現(xiàn)代檔案管理探討

摘 要：文章對現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)況以及存在的問題進(jìn)行了分析，在現(xiàn)代檔案管理過程中應(yīng)用了很多的新技術(shù)，數(shù)字檔案管理成為了必然趨勢。對數(shù)字檔案管理的必要性進(jìn)行分析，并且對數(shù)字檔案的管理具體步驟進(jìn)行了討論，希望能夠針對出現(xiàn)的問題找到更好的解決措施，這樣能夠?yàn)闄n案管理者提供必要的參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；數(shù)字檔案管理；管理流程；措施

檔案是一種歷史的記錄，不僅僅是記錄個(gè)人的成長過程，同時(shí)，也會(huì)對整個(gè)社會(huì)的發(fā)展情況進(jìn)行記錄，因此，在社會(huì)發(fā)展過程中檔案的作用非常重要。對現(xiàn)代檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理是一個(gè)非常重要的問題，目前傳統(tǒng)檔案館正在逐漸消失，取而代之的是電子檔案，因此，數(shù)字檔案館的地位越來越重要。未來的檔案館在服務(wù)方面要能夠做到以技術(shù)手段快速向社會(huì)提供必要的信息，其也慢慢成為了檔案館建設(shè)的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的一個(gè)必然結(jié)果，因此，對數(shù)字檔案管理一定要重視。

1 檔案管理現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)代檔案管理

現(xiàn)代檔案管理流程和紙質(zhì)檔案管理存在著很多的相同之處，分為收集、鑒定、整理、分類、保管、利用等流程，而且還要具備特殊的傳遞功能。時(shí)代不斷發(fā)展，社會(huì)也在進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案制度雖然仍在運(yùn)行，但是，出現(xiàn)了不能很好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)象，因此，現(xiàn)代檔案管理有了很大的發(fā)展。現(xiàn)代檔案材料在收集渠道方面非常的廣泛，而且收集制度都比較的完善，但是，因?yàn)椴牧系氖占瘯?huì)涉及到很多的部門，這樣在實(shí)踐過程中就出現(xiàn)了很多的問題。導(dǎo)致一些檔案內(nèi)容只是能對個(gè)人的生平基本情況進(jìn)行反映，但是對人才的選拔、培養(yǎng)等不具備很大的影響，在社會(huì)發(fā)展中起到的作用也非常有限。現(xiàn)代檔案管理中對其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別是非常重要的組成部分，其要求材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。檔案在形成過程中，存在著部門監(jiān)督不完善的情況，很多的領(lǐng)導(dǎo)干部對員工的檔案隨意進(jìn)行更改，導(dǎo)致出現(xiàn)很多的暗箱操作事件，最終出現(xiàn)了很多的假檔案。為了避免出現(xiàn)這種情況，檔案監(jiān)督工作也要進(jìn)行重視。

1.2 現(xiàn)代檔案管理弊端

1.2.1 檔案檢索效率不高

檔案的檢索方式分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，在現(xiàn)在，傳統(tǒng)的手工檢索還占用很大的比重，這種檢索方式人們比較熟悉，但是，這種方式會(huì)出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間的情況，導(dǎo)致檢索工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量不高，效率低下的情況。

1.2.2 部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室在很多的單位中重視程度不一，其應(yīng)該是管理規(guī)范而且環(huán)境良好的地方，但是，一些單位在建設(shè)過程中只對硬件設(shè)施進(jìn)行了完善，對檔案管理方面沒有進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致檔案利用受到影響。

1.2.3 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

對檔案管理工作沒有進(jìn)行重視，檔案管理人員配備方面也存在著一定的問題，通常情況下檔案管理人員都是由其他人員兼任，這樣在管理手段方面就出現(xiàn)了比較陳舊的情況。很多的檔案管理人員對檔案管理不了解，在調(diào)閱檔案方面都是采用比較原始的手工操作方式，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)黃、字跡褪色的問題，對檔案的完整性以及安全性會(huì)產(chǎn)生很大的影響。

1.2.4 檔案收集工作力度不夠

檔案管理要有一套完整的收集歸檔管理制度，這樣才能對檔案的全面性進(jìn)行掌握，同時(shí)，材料要是在內(nèi)容和形式上相同，也會(huì)導(dǎo)致檔案的真實(shí)情況無法體現(xiàn)，這樣就使得檔案的建設(shè)沒有任何意義。

1.2.5 檔案管理的信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)被應(yīng)用到了各行各業(yè)，其在現(xiàn)代辦公中起到的作用非常大。但是，在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)并沒有得到廣泛的應(yīng)用，對管理效率的提高沒有幫助，同時(shí)，也導(dǎo)致了資源浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2 數(shù)字檔案的必要性

