檔案庫房改造綜述

摘 要：為使檔案庫房改造能夠達到預期效果，檔案人員必須熟悉掌握檔案相關標準制度，積極參與項目改造的全過程，從庫房選址、方案設計、設備選型、施工策劃、現場監管到質量控制，全程跟進，才能使項目的改造達到立項的目的和效果。

關鍵詞：檔案庫房；改造；現狀

1 公司簡介及檔案管理現狀

1.1 公司簡介

青溪發電公司（前身廣東省青溪水電廠）地處廣東省大埔縣青溪鎮境內的汀江下游，于1986年12月開始籌建，安裝4臺36MW軸流轉漿式水輪發電機組，屬日調節水庫。第一臺機組于1992年底投產發電。

蓬辣灘水電站位于廣東省大埔縣三河鎮境內梅江干流規劃中的最下游一個梯級，屬低水頭閘壩式徑流電站。電站主體工程于1999年12月18日正式動工，安裝有4臺11MW燈泡貫流式水輪發電機組。2002年7月第一臺機組投產發電，2006年12月8日，蓬辣灘水電站正式由廣東省粵電集團有限公司收購并委托青溪發電公司代管。

1.2 檔案管理現狀分析

1.2.1 庫房分散，管理不到位。公司現有檔案庫房兩個，一個在青溪生產廠區，面積約40平方米，主要存放青溪科技檔案；一個在青溪行政辦公區，面積約60平方米，主要存放青溪文書、會計檔案及蓬辣灘水電站的檔案。兩庫房相距42公里，公司只配備一名綜合檔案專責人員及一名文書檔案專責人員，由于庫房分處兩地，檔案工作人員較少，增加了檔案管理難度，也不利于檔案的查閱、利用。

1.2.2 庫房存儲空間不足。青溪發電公司現有科技檔案/資料1200多卷，會計檔案1400多卷，文書檔案200多卷；蓬辣灘水電站現有檔案/資料約有1000卷；自托管蓬辣灘水電站以來，因設備技改等需要，檔案量成倍增加，而青溪發電公司投產已有20多年，設備技改修理項目亦逐年增多。現有的兩個檔案庫房檔案柜為傳統獨立柜，利用空間小，已經不能滿足先有檔案容量的需求。

1.2.3 設備設施不能滿足存放要求。現用檔案柜為傳統獨立柜，規格型號參差不齊，柜內結構設計不合理，利用效率低；庫房僅安裝空調機用于調節室內溫度，不能實現溫濕度自動控制；庫房均未布置火災報警系統，所用照明通風設備均未選用防火防爆設備等。這些都不能滿足現有檔案存放規范要求。

2 檔案庫房實施改造

為改善檔案保管保護條件，滿足檔案工作至少20年發展的存儲要求，實現青溪、蓬辣灘兩個公司檔案的統一布置、統一管理，提高檔案的完整性和安全性，青溪發電公司決定采用應用成熟、節省空間的檔案庫房密集架和溫濕度自動控制系統，對現有兩個檔案庫房進行整合、改造。

2.1 庫房選址

為方便兩公司檔案集中管理，經過評估，新庫房決定設在距青溪廠區42公里、蓬辣灘廠區29公里的青溪發電公司行政辦公樓（也是公司生活區），并考慮采用檔案密集架。由于檔案庫房要求樓面均布活荷載不應小于12KN/m2，受行政辦公樓樓面承重設計限制，決定將綜合檔案庫房設在一樓。在公司領導的大力支持下，新庫房設在原行政辦公樓一樓原電教室，面積約210平方米。

2.2 庫房改造

2.2.1 庫房整體設計。根據《企業檔案工作規范》要求和《檔案館建筑設計規范》的有關規定，綜合考慮檔案歸檔、保管、利用需要，科學、合理地設計新檔案庫。新檔案庫分為三個區：綜合檔案庫房、借閱室、業務室，以滿足庫房、閱覽、辦公三室分開的要求。綜合檔案庫房外墻采用無窗設計，以達到隔熱、防潮、防光、防塵、減少庫外不適宜溫濕度影響和節能效果；借閱室外墻保留窗戶，保證其自然采光及通風，主要用于存儲技術圖書和提供檔案利用；業務室主要用于接收、整理資料，文件歸檔及檔案上傳等。

