淺析信息化電子檔案管理策略

摘 要：為了滿足社會發展的需要，進行信息化電子檔案體系的健全是必要的，這就需要進行電子檔案管理策略的更新，保證其信息化、網絡化等的協調，使其廣泛的應用于各個領域，保證各種社會實踐活動的開展，保證其電子檔案應用效益的提升，更有利于電子檔案的現代化發展，保證檔案體系的健全，實現其內部各個工作環節的協調。這就需要引起相關檔案管理者的重視，順應時代的發展趨勢，更加科學的認識到電子檔案的優劣點，做好電子檔案的管理研究工作，提升檔案管理的綜合效益，保證其電子化進程的不斷推進。

關鍵詞：信息時代；社會發展；電子檔案；管理；電子研究

1 關于電子檔案特點及其應用模式的分析

（1）我們所處的時代是高度化的信息發展時代，在我們的日常生活中，電子計算機已經成為了必要的角色。在社會發展過程中，通過對電子計算機及其現代通信技術的協調，更有利于提升信息技術的應用效益，在此基礎上，催生了一系列的社會需要。電子檔案就是在這種背景下孕育而生。

電子檔案的定義，就是生活過程中的具備工作價值及其繼承價值的電子信息數據集合體。其需要進行計算機系統的處理并且進行機讀材料的有效存儲，從而保證電子檔案的形成，相對于傳統的紙質檔案技術形式，其存儲及其管理方式是不同的，這就給予檔案管理巨大的挑戰，也就需要引起相關檔案工作者的重視，認識到電子檔案管理工作的必要性，認真的協調電子檔案管理的各個環節，保證現階段電子檔案管理工作的有效開展。

相比于傳統的紙質檔案模式，電子檔案具備的特點更加的明顯，并且其具備更高的優越性，其文件記錄方式是多樣化的，其變化形式是非常大的。一般來說，傳統的檔案管理工作都是需要檔案人員進行操作，其工作效率是比較低的，并且受到傳統歸檔方法的限制，其檢索查閱起來也是不方便的，難以進行檔案作用的有效發揮。電子檔案的出現，改變了傳統的信息承載介質模式，通過對計算機環節的協調，更有利于檔案的存儲歸檔模式的開展。

（2）相對于傳統的紙質檔案，電子檔案信息是更加方便化的，其涉及數字技術的應用。在其應用過程中，電子檔案需要進行數字編碼形式的工作，進行內容載體的記錄，這一系列的信息都儲存在這些光盤或者磁盤等載體上，比如光盤載體上的信息斑點都是利用激光進行刻寫的。當然，為了提升其應用效益，電子檔案信息需要做好壓縮編碼或者其他加密工作，這就需要進行解壓、解密工作的開展，進行其內部存儲信息的獲取。

電子信息的應用對于元數據及其背景信息的要求是非常高的。電子檔案的元數據必須進行文件信息的依附。否則無法進行電子文件原貌的恢復。電子檔案的前身是電子文件，里面的背景信息的補充需要引起重視，避免檔案的不合理的利用。

（3）通過對電子檔案特點的分析，電子檔案具備獨特的優越性，通過對電子檔案的應用，可以更好的進行檔案管理人員勞動強度的減輕，更有利于提升其工作效率。在社會高度發展的今天，通過對信息網絡系統的升級，更有利于提升檔案歸檔工作的效益，有利于其管理方式的快捷化，有利于其信息的良好應用，解決了檢索查找、歸檔等的麻煩，減輕了工作人員的自身壓力，提升檔案工作的整體質量，保證了檔案管理工作的良好開展。

通過對檔案管理的電子化的管理，更有利于實現文檔的保密性。在傳統的紙質檔案應用過程中，檔案的查閱是需要進行整卷利用的，雖然要進行一部分文檔資料的查閱，但是查閱者往往要進行整卷檔案內容的觀察，這就難以保證文檔管理的整體保密性。通過對電子檔案的電子化的管理，可以克服該缺點，更有利于檔案文件的保密。