傳統(tǒng)的檔案擔(dān)負(fù)著信息采集、存儲(chǔ)、傳播以及版權(quán)控制方面的重任，數(shù)字檔案也兼具著同樣的任務(wù)，只是在內(nèi)容、采取手段以及服務(wù)方式上發(fā)生了變化。數(shù)字檔案的建立有如下原因：首先，因?yàn)閿?shù)字檔案是虛擬和現(xiàn)實(shí)的結(jié)合，這樣就會(huì)出現(xiàn)大量的數(shù)字化信息存儲(chǔ)在很多的磁盤上，利用計(jì)算機(jī)使其和網(wǎng)絡(luò)形成一個(gè)系統(tǒng)。和傳統(tǒng)的檔案相比，數(shù)字檔案占用的物理空間更小。其次，數(shù)字檔案在收藏方面主要是數(shù)字形式信息，除了紙質(zhì)的書刊資料，還會(huì)對一些視頻、音頻等資料進(jìn)行收錄，這樣能夠滿足查閱者的多種需求。數(shù)字檔案的建設(shè)要以數(shù)字信息為主，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上形成整體的優(yōu)勢，將原件保存在更合適宜的環(huán)境中，對原件進(jìn)行復(fù)制，能夠更好的實(shí)現(xiàn)查閱功能。最后，數(shù)字檔案使用者不需要和檔案管理人員進(jìn)行面對面的接觸，只需利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行交流，這樣用戶可以實(shí)現(xiàn)隨意的瀏覽、查詢以及下載打印功能。數(shù)字檔案的用戶范圍也在不斷的擴(kuò)大，傳統(tǒng)檔案的使用在地理位置上存在著一定的限制，但是，數(shù)字檔案使用者可以在任何地方以任何身份進(jìn)入。

3 數(shù)字檔案建設(shè)

3.1 檔案錄入和修改

檔案錄入、整理、歸檔是指檔案的生產(chǎn)過程，檔案的產(chǎn)生從業(yè)務(wù)辦理開始，業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的資源最后經(jīng)過檔案整理，形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案格式，最后分類編號(hào)后歸檔存放在指定的檔案架位置上。根據(jù)移交的檔案類型，在與實(shí)物檔案核對無誤后，自動(dòng)編制檔案號(hào)，并將該檔案的摘要信息和存放位置記錄到數(shù)據(jù)庫中。實(shí)現(xiàn)檔案文件的采集、著錄與標(biāo)引自動(dòng)化和人工智能化。已有的檔案修改后，對檔案的封皮要自動(dòng)進(jìn)行修改和維護(hù)。

3.2 檔案查詢檢索統(tǒng)計(jì)

查詢檢索統(tǒng)計(jì)包括三個(gè)方面內(nèi)容：（1）對外查檔。提供對外部如公檢法查檔、個(gè)人或者單位老土地使用證書丟失以及國家政府機(jī)構(gòu)等單位的檔案查詢。這個(gè)查詢一般根據(jù)權(quán)限需要先到窗口進(jìn)行受理，然后經(jīng)過相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審核審批后才能出示查詢的結(jié)果。（2）內(nèi)部查檔。內(nèi)部查檔是根據(jù)內(nèi)部用戶的權(quán)限，分門別類的進(jìn)行檔案的查詢，內(nèi)部查檔可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行查詢。（3）檔案統(tǒng)計(jì)。按照國家檔案局以及國土資源部相關(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并輸出相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。并且可以繪出個(gè)直方圖、圓餅圖等各種統(tǒng)計(jì)圖表。

3.3 檔案的借閱利用

借閱利用包括通過大廳申請借閱、在檔案室借閱和網(wǎng)絡(luò)借閱三種方式：（1）通過大廳申請借閱，經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，進(jìn)行查檔，查詢完成后可以直接打印或者復(fù)印，由窗口交到申請人。（2）可以直接在檔案室借閱，錄入相關(guān)的借閱人信息后，檔案室可以直接借出檔案。（3）實(shí)現(xiàn)檔案管理借閱利用的網(wǎng)絡(luò)化，用戶根據(jù)自己的權(quán)限只需要通過身邊的計(jì)算機(jī)登錄到系統(tǒng)中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實(shí)體。系統(tǒng)可紀(jì)錄完整的借閱利用信息，并可以進(jìn)行借出檔案實(shí)體的催還，借閱利用信息的統(tǒng)計(jì)等操作。

4 結(jié)束語

文章對現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)況以及存在的問題進(jìn)行了分析，文章提出了數(shù)字檔案管理的必要性，并且對數(shù)字檔案管理的具有操作進(jìn)行了探討，希望給廣大檔案管理者提供一定的參考。

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