關于醫療衛生事業單位干部人事檔案建設的建議

摘要：從醫療衛生事業單位干部人事檔案整理過程中存在的部分介質材料及存儲、查閱方式方法等方面提出的部分意見和建議。

關鍵詞：人事檔案；存儲介質；解決思路；建議

干部人事檔案是組織、人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用等工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料，并按照有關規定進行整理后組合起來的個人檔案，是歷史地、全面地考察理解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

2014年我單位人事科接到主管單位通知需按照中央組織部印發的《干部人事檔案材料收集歸檔》（中組發（2009）12號）文件要求進行干部人事檔案集中整理工作。

現有人事檔案自上次整理已近5年之久，部分醫衛人員職稱材料、年度考核、學歷材料、工資材料等均已更新，此次整理本著“真實、完整、條理、精煉、實用”原則在原檔案基礎上對檔案內容進行補充整理。此次整理的目的是為了進一步提高干部人事檔案的質量，保證干部信息真實準確，充分發揮干部人事檔案對領導班子和干部隊伍建設的基礎保障作用，為后繼干部選舉營造風清氣正的選人用人環境。

1 在干部人事檔案整理的過程中主要存在以下問題

1.1檔案材料用紙規格參差不齊 1991年，我國《干部檔案工作條例》出臺，其中第26條規定“干部檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙”。據此，同年出臺的《干部檔案整理工作細則》對干部人事檔案“技術加工”及裝具在目標、要求、方法等方面做了相應闡述，此后出臺的各級各類干部人事檔案的文件，開展的達標、審核活動等，凡涉及用紙規格及案卷整理，都嚴格遵從這一主旨要求，并一直延續至今。

1999年底，國家質量技術監督局下發《國家行政機關公文格式》，要求國家行政機關公文自2001年1月1日開始實用國際通用型A4紙，其他機關公文參照執行。《國家行政機關公文處理辦法》也要求“公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米（mm），寬184毫米（mm）），也可采用國際標準A4型（長297mm，寬210mm）。

由此，干部人事檔案用紙規格規定與國家公文用紙標準及人們的用紙習慣之間的沖突不可避免，導致檔案材料在裝訂和查閱上具有一定影響。

1.2醫療衛生事業單位干部人事檔案材料的補充更新有時滯 醫療衛生事業單位由于其特殊性，在檔案管理的過程中缺乏有效的監督更新管理，導致干部檔案材料的內容補充不及時，不完整。干部人事檔案材料的搜集整理，依據一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂，使之形成系統化和條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充，主要方法包括：①集中時間、集中人力、集中地點的整理；②日常工作整理。

因此，在領導的重視程度及缺乏相關檔案管理專職人員的情況下，相關材料的更新速率、效果等方面具有一定的時滯性。

1.3卷宗內筆跡、墨跡受存卷環境影響有不同程度的損壞 干部人事檔案存檔環境如：溫度、濕度、光照和有害氣體等條件因素會使紙張發生氧化反應，降低紙張強度，縮短紙張壽命，同時字跡會發生擴散，洇化等現象。同時，灰塵和外力會使紙張發生粘結，給紙張帶來霉菌等。因此，干部人事檔案對存檔環境要求較高。

1.4集中整理過程消耗的人力、物力較大 以我單位為例，我單位存檔主管單位在職人員干部檔案共935份（不含處級及以上干部），離退休人員檔案共564份。從前期的一審對短缺材料的認定，到中期二審的材料搜集、鑒定、整理分類，到后期編目、排序、裝訂、上架，共計耗時近一年左右時間，集中動用人力約30人次，加班加點。在整理過程中耗用編目、裝裱A4紙約3箱（10本/箱、500張/本）。部分干部、群眾對檔案整理工作不了解、不支持，需要提供的相關材料補充不夠及時，給檔案完整性整理造成嚴重時滯，部分人員在檔案目錄已打印裝訂的情況下再補充材料，需要重新組織人力、物力進行排版、修改目錄、重新裝訂，不僅拖沓時間而且還造成很大的資源浪費。所以，整個整理過程在人員統籌和材料使用上消耗資源較大。

2 解決思路

2.1規范干部人事檔案用紙標準 目前，原有檔案內形成的部分1988年、1999年干部履歷表、《招工審批表》、年度考核材料、工資材料及學歷材料等為16開型規格，其他材料如：2000年后形成的干履表、學歷材料等為A4標準紙。建議相關部門應制定干部檔案用紙標準規定，統一規格，方便更好的保存利用。

2.2建議專人專管，及時收集和補充檔案材料 除人事部門設置專職檔案管理人員外，各級科室也應在人員配置上設置臨時檔案管理員參與本科室人員檔案材料的管理，與主管單位檔案員對接，做到專人專管。要求干部人事檔案工作人員應熟悉黨和國家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方針、政策。如調配、任免、錄用聘用、考核考察、政策、獎懲、工資、教育培訓等工作情況，了解有關方針政策，并能用以指導工作，保證干部人事檔案管理工作有明確的指導思想和正確的方向。積極改進材料搜集方法，主動與被動相結合，確保材料內容搜集的及時性、準確性。

2.3遵守新《干部檔案工作條例》第27條規定：“根據安全保密、便于查找的原則要求，對干部人事檔案應嚴密、科學地保管”。干部人事檔案的存儲保管應具備必須的物質條件，①堅固、可靠，符合標準的庫房；②鐵質檔案柜（架）；③符合規定要求的檔案卷皮（夾）；④應當具備的保護性措施，如，空調、去濕機、溫度記錄儀、濕度記錄儀、吸塵器、報警裝置、防火裝置、排風扇、鋼窗等。要經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施。（要求：溫度14℃～24℃，相對濕度45～65%）。

2.4提高干部群眾對人事檔案重要性的認識 干部人事檔案是按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容，是一種專門檔案。是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

因此，加快干部檔案信息化建設，逐步實現干部檔案電子化管理，是干部檔案整體工作走向制度化、規范化、科學化的必然途徑。但目前在醫療系統內部要實現干部檔案信息電子化管理還存在一定難度。如何實現干部人事檔案電子化信息管理，使之更好地為干部選拔任用工作服務，已成為當前干部檔案管理的一個新的課題。

參考文獻：

[1]汪小琴.削足適履，本末倒置-干部人事檔案用紙規格、案卷整理“一刀切”弊端之分析[J].山東檔案，2010，15（4）. 編輯/馮焱