企業檔案的信息化管理思考

薛蓉

摘 要：企業檔案的信息化管理是企業信息化建設與發展的重要組成部分，是現代企業檔案資源開發利用的前提。筆者研究了我國企業檔案信息化管理的必要性，分析了發展存在的問題，并提出企業檔案的信息化管理手段，對企業檔案的信息化管理進行了有益思考。

企業檔案的信息化管理，即以數據庫為基礎，使用數字化方法和信息存貯手段，將以往的紙質文本檔案尤其是人事檔案等演變為數字檔案，建立數字化、信息化的檔案數據庫，利用計算機來計算和存儲，并做到企業信息資源共享。未來企業將全面開展檔案信息化建設，企業檔案作為企業管理工作的重要內容，對于檔案的管理將邁向一個新階段。數字化的檔案管理模式還有待考驗，存在諸多問題，還需要我們來認真研究與分析。

1 企業檔案信息化管理的弊端

1.1 檔案信息化建設未得到足夠重視

檔案信息化管理是一項復雜龐大的工程，投資大、見效慢。所以，企業檔案的信息化管理必須首先得到管理層重視，提供人力、物力、財力的支持，專業的管理人才和技術，先進的管理設備，健全的管理機制以及充足的資金支持。但是目前許多企業的管理層對這方面重視不夠，導致企業檔案的信息化管理工作滯后。

1.2 傳統的檔案管理手段很難運用到信息化管理中

我國檔案的信息化管理起步是在80年代。迄今為止，紙質檔案與電子檔案同時存在，傳統的檔案管理手段很難用于現代電子檔案管理當中，甚至一些大中企業的檔案信息化管理還僅僅停留在探索時期，造成部分檔案丟失以及泄露的現象[1]。

1.3 技術手段的限制，電子檔案安全性遭質疑

網絡的虛幻以及隱患的存在，網絡世界很容易受到黑客襲擊，造成重要資料的外泄和丟失，這是擺在檔案信息化建設者們面前的一道難題，要想做好檔案的信息化管理，必須要攻克這一難題，維護檔案網絡系統的安全，確保檔案資料保密性。

2 企業檔案信息化管理的主要內容

企業檔案信息化管理的原動力是計算機技術的使用。即充分運用計算機的高科技手段實現對檔案的記錄、存儲、更新、共享等功能。概括而言，企業檔案的信息化管理主要包括以下幾個方面：

2.1 檔案信息電子化

檔案信息電子化是檔案信息化管理的首要步驟，它是檔案信息化管理的前提和基礎，這要求檔案管理從傳統的紙質檔案逐步過渡到數字化、信息化管理，以電子手段來記錄和搜集整理檔案，作為實施主體的企業，其主要工作就是加快檔案轉變為電子檔案的進度，逐步以電子檔案替代紙質檔案，完善和加強電子檔案的管理，推動檔案信息化的進一步發展，首先要將以往的紙質檔案通過掃描等的形式進行電子轉化，方便計算機直接進行操作，另外就是推行無紙化電子化辦公，企業以后的辦公手段主要以計算機為基礎，從管理過程的各個環節來采取[2]。

2.2 檔案信息網絡化

建立檔案信息網的目的是利用，要引導企業從傳統的面對面服務逐步過渡到網絡服務形式，員工通過企業搭建的檔案網絡向檔案管理部門提出申請，管理員通過網絡接收信息并審核，最終為員工提供所需資料，整個辦公過程完全通過網絡完成，減少了許多不必要的環節，極大的方便了各個部門，提高了辦事效率，也大大提高了檔案的利用率。

2.3 檢索自助自動化

以往的檔案管理也在有意識的使用計算機來操作，比如利用計算機來檢索，但是遇到檔案量較大的時候，系統的落后導致使用時效很低，并且計算機僅僅起到輔助的作用，無法實現其優勢，使用計算機來進行檢索計算，高效快速，其優越性是以往檢索工具所無法超越的，此外，計算機檢索還擁有龐大的網絡資源支持，實現事半功倍的效果。

2.4 數字檔案一體化

上述三個方面進行總結便是這部分要說明的問題，將檔案管理的各個環節緊密聯系起來，成為一個閉環整體，進行一體化的管理，這就依賴于同一個計算機網絡平臺，該平臺要有先進的硬件支持和完善的軟件支撐才可以實現[3]。

3 企業檔案信息化管理的手段

3.1 建立和完善檔案管理信息化系統

在檔案信息化管理成功的企業中，建立檔案管理信息化系統并進一步完善，使其與企業管理系統放置在同一平臺實現資源共享，這是進行企業檔案信息化管理的基礎。此外，電子檔案的儲存應該是囊括所有文件的格式，支持多種操作，并且能夠將以往檔案處理的所有操作內容安排進來，能夠流暢的在計算機中應用，實現企業檔案信息化管理的一體化。做好這一工作，然后開始搜集和整理企業檔案并進行電子化管理，后期方便大家進行檢索和使用。

