淺談煤炭企業規范采購流程 實現降本增效

施培忠（淮南礦業集團物資供銷分公司,安徽 淮南 232001）

淺談煤炭企業規范采購流程 實現降本增效

施培忠
（淮南礦業集團物資供銷分公司,安徽 淮南 232001）

物資采購流程管理的優與劣關系到煤炭企業成本管理的成敗，對物資采購流程的控制就顯得越重要，筆者提出合理制定計劃、正確確定采購方式、選擇合適的供應商、確定合理的價格、規范簽訂合同等方面加強采購流程的管理，實現降本增效。

煤炭企業；采購流程；降本增效

采購流程：計劃、采購、驗收、入庫、付款等。采購流程的管理關系到煤炭企業的生產質量和經營效益，規范采購流程是企業管理的重點工作之一。筆者認為可以從“合理制定計劃、正確確定采購方式、選擇合適的供應商、確定合理的價格、規范簽訂合同”等方面加強管理，實現降本增效。

1　科學合理的制定計劃

計劃是采購的源頭，只有計劃制定正確、合理才能保證采購的物資物盡其用、不積壓，這就要求使用單位、基層業務員核實計劃的合理、正確性，了解物資使用地點、數量、時間，核對庫存，確保采購的物資在合理的時間、地點、數量送到現場。

采購計劃涉及到多部門的工作，（1）由生產單位根據生產計劃提出申請表，（2）計劃申請單交物資計劃部門，計劃部門根據庫存情況及以往消耗情況，編制正式采購申請交采購部門，（3）采購部門根據資金大小選擇采購方式：比價、議標、招標。

由于集團公司需要的產品逐年增加，為了滿足生產供應特別是進口配件，必須提前儲備物資，造成儲備資金居高不下，為了控制成本，加大對生產單位、計劃管理部門、采購部門的儲備資金考核，與其工資掛鉤，并對超期不領用物資，嚴格追究提報計劃的生產單位，盡可以避免生產單位隨意提報計劃的現象，對計劃、采購人員每月下達儲備資金指標，促進計劃人員工作的嚴謹性、準確性，采購人員的責任心，層層把關，從源頭上控制，減少庫存積壓，降低儲備資金占用，減少了物資采購，從而降低了煤炭企業的生產成本。

2　正確的確定采購方式

根據采購物資的金額大小確定采購方式：

（1）單一物資估算采購金額超過20萬元的，或同一品種物資批采購估算金額達到50萬元的，應進行招(議)標采購。同一物資年度內連續比價采購金額累計超過50萬元且可能長期消耗的，應采用招(議)標方式采購。

（2）單一物資采購金額在20萬元以下的，或同一品種物資批量采購金額在50萬元以下的，可進行比價采購。

（3）針對不具備招(議)標條件和比價采購條件、首次采購且單一物資采購金額5萬元以上20萬元以下（同一品種物資批量采購金額20萬元以上50萬元以下）的獨家報價或其他價格難以把握的物資實行集體議價采購。

采購基本原則：1）首選生產廠家、其次代理商、最后經銷商；2）配件跟著主機走，用誰的主機就用誰的配件；3）性價比最優化基礎上的采購；4）應招盡招；5）能招不議。

通過合理的確定采購方式，增強了競爭、實現規模采購效益，降低了采購成本，增加了企業效益。

3　選擇合適的供應商

采購渠道的選擇，直接影響到煤炭企業的經濟效益，是物資采購控制的重要一環。通過相關部門的共同考察，審核資質、生產規模、生產能力、生產質量、售后服務、信譽等條件好的供應商作為渠道內供應商，為采購到性價比最優的煤炭企業所需的物資打下基礎。

日常招標，應邀請準入渠道內三家以上技術領先、實力雄厚、重信譽、業績好且產品檔次相當的供應商參與。

通過加強對供應商的報價、產品質量、送貨、售后服務等方面的考評實行優勝劣汰，促進公平、合理競爭。

4　確定合理的采購價格

采購價格的確定，直接影響到煤炭企業的成本，是物資采購中控制的重中之重。為了保證采購到質優、價廉的產品，一方面要了解市場行情，合理測算價格，一方面在市場調查的基礎上，積極采取與供應商開展競爭性談判，要在保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調到認可的空間。以采購總成本最低為目標，建立戰略采購體系。

為了保證合理的采購價格，業務部門要密切關注市場行情，積極搜集有關價格信息，認真測算標底價，使標底價更加接近市場價格水平，為采購價格提高依據。

（1）通用的、配置簡單的產品價格測算。有歷史采購價的，可依據歷史采購價并參考采購間隔期內主要原材料市場價格的變化情況，做適當調整后形成標底價。

沒有歷史采購價的，應搜集與產品有關的資料，對產品進行解剖，分析其結構、功能及材質、重量等，并與相近或類似的產品進行比較，測算出產品的標底價。也可以通過網絡或電話等咨詢其他廠家(特別是備選供應商)的報價，結合采購批量、付款條件等因素，形成標底價。

（2）專業性較強的產品或設備的價格測算。應在充分技術交流，弄清產品結構功能、材質、單重、配置等技術指標的基礎上，再通過分項核價、市場詢價等方式測算標底價。主機廠配件還應參考主機的價格。

（3）進口產品的價格測算。要盡可能提供詳細的生產企業資料、進口清關手續、對其他用戶的銷售合同等，利用掌握的市場信息，對產品制造成本、運輸費用及關稅等進行核算，最終形成標底價。

（4）同一規格型號，功能相同，但生產廠家不同，產品明顯不在一個檔次的，可劃分為兩至三個組別，分別測算標底價。

價格管理部門要積極了解市場行情，對各業務部門測算的標底價進行分項拆解核算確定標底價；或依據其他供應商功能、配置、規格等相同(相近)產品的價格確定標底價；必要時，可組織相關單位進行市場調研，以便確定標底價。

通過價格的合理測算，在比價、招標時增加了與供應商談判的依據，保證企業以合理的價格采購到合適的產品。

另外通過規模采購、付款方式的優惠、淡季等條件獲取最低的采購價格，從價格、質量、售后服務、交貨期、運費等方面比較選擇性價比最優的廠家，降低企業的采購成本，增加企業的效益。

5　規范的簽訂合同

業務部門簽訂合同時要保證合同的條款規范填寫、嚴謹準確、完備齊全，合同中應注明采購物資的名稱、數量、配置、價格、金額、質量要求、交貨時間、交貨地點、驗收辦法、費用承擔、稅率、付款方式及違約責任等內容。

凡需簽訂技術協議的合同，技術協議經集團公司技術主管部門審核簽字后，每頁由雙方代表人簽字，并隨合同歸檔一份原件。

同時紀委加強在線監督，對不規范的合同隨時退回，避免不必要的損失及合同糾紛，保證了煤炭企業生產所需物資保質保量的供應。