濰坊市公立醫院檔案管理現狀調查

劉 洋，王 杰

（山東濰坊濱海經濟開發區人民醫院，山東 濰坊 262737）

濰坊市公立醫院檔案管理現狀調查

劉 洋，王 杰

（山東濰坊濱海經濟開發區人民醫院，山東 濰坊 262737）

[目的]調查濰坊市公立醫院檔案管理的現狀，分析存在的問題，并提出合理化的管理建議。[方法] 采用分層隨機抽樣方法，對濰坊市12所醫院的院領導及檔案管理工作人員進行獨立自愿的問卷調查。[結果] 部分醫院對檔案管理重視程度不高；管理制度、機制方面還不夠健全，管理方法上稍顯粗放；檔案管理人才方面學歷偏低、專業性人才缺乏，檔案管理專業性水平不高。[結論] 應從檔案管理制度、方法以及專職人才培養等方面健全醫院檔案管理工作，更好地為醫療衛生工作服務。

醫院；檔案管理；管理制度；管理方法；管理人才

隨著醫療衛生體制改革的全面深入，醫院檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。檔案管理應順應改革要求，做出相應的創新與發展，但目前檔案管理在制度建設、管理方法、人才培養等方面仍存在諸多問題。醫院檔案作為醫院各項工作正常運行的重要參考資料，對醫院的發展、臨床醫學研究乃至醫療領域的進步有著極其重要的作用，它是醫院在歷史發展進程中的權威憑證和原始材料[1]，為醫院發展提供著第一手資料[2]，因而研究醫院檔案管理工作現狀并探索性提出對策建議具有十分重要的現實意義。

1 對象與方法

采用分層隨機抽樣方法，對濰坊市12家公立醫院的院領導及檔案管理工作人員進行獨立自愿的問卷調查。本研究共發放調查問卷120份，回收有效問卷108份，問卷的有效回收率為90%。對回收的問卷采用SPSS 13.0軟件建立數據庫，并通過描述性分析方法進行處理。

2 結果與分析

2.1 對檔案管理重要性的評價

所調查的12家醫院108名院領導及檔案管理工作人員中，院領導有72人(占66.7%)，檔案工作人員有36人(占33.3%)。調查結果顯示，有75人(占69.5%)認為檔案管理工作重要，見表1。

2.2 對檔案管理的重視程度評價

調查結果顯示，認為醫院對檔案管理工作重視的比例僅為33.3%，有46人（占42.6%）明確表示醫院對檔案管理工作不夠重視，見表1。

2.3 濰坊市公立醫院檔案管理現狀

2.3.1 醫院檔案管理制度

調查顯示，認為所在醫院沒有檔案管理制度的有17人（占15.7%），有檔案管理制度的有91（占84.5%），其中認為所在醫院檔案管理制度不夠健全的有46人（占50.6%），見表2。

2.3.2 醫院檔案管理機制與方法

調查結果顯示，認為所在醫院未建立檔案管理機制的有25人（占23.1%）；檔案管理方法健全的有29人（占26.9%），見表3。

2.3.3 醫院檔案管理人才

調查結果顯示，所調查的36名檔案管理工作人員中，本科及以上學歷僅有12人（占33.3%），檔案學專業人員僅有3人（占8.3%）；占86.1%的人員認為專業性檔案管理人員缺乏，占73.1%的人員認為醫院的檔案管理相關培訓活動不多，見表4。

表1 檔案管理重要性評價及醫院對檔案管理重視程度

表2 檔案管理制度健全情況

表3 檔案管理機制與方法情況

表4 檔案管理人員情況

3 討論

3.1 檔案管理制度不夠規范

本次調查發現，占15.7%的人員認為所在醫院仍沒有出臺相應的檔案管理制度；即便是擁有檔案管理制度的醫院中，仍有超過一半的被調查者認為醫院檔案管理制度不健全，亟待完善，提示濰坊市部分公立醫院仍存在“重臨床、輕管理、重業務、輕檔案”的意識[3]，醫院檔案的管理模式也一直沿用傳統的工作模式，管理方法陳舊，沒有形成統一的管理模式和管理制度[4]。

3.2 檔案管理機制不夠健全

本次調查發現，仍有超過五分之一的被調查者認為所在醫院沒有檔案管理機制；認為醫院檔案管理方法健全的人員還不足調查總數的三分之一。目前，多數醫院缺乏系統高效的檔案管理機制，檔案存放分散，存放部門管理范圍界定不清。如醫院辦公室，負責一般文書檔案、科技檔案等的歸檔整理等工作；人事部門負責人事檔案的存檔，醫療業務部門負責醫療文書檔案的存檔。缺乏統一的管理，不利于對檔案的安全性與完整性，使得醫院檔案存在一定程度的缺失[5]。

