實施周期則非常短。在實施后，還會有專人進行后續的咨詢和維護服務，確保系統長期穩定地運行，讓企業放心從事管理工作。