高職院校檔案管理信息化

劉常煒

摘 要 文章分析了高職院校在檔案管理信息化中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了相關(guān)對(duì)策，并介紹了Adobe Acrobat軟件制作電子檔案的方法。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 Adobe Acrobat軟件中圖分類號(hào)：TP313 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.02.087

Vocational Colleges File Management InformationLIU Changwei（Jinan Engineering Vocational Technical College， Ji'nan， Shandong 250020）Abstract This paper analyzes the problems in vocational college file management information， and proposed countermeasures to solve these problems， and describes methods of Adobe Acrobat software to create electronic archives.Key words file management; information; Adobe Acrobat software

高職院校的檔案對(duì)于保存學(xué)校的歷史、提高教育教學(xué)水平有著非常重要的意義。

傳統(tǒng)的檔案管理中，歸檔材料的整理、保管、查詢等都是采用手工方式完成的。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校的檔案管理逐步由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案，管理方式也逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。它可以極大地提升檔案管理人員的工作效率，方便檔案的查找與使用，是高校檔案管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。

1 存在的問題我國(guó)的高職教育起步晚、起點(diǎn)低，在檔案信息化建設(shè)中存在管理?xiàng)l件、管理水平、人員素質(zhì)等問題，主要表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：（1）檔案管理信息化建設(shè)觀念落后。很多高職院校的主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不高，沒有認(rèn)識(shí)到檔案在學(xué)院發(fā)展中的重要作用，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)更是缺乏認(rèn)識(shí)，所以，會(huì)出現(xiàn)專職檔案管理人員缺乏、檔案管理制度不完善、檔案管理工作方法陳舊等現(xiàn)象。

（2）檔案管理的軟硬件條件相對(duì)落后。很多高職院校是由中專升格或是幾所大中專院校合并而來，基礎(chǔ)設(shè)施較簡(jiǎn)陋，資金往往照顧不到教學(xué)以外的部門，制約了檔案管理的信息化發(fā)展。硬件方面，很多學(xué)校檔案管理設(shè)施設(shè)備僅能滿足于檔案的日常管理，配置落后;軟件方面，沒有采用比較先進(jìn)的檔案管理軟件，導(dǎo)致工作效率不高，不能較好地體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。資金投入不足、軟硬件條件落后是制約高職院校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。

（3）檔案管理隊(duì)伍信息化管理水平有待提高。目前檔案管理隊(duì)伍中檔案學(xué)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的鳳毛麟角，多數(shù)檔案管理人員學(xué)歷不高，且缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，限制了檔案管理的信息化。

（4）檔案管理制度不完善。目前的高職院校檔案管理還存在比較大的隨意性，規(guī)范化程度低、完整性欠缺，檔案處理不科學(xué)規(guī)范，欠缺適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施和保密措施。

2 高職院校檔案管理信息化的若干建議（1）提高檔案管理人員素質(zhì)和服務(wù)理念。應(yīng)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息化培訓(xùn)，滿足信息化檔案管理的要求，提高工作效率，調(diào)動(dòng)其工作積極性。轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的服務(wù)理念，采取走出去，主動(dòng)獲取的工作策略，將有價(jià)值的檔案信息及時(shí)歸檔。

（2）提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高職院校要多方籌措資金，增加對(duì)檔案管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)、管理軟件，以滿足檔案管理信息化要求，提高檔案管理的科技含量。

（3）提升檔案信息化程度。現(xiàn)在，高職院校中很多文件都采取了電子文件，對(duì)檔案管理的要求也逐漸提高。傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏靈活性、準(zhǔn)確性，信息共享程度非常低，查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需要。因此，檔案部門應(yīng)對(duì)檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，會(huì)大大提高檔案管理的速度和準(zhǔn)確性，查詢也變得簡(jiǎn)單便捷。

3 使用Adobe Acrobat軟件制作電子檔案介紹Adobe Acrobat是一款非常方便的制作電子檔案的軟件，它可以將紙質(zhì)檔案掃描為pdf格式的電子檔案，也可以將word格式轉(zhuǎn)換為pdf格式，便于統(tǒng)一格式存檔管理。同時(shí)，還可以將pdf格式的電子檔案轉(zhuǎn)為word格式并具有較高的準(zhǔn)確性。該軟件操作簡(jiǎn)單，基本懂得計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員也可以很快上手使用，現(xiàn)在將其在制作電子檔案是用到的操作簡(jiǎn)單介紹如下（圖1）：首先，下載并安裝Adobe Acrobat軟件。下載地址：http：//www.3987.com/xiazai/2/47/28193.html。安裝成功后，開始菜單程序中會(huì)出現(xiàn)該菜單項(xiàng)，啟動(dòng)后的主要菜單如圖1，word中的一些選項(xiàng)也會(huì)增加Adobe Acrobat的相關(guān)功能。

（1）將word文檔轉(zhuǎn)換為pdf格式文檔?？梢詥螕簟拔募蛴　?，將打印機(jī)選擇為“adobe pdf”，如圖2。

單擊打印后，出現(xiàn)另存pdf文件為對(duì)話框，將其保存為合適位置即可。也可以單擊“文件—另存為”，將文件類型選為pdf格式保存。

圖2 圖3（2）紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)為pdf格式電子檔案。單擊“文件—?jiǎng)?chuàng)建pdf—從掃描儀”，可以直接將掃描的紙質(zhì)文件創(chuàng)建為pdf格式的電子文檔。也可用掃描儀將其掃描為圖片文件，在Adobe Acrobat軟件中單擊“文檔—插入頁面”，選擇文件類型為掃描的文件格式，在之后彈出的對(duì)話框中選擇插入位置，如圖3，即可將掃描后的檔案轉(zhuǎn)成一個(gè)pdf文檔。Pdf文檔比圖片節(jié)約硬盤空間，也容易使檔案統(tǒng)一格式，使用該軟件操作起來也較容易。

（3）pdf格式文檔轉(zhuǎn)換為word格式。點(diǎn)擊“文件—另存為”，選擇word文檔類型，即可轉(zhuǎn)換為word格式。

（4）從網(wǎng)頁創(chuàng)建pdf電子檔案。有些需要存檔的材料來自網(wǎng)絡(luò)，Adobe Acrobat也提供了從網(wǎng)頁創(chuàng)建pdf格式文檔的功能。單擊“文件—?jiǎng)?chuàng)建pdf—從網(wǎng)頁”，輸入網(wǎng)址及獲取位置，如圖4，創(chuàng)建即可。

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