信息化視域中檔案管理的策略研究

孟會貞

摘 要：在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，運用現代先進信息技術，爭取早日實現較完整意義上的全面的人事檔案工作信息化、現代化和資源共享，使人事檔案工作更好地運行，從而推進人事檔案工作沿著健康的軌道向前發展。本文首先反思了信息化時代人事檔案管理存在的問題 ，提出了信息化視域中人事檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞：信息化；檔案管理；信息時代

現代社會已經跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應規律，加強科學管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

1 信息化時代人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理的理念問題

在過去，用傳統的方法做人事檔案管理工作時，人事檔案管理的工作重心為歸檔，人事檔案管理人員只要做好檔案記錄、保存好人事檔案資料即完成自己的工作。在信息化的時候，人們要求能掌握大量的信息，人們對人事檔案管理工作提出更高的要求，人們要求能夠迅速的調閱人事檔案管理資料，要求人事檔案資料中記載的內容能準確、詳盡、直觀。這就要求人事檔案管理人員用新的理念完成自己的工作。

1.2 人事檔案管理的體制問題

在過去，由于人們對人事檔案的質量要求不高，因此人事檔案管理的制度比較松散，在那種環境下，人事檔案管理人員不太注重人事檔案的資料應該到哪里采集、整理人事檔案資料需要嚴格遵循什么規范、借閱人事檔案資料需要通過怎樣的手續等。在信息化的時候，信息成為一種重要的資料，人事檔案管理資料也成為一種重要的信息，部分單位在信息化時代依然延用傳統信息管理體制下擬訂的制度，在進行人事檔案管理時就會出現很多問題。

1.3 人事檔案人員的素質問題

信息化時代的人事檔案管理技術，對人事檔案管理人員的素質提出很高的要求。它要求人事檔案管理人員能先科學的管理技術看待人事檔案管理，能找到一套完善的人事檔案管理辦法；人事檔案管理人員能運用先進的科學技術做好日常檔案管理工作；能針對人事檔案資料做科學的研究分析，找到人們需要的信息。然而部分單位的人事檔案管理人員的檔案意識落后、管理手段落后，且他們沒有掌握必備的信息技術，人員素質問題成為信息化時代制約人事檔案管理發展的關系。

1.4 檔案信息的保密性和安全性差

檔案信息化的目的在于實現檔案資源的共享。檔案的密級不同決定了信息共享有一定的限制性，甚或在一定程度上需要保密。由于應用網絡等技術進行檔案信息化管理，網絡病毒和黑客等可以入侵計算機管理器，加上工作人員可能出現無意泄露，尚有電磁泄露、剩磁泄露等，這些因素無形中增加了檔案信息泄密的渠道和風險。檔案信息化管理離不開相應載體，泄密具有很強的隱蔽性，檔案信息是否被非法復制難以判斷，并且泄露后的檔案信息可借助網絡快速傳播，難以采取補救措施，致使保密性與安全性成為檔案信息化管理的一對矛盾體。

2 信息化視域中人事檔案管理信息化建設的對策

2.1 加強檔案信息化建設的思想

加強檔案信息化建設主要目的是對自動化信息管理系統的開發和應用，并以動態、即時、便捷性，不斷提高檔案管理水平，所以我們必須加強人事檔案管理的指導思想，對信息化建設的作用和意義給予充分的明確，這就是對人事檔案管理人員提出了更高的要求。所以我們要求檔案管理人員具備良好的學習態度，要勇于創新、創造條件對現代化信息技術進行充分利用。提高檔案管理人員的檔案意識，實現人事檔案管理工作系統的統一、全面，充分調動檔案管理人員的積極性和主動性。因為人事檔案管理工作并不是一蹴而就的，必須堅持從實際出發，循序漸進，不斷在實際工作中對信息化系統應用水平的提高。

2.2 實事求是地改進管理體制

應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

2.3 提升人事檔案與管理人員的綜合素質

檔案管理信息化是不斷完善、不斷優化的循序漸進的過程，這必須依賴于高素質的檔案管理人員。為了提高檔案管理人員的整體素質，必須加強繼續教育和職業能力提高，通過各種途徑提高專業學歷水平，使之掌握前瞻性知識和技能，以滿足檔案管理信息化的需要。計算機技術是檔案信息化管理的主要內容和核心。為了做到長期保存和利用檔案即人類活動的真實歷史記錄，檔案管理人員必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，必須能熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備，學會利用計算機制作、使用和維護電子文件，掌握電子文件的歸檔與管理的知識與技能，否則難以勝任現代檔案管理工作。因此，采取各種手段和方法，不斷提高檔案管理人員的業務素質和職業道德水平，具備較強的開拓創新意識；要不斷引進檔案信息管理急需人才和高端人才，補充新鮮血液，完善檔案管理人員的知識結構和能力水平，實現檔案信息化管理的科學化、制度化、標準化和人性化，為經濟社會發展提供強有力的支撐。

2.4 做好人事檔案信息的安全防范工作

人事檔案信息化管理具有優質、高效、快捷的特點，但存在的安全問題也不容忽視，必須加強防范。安全問題可來自于錄入、傳輸、調用、存儲等各個環節，因此除建立完善的安全管理制度外，還應從技術上加強防范。要通過加密技術防止第三者從截獲的文件中解出源文件；通過權限控制對訪問檔案數據庫的用戶進行身份驗證，防止無關人員隨意進入；要根據訪問人身份，確定對檔案資料的訪問權限；要通過監控技術（防火墻），阻止對檔案信息資源的非法訪問，也可以阻止非法訪問者的侵入，防止檔案的權限內容從數據庫非法輸出，使數據庫的信息和結構不受侵犯；還可以通過防寫技術來保護檔案的安全性，這樣就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改電子文檔的內容，保持人事檔案的原始性和真實性。此外，為了保證人事檔案的安全性，還應繼續加強對各類安全技術的研究與利用，同時要注重做好對干部人事檔案數據系統的備份工作，提高人事檔案的對計算機病毒的防范能力。

3 結語

總而言之，加快檔案管理信息化建設，這不僅能推進現代檔案管理的信息化進程，還可以促進檔案管理的發展更加規范和有序。在這種情況下，就需要充分合理使用較為先進的科學技術，把科學技術作為支柱，不斷改變管理理念，把人作為中心，增加資金方面的投入，建立一批綜合型人才，逐漸改善人事檔案管理質量，只有這樣才能使管理主體更好地為社會發展服務。

參考文獻

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