談職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作

圖書檔案是學(xué)校教師和學(xué)生進行科研、學(xué)習和拓展知識眼界的重要資料，是一部關(guān)于學(xué)校歷史和發(fā)展的靜態(tài)呈現(xiàn)。從圖書檔案的延續(xù)中，我們可以清晰地看到學(xué)校在辦學(xué)方向和特色上的轉(zhuǎn)變和著力點，它為學(xué)校未來的發(fā)展指引著前進的方向。隨著科技進步和社會的發(fā)展，以及師生認知水平和整體素質(zhì)的提升，中職學(xué)校的圖書檔案管理工作越來越受到關(guān)注。

1.職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作的現(xiàn)實表現(xiàn)

（1）圖書檔案陳舊且結(jié)構(gòu)混亂。盡管當前大多數(shù)職業(yè)學(xué)校都建成一定規(guī)模的圖書館，并且收藏的圖書和檔案資料也不在少數(shù)，但是圖書檔案陳舊、種類雜亂、標目不清和結(jié)構(gòu)混亂卻普遍存在。很多圖書檔案由于年代久遠且管理不善，使得其完整性和完好性大打折扣。

（2）圖書檔案數(shù)字化管理水平低下。職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理較多沿用以往的人工紙質(zhì)存儲，而電子、音響、數(shù)字等現(xiàn)代儲存媒介的使用很少，在一些更為落后的中職學(xué)校的圖書檔案管理中甚至不曾出現(xiàn)和使用。這不僅加重了圖書檔案的管理難度和復(fù)雜度，而且嚴重制約了中職學(xué)校圖書檔案數(shù)字化管理水平的提升和學(xué)校的長遠發(fā)展。

（3）圖書檔案再利用率較低。由于圖書檔案管理能力的欠缺和圖書檔案利用意識的淡薄，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理多采用封閉或者是半封閉的管理模式，圖書檔案被作為學(xué)校發(fā)展的歷史資料存放起來，常年堆積在檔案室，很少被拿出來重新研究并加以利用。圖書檔案都被束之高閣，鮮有人問津，更不用說拿來作為學(xué)科建設(shè)和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃構(gòu)建的參考資料。圖書檔案再利用率偏低的現(xiàn)象在多數(shù)中職學(xué)校普遍存在。

2.職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作中存在的問題

（1）管理制度不健全。職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理缺乏健全的可操作的管理工作制度，是造成當前圖書檔案管理存在諸多問題的重要原因。因為缺少相關(guān)的管理制度，即便是在校圖書檔案管理工作人員也會因為沒有制度的約束而玩忽職守，不思改進工作方法。管理制度不健全也在某種程度上暴露了中職學(xué)校管理上的欠缺和責任意識松散等問題。

（2）管理人員素質(zhì)較差。當前職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理多數(shù)被作為“福利”崗位來照顧個別教職家屬或者是離退人員。這類工作人員一方面年齡比較大，接受新事物和新工作，管理模式的能力較低，另一方面他們的知識水平一般較低，而且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的圖書檔案管理培訓(xùn)學(xué)習，專業(yè)知識不足，這都使得職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作的管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，也使得圖書檔案管理問題層出不窮。

（3）管理投入不到位。不管是由于學(xué)校的擴展，發(fā)展重心向教學(xué)科研等領(lǐng)域傾斜，還是由于中職學(xué)校連年擴招而國家專項資金補助不足之間矛盾的加劇，都使得職業(yè)學(xué)校對其圖書檔案管理工作的資金投入不夠。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于圖書檔案管理工作的不重視，使本來應(yīng)該投入到圖書檔案管理工作上的資金向?qū)W校重點項目上傾斜，加劇了管理投入不足的影響。

3.加強職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作的措施

（1）提高意識，健全管理制度。要想切實加強職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作水平，就需要從根本上提高學(xué)校決策者和管理者的圖書檔案管理意識，只有具備較高的思想意識，才會把理念和策略付諸實踐，才會推動職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作更上一個臺階。另外，有了充分的圖書檔案管理工作意識和理念，還要將這種思想付諸實踐，健全管理制度，將管理中的人員配組方式、具體管理工作的各項細節(jié)以及管理獎懲制度等都要詳細系統(tǒng)地寫入圖書檔案管理工作制度中，還要成立監(jiān)督小組，使制度得以有效執(zhí)行。

（2）配備專職管理人員并提升其素質(zhì)。圖書檔案管理是一項專業(yè)性要求較高的工作，對圖書檔案歸檔、編目、保存、查閱、檢查、修復(fù)等一系列環(huán)節(jié)的工作都有細致的要求。例如，紙質(zhì)圖書檔案在保存過程中如何防潮、防蟲，以及圖書檔案出現(xiàn)損害時如何修復(fù)，甚至是電子圖書檔案數(shù)據(jù)庫的維護和升級換代等，這些都離不開專業(yè)專職的圖書檔案管理人員，而且對這些工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求也是比較高的。因此，配備專業(yè)專職的圖書檔案管理人員，并且通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)進一步提升他們的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對于提升職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作水平有著至關(guān)重要的作用。

（3）引進先進管理設(shè)備，提高數(shù)字化管理水平。傳統(tǒng)依靠人工進行圖書檔案管理，不僅費時費力，還不利于保存和完善，因此轉(zhuǎn)變繁瑣的人工管理模式，提升數(shù)字化管理水平成為職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作創(chuàng)新的重要舉措。引進先進的管理設(shè)備，特別是計算機管理輔助設(shè)備，建立圖書檔案信息庫，拓展網(wǎng)絡(luò)交流平臺，讓圖書檔案管理更加便捷輕松，也讓利用查閱圖書檔案變得不再費時費力。

盡管當前大多數(shù)職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作還存在諸多不足和缺陷，主要表現(xiàn)在管理制度上的松散、管理人才的短缺，還有管理設(shè)備設(shè)施的落后等多方面，但是我們相信隨著各職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理意識的提升，圖書檔案管理工作將取得一定的發(fā)展。

（作者單位：江蘇省淮安市高級職業(yè)技術(shù)學(xué)校）