（4）通過對電子檔案的微機管理，更有利于實現檔案管理工作的應用質量，檔案工作的查閱及其適用，其檔案的查閱及其適用工作的開展，提升其文檔卷宗的整體質量。在文書立卷工作中，立卷人需要根據自己的理解來進行操作，其要求立卷人對立卷標準的尺寸給予統一性的要求，否則必然影響到案卷的整體質量。如果不能控制好上述工作，就嚴重影響了日后檔案的查閱及其適用工作。如果進行檔案管理的微機管理工作，就非常有利于電子化檔案的管理，將檔案人員從繁重的整理工作中解脫出來，發揮更多的時間及其精力在檔案開發利用中，更好的進行文書檔案的工作質量及其利用效率的提升，保證了文書檔案的更有效的價值。

2 電子檔案控制管理環節的優化

（1）在電子檔案的管理過程中，進行體制的更新是必要的，這涉及到各個檔案管理制度的細節環節，需要保證這些環節的協調發展。通過對文件管理前期指導及其控制措施的協調，更有利于提升檔案部門的應用效益，有利于文件的有效查閱利用，有利于檔案部門的統一化的監督及其指導，保證其科學化、合理化、統一化電子文件歸檔管理工作的開展。

為了保證電子檔案的良好工作，進行電子檔案的轉換性的控制是必要的，從而提升電子檔案的保密性。在日常工作中，為了滿足不同業務的需要，電子文件可能要進行載體的轉換應用，這里面涉及到文件的自身字體、格式等，不利于保證電子文件的原始性，雖然保持了其真實性，但是不能達到計算機的文件保護的作用。

如果僅僅進行文檔的只讀及其電子文件的加密應用，是不利于進行電子文件的有效保護的，這涉及到計算機系統的信息獨立應用性，這種特點與計算機的整體應用環境是密切相關的，總的來說，系統的信息變動是非常簡單的，經過修改后，也有利于新型文件的形成，并且讓人看不到其變動情況。如果這些電子檔案文件出現問題，又沒有進行相關的備份，就可能出現數據修改后，無法進行還原的情況，有必要實習電子文件的備份工作，從而提升電子檔案的整體保密性，這也就是說，要進行電子文件的備份存檔工作。

（2）這就需要進行電子檔案的管理及其控制，做好這兩個環節的協調工作，需要給予工作人員相關的操作職權，并且做好這些權限的審核工作。在職權的認定過程中，需要做好系統的注冊登陸工作。這涉及到拷貝及其回收管理工作，從而滿足使用者的自身需要，保證權限確認工作的良好開展，提升拷貝制作工作的效益。在這個環節中，需要辯證的認識存儲信息的整體拷貝應用，避免拷貝資料出現再復制的情況，這些環節的開展，都是為了提升電子檔案的整體安全性，有利于電子檔案信息的良好管理及其控制，保證系統的跟蹤監控環節的協調，實現其整體記錄的優化。

為了滿足現代化工作的需要，進行檔案管理隊伍體系的健全是必要的，從而適應當下電子文件體系不斷健全的今天，提升電子信息管理、檔案管理等的效益，提升檔案管理人員的整體應用素質，進行多渠道的技術及其管理人才的引進，進行高素質、高思想等人才的引進，認真的做好文書及其檔案工作，保證檔案人員的專業化的培訓工作，進行優秀電子檔案管理人才的積極培養。

在現階段電子檔案管理過程中，推動檔案信息化建設是必要的，這需要抓好檔案的數字化應用體系，提升信息化工作水平，進行電子檔案管理工作的效率優化。這離不開對電子檔案自身特點的分析，離不開對計算機網絡技術的應用，離不開對電子檔案自身硬件的控制，從而提升軟件建設的綜合效益，保證電子資料管理工作的開展，電子文件內部各個環節的協調，電子檔案管理人員的自身應用素質，順應這下時代的發展，向社會提供積極有利于的電子檔案管理技術。

3 結束語

為了提升電子檔案的整體管理水平，進行信息化電子檔案管理策略的更新是必要的，這需要引起相關檔案管理人員的重視，實現整體檔案工作效益的提升。