3.3 醫院檔案管理專業人才欠缺

調查發現，檔案管理工作人員學歷偏低，本科及以上學歷僅占33.3%；工作人員以兼職為主，檔案學專業人才不足十分之一；相關培訓活動少，專業人才缺乏。檔案管理工作的特殊性要求管理人員需具備專業的檔案管理知識和技能。但在實際工作中，檔案管理人員通常由部門的工作人員兼職，僅靠經驗進行管理，直接影響了檔案管理水平的提高。還有部分醫院對檔案管理的軟件重視程度不夠，檔案管理的現代化、信息化程度不高[6]。

4 建議

4.1 完善檔案管理制度，提高管理人員的檔案管理意識

首先應成立專門的部門負責檔案管理工作，建立崗位職責，明確責任人[7,8]。其次，應將檔案管理工作納入科室績效目標考核中，有效提高管理人員的檔案管理意識，做到獎罰分明，提高檔案管理工作的積極性。再次，醫院檔案工作人員需要轉變服務理念，以檔案資源的合理利用促進檔案服務領域的拓展，進而更好的為醫院工作人員、患者以及社會大眾提供醫療衛生服務[9]。

4.2 健全檔案管理機制，創新檔案管理方式

首先,醫院專門的檔案管理部門及負責人應積極創新引入新機制，如ISO9000質量管理體系及相關標準等[10,11]，以體系化帶動制度化，以制度化帶動機制化。其次，創新服務模式，以檔案專職部門帶動職能科室，職能科室輻射臨床科室的格局，形成自上而下的檔案管理體系[12]。另外，隨著科技的發展，檔案的信息化變得越來越重要，應實現檔案收集、檢索、利用一體化。

4.3 重視人才培養

首先，適當增加檔案管理人員的培訓力度，包括對《檔案法》及專業知識的培訓[13]。其次，應引進高學歷檔案學專業人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。

[1] 陳福貴,張 悅.對我院檔案管理的現狀分析與設想[J].中華醫院管理雜志,2006,(6):420-421.

[2] 章 潔,史維新.淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設,2011,(10):67-68.

[3] 劉 萍,劉緒真,于春霞,等.醫院醫療設備檔案管理工作[J].醫學信息,2010,(5):1202-1203.

[4] 王雅慧.對新時期醫院檔案管理工作的幾點思考[J].醫院管理,2012,19(1):149-150.

[5] 羅軍強,張曉霞,邱熾輝,等.加強醫院檔案管理努力實現檔案管理現代化[J].中國醫院管理,2000,20(8):28-29.

[6] 陸 蓉.對做好當前醫院檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2010,(8):31-32.

[7] 艾莉麗,劉鐵強.醫院檔案管理規范化可行性探討[J].中國醫院管理,2004,24(9):33-33.

[8] 劉承志,朱 潔,吳 蔚.醫院檔案信息化建設探討[J].中國病案,2010,11(12):53-54.

[9] 王霞玲,王鐵玲.有關醫院檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務,2012,(6):26-27.

[10] 洪 虹.醫療設備檔案的管理[J].蘭臺世界,2006,(13):37-38.

[11] 張秀玲.醫院檔案管理現代化是醫院持續發展的重要保證[J].檔案,2009,(6):56-57.

[12] 陳愛紅.醫院檔案網絡化管理的構建與優化途徑[J].中國醫院,2004,8(10):32-33.

[13] 曹 燕,錢建國.醫療設備檔案管理的幾點設想[C].//2008年中華臨床醫學工程及數字醫學大會暨中華醫學會醫學工程學分會第九次學術年會論文集,2008:13-14.

（本文編輯：鄒 楊）

Investigation on archives management in public hospitals in Weifang

LIU Yang，WANG Jie
（People's Hospital of Shandong Weifang Binhai Economic Development Zone, Weifang ShangDong 262737，China）

ObjectiveInvestigates current situation of archives management in public hospitals in Weifang. Analyzes the problems and puts forward rationalization management suggestion. Methods Investigated leaders and archives management staffs who independent willing to accept questionnaire survey from 12 hospitals by random sampling method. Results Several hospital's efforts on archives management were not enough in the survey. Management system and mechanism were not perfect. Management method was extensive. Most of archives management staffs were lack of educational background, professional staff was shortage and professional level was low. Conclusions We should pay attention to archives management working from archives management system, method and professional staffs training, so as to service for medical and health care further.

public hospitals, archives management, management method, management talents

R197.32

A

1003-2800（2015）08-0483-03

2015-04-30

劉 洋（1986-），男，山東濰坊人，碩士，主要從事醫院文秘與檔案管理方面的工作。

王 杰（1985-），女，山東泰安人，碩士，中級經濟師，主要從事社會醫學與衛生事業管理方面的工作。