3.2 企業文件和檔案電子化管理

企業檔案信息化的首要工作便是要求企業各部門將現有文件進行數字化的處理，并有步驟的對公司所有文件轉換為電子文件，這樣在后期進行電子文件檢索和調取才會有據可循。有國外著名學者特里·庫克曾撰文，在電子網絡里，假如管理人員未主動和全面的將文件進行電子化轉換，那么在計算機檢索和處理過程中將不會出現這些文件，進而無法對其進行檢索、處理和使用。管控負責人對轉換的的進度要進行合理控制，確保電子文件轉換工作按時完成、文檔真實度高且文檔完整。在這個過程中，文件轉換后的真實性與準確性要嚴格把控，保障真實性和準確性，這就要求電子文件錄入時要準確、正確和完[4]。

3.3 培養檔案信息化管理人才

檔案信息化管理人才的素質高低對于檔案信息化管理起著至關重要的作用，因此要及時對相關管理人員進行基礎知識和操作技能的培訓，培養信息化管理的專業性人才。第一，重視信息化理論知識和實際操作相結合，避免脫節，管理人員除具備夯實的基礎知識，還要具備處理基本操作及應急操作的實際工作技能，針對不同企業，學習的側重內容頁不盡相同。比如科技類的公司其檔案具有科技性，整理的圖件及數字資料數量占據很大部分，還包括文檔、聲像實物，承包、費用、成本、科研、標準化等檔案，這對管理人員提出了更高要求。重視理論知識學習，更要重視實際操作，這兩方面應該成為評價管理人員業務能力的標準[5]。

3.4 檔案信息化安全性需要關注

為了確保安全，一些企業在進行檔案信息化管理的時候采用網絡分離的辦法，即公司網絡分為內網和外網，內網僅供內部工作使用的封閉網絡，它與外網采取物理隔離的手段，為系統安全提供基本保障。更為重要的是，要有一套完善的檔案信息安全管控制度，從制度上保護系統安全。另外，對于內部網絡也要安裝防火墻、殺毒軟件，確保萬無一失。分級別分層次控制，設定用戶訪問權限，限定不同權限的用戶所可以訪問的層級，按不同權限有層次的進行檔案信息查閱，既確保信息暢通性，也提高了信息的安全。重視培訓，培養員工的安全保護意識，嚴格遵守安全管控制度。

3.5 檔案信息共享化

企業的日常運營和長遠發展需要企業管理層能夠及時掌握和了解全面、準確、及時的各類信息。檔案文件僅僅是企業管理的一個部分，這一部分僅僅是起到留存作用，對于企業內部的信息反饋比較滯后，且具有一定的局限性。良好的企業運轉狀況要求企業需實現資源共享，確保企業內部相關崗位的人員能夠了解到企業經營相應的訊息[6]，因此企業檔案信息化不僅僅是檢索和安全的要求，還應提出更高的要求，建立與企業內部各鏈條的配合與合作，整合檔案資源與其他資源，優化企業檔案信息資源的分類與整理，實現資源共享，這既是企業提高管理的要求，也是企業適應現代化管理模式的必經之路。在推進檔案信息化管理的過程中，管理人員要有全局思想，對企業各部門的訊息資源實現優化配置，搭建企業內部綜合信息平臺，特別是檔案、文件、情報等資源的共享研究，是企業檔案信息化管理的重要目標。

4 結語

總之，企業檔案信息化管理是融合多種學科知識，需要各個部門協作，各個多環節綜合配套的系統工作。為推動企業檔案信息化管理的發展，企業需要充分認識檔案信息化管理的作用和意義，完善檔案信息化管理體制機制。在實施企業檔案信息化管理過程中要統籌兼顧，逐步推進，并在運營過程中及時解決遇到的問題并協助解決，確保資金投入時效性，企業檔案信息資源要充分利用，發揮其應有的作用，切實把企業檔案信息化管理實施下去。

參考文獻

[1]趙霞. 企業檔案管理系統研究與實現[D].天津大學，2012.

[2]項玉玲. 企業檔案管理信息化建設的思考[J]. 沿海企業與科技，2007，04：71-72+70.

[3]周建芝. 淺議企業檔案管理信息化[J]. 山西科技，2006，05：56-57.

[4]李佳妍. 企業檔案信息化探究[D].云南大學，2010.

[5]房麗娜. 新形勢下企業檔案管理信息化建設探究[J]. 辦公室業務，2013，03：32.

[6]孫燕敏. 新時期企業檔案管理信息化的建設[J]. 中國集體經濟，2014，04：29-30.