庫房采取“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜）安全防護措施，門、窗均具備防火防盜功能，縫隙處加貼密封膠條。因庫房在一樓，為解決庫房一樓防潮濕問題，在敷設地面混凝土前，進行了防潮工藝處理，并在原地面加高15厘米。

庫房裝設火災自動報警系統，裝飾材料均采用防火材料，檔案室門安裝防火門，配備自動噴灑干粉滅火器，室外安裝水滅火系統。

2.2.2 手動移動密集架配置。庫房內手動移動密集架設兩個區域：青溪發電公司綜合檔案區、蓬辣灘水電站綜合檔案區，每個區域設置11列密集架柜（其中1列文書檔案、5列科技檔案、3列會計檔案、2列榮譽檔案密集架）。按文書、科技檔案密集架每列4節，每節5層，每層長900毫米設計，存放30毫米寬的A4標準檔案盒56盒計算，每列密集架柜可存儲檔案1120盒；按會計檔案密集架每列4節，每節10層，每層長900毫米設計，存放40毫米的標準會計檔案盒按44盒計算，每列密集架柜可存儲檔案1760盒。按照兩公司每年科技檔案100卷、文書檔案20卷、會計檔案170盒的增長速度，均可以滿足20年的發展需求。

2.2.3 溫濕度自動控制系統配置。庫房安裝了溫濕度綜合智能控制器1臺，設2路濕度控制輸出節點用于控制除濕機，設2路溫度控制節點用于控制空調機。按照每25平方米設置1個溫濕度傳感器的技術設計要求進行配置，實時監測溫濕度變化情況。監控主機通過將采集的溫濕度值與設定值分析比較后，下達控制指令，對庫房內空調、除濕機實現自動控制，達到庫房環境恒溫恒濕目標，解決了傳統手工記錄、手動調節溫濕度不科學且工作繁瑣的弊端，提高了檔案庫房保護的現代化管理水平。

2.2.4 其他設施配置。庫房照明選用乳白色燈罩的白熾燈，設置遮光窗簾，在滿足照度要求的同時，減少光照面積和光照時間；所有電源開關均在庫房外，并按不同區域分別設置，控制導線和供電導線采用銅芯導線，均用金屬管暗敷，線路設置漏電保護裝置；設紅外線防盜探頭；配備了消毒柜、防磁柜、吸塵器、掃描儀、打印機、碎紙機、計算機、服務器、傳真機、復印機、數碼相機等基礎設施。

3 檔案庫房改造效果

檔案庫房的改造，徹底解決了檔案存儲空間不足、防護設施不全、庫房分散、管理不到位、利用查閱不便等問題，大大強化了檔案的安全保障，也為提高檔案利用率、創造更好的效益提供了有利的條件。

3.1 項目改造優質、可行

檔案庫房改造項目在公司2011～2012年度技術革新、管理創新評比中榮獲二等獎。

3.2 檔案基礎設施的完善，確保了庫房“八防”措施的有效落實

截止2013年底，兩公司文書、科技、會計、聲像等門類室藏檔案共5939卷，又5708件，均未發生霉變、蟲蛀、受損等現象。

3.3 檔案利用效果顯著

兩年多來共提供檔案利用500多卷次，及時為兩公司的法律風險排查、財務資產評估、稅務檢查、案件訴訟、機組檢修、設備改造、大壩定檢、并網安全性評價和蓬辣灘水電站竣工驗收等工作提供了準確、全面的檔案材料。

3.4 促進了檔案庫房現代化管理水平的提高，為檔案工作的可持續發展奠定了堅實的基礎

2013年12月17日經廣東省檔案局組織專家組進行測評和核定，青溪發電公司喜獲廣東省企業檔案工作二級甲等規范單位，為公司今后檔案管理工作推上新臺階提供了一個新的平臺。