高職院校院系學生檔案管理探索

郭曉娟

摘 要：高職院校學生檔案記錄著學生在校期間實踐實訓、學業成績、現實表現等各種情況，直接影響學生今后的就業擇業和成長發展。然而，當下高職院校對于學生檔案管理的重要性缺少認識，導致檔案管理存在各種問題，使學生的就業、學校的發展均受到負面影響。新時代下，高職院校應與時俱進，做好教育教學工作的同時，應針對學生檔案管理予以應有的重視，與時代接軌，加快學生檔案的系統化、現代化、科學化管理。本文首先就高職院校院系學生檔案管理特點進行闡述，再就高效實用的管理策略展開探究。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;學生檔案

前言

高職院校院系學生檔案是社會各組織考核、任用、選拔學生的可靠依據，也是高校人才培養依據，主要記錄了學生在校期間的動態變化情況，包括參加校內外實踐活動的情況和在校期間的學習和生活情況。在學生健康成長、全面發展過程中，學生檔案不可獲取，有著無法取代的價值。高職院校要從思想上重視院系學生檔案管理，并立足實際采取行之有效的策略，不斷充實學生檔案管理內容，完善學生檔案管理體系，督促學生奮力向前、積極向上，推動學校可持續發展。

一、高職院校院系學生檔案管理特點

要想建立完善的檔案管理體系，首先要了解并掌握高職院校院系學生檔案管理特點，只有掌握這些信息，才能有的放矢地制定科學的管理策略。高職院校院系學生檔案與普通高校學生檔案相比具有一些不同，主要表現在以下幾點：

1.多樣化

高職院校院系學生數量多、生源范圍廣，既有五年一貫制的學生，也有普通高中學生，而且不同的學生進入高職院校的方式、途徑不一樣，加上家庭背景、社會經驗等各個方面存在不同，學生之間差異突出。所以，院系學生檔案管理具有多樣化特點，管理人員要認真把握好每一個環節的管理質量關，這樣才能保證每一個學生的檔案內容記錄得準確無誤。

2.周期性

高職院校院系學生的學制通常是兩三年，具有較強的流動性。這也意味著，院系學生檔案管理具有周期性特點。

3.應用性

為社會培養高水準應用型人才，這是高職院校人才培養目標。因此，在教學實踐中，學校不僅要重視理論知識教學，還要給學生創造實踐和鍛煉的條件。而學生檔案記錄學生在校期間的一切動態變化，所以既包括學生理論學習情況，還包括相關的技能鍛煉、實踐活動情況。

4.滯留性

高職院校學生畢業之后，大多數都是自謀出路或者選擇進入企業，對于自身的檔案缺乏重視。而且很多學生畢業之后不再與學校聯系。這種情況下，學校檔案部門就會滯留很多過時檔案，這在一定程度上增加了學校管理學生檔案的難度。

二、高職院校院系學生檔案管理的重要性

高職院校檔案記載著學生在校期間的學習、生活、工作經歷、成長過程、綜合表現及參加各種社會實踐活動等，關系到學生畢業后的就業乃至發展，對社會、學校和學生個人有著重要意義。對高職院校目前學生檔案管理現狀的分析研究，高職院校在實際發展的過程中，院系學生檔案管理工作具有重要意義，具體表現為：

1.有助于為領導人員提供準確決策依據

高職院校的院系檔案中記錄了各個專業的建設信息、校內與校外實習基地建設信息、師資隊伍信息、學生就業信息、教學管理信息、教學質量信息等等，科學開展相關的檔案管理工作，可以為高職院校的領導人員提供更多決策依據，有效提升各方面的決策工作質量和水平，在科學開展決策工作的情況下，從根本上增強管理工作效果，促使高職院校教育工作與各方面管理工作的高效化實施和發展。

2.有助于為教學評估、教學改革提供依據

高職院校在院系檔案學生檔案管理工作中，可以將學生的學習狀態信息、學習成績信息、素質發展信息等記錄在檔案中，便于在教學評估的過程中提供準確依據。與此同時，院系學生檔案管理期間，還能按照檔案內容全面了解各個專業學生的實際情況，針對性制定人才培養方案和課程標準，有效開展課程改革工作，培養新時期社會的優秀人才。

3.有助于提升學生教育管理效果

高職院校在開展院系學生檔案管理工作的過程中，強化各方面的檔案管理力度，可以結合學生的信息、學習情況等，制定完善的教育管理方案和計劃，提升高職院校的院系教育工作效果。與此同時，還能按照學生的檔案內容，提供相應的就業教育指導、職業規劃教育指導的服務，為學生指明未來的職業發展方向，形成良好的教育指導作用。

由此可見，在高職院校實際發展的過程中，院系學生檔案管理工作非常重要，高職院校必須要予以一定重視，在工作中強化院系學生的檔案管理力度，制定完善的工作方案和計劃，提升整體管理工作效果。

三、高職院校院系學生檔案管理策略

1.從思想上重視院系學生的檔案管理

對于學生檔案的管理，很多高職院校并未給予應有重視。觀念意識淡薄導致很多高職院校院系學生檔案管理工作漏洞百出。由于重視程度不夠，學校資金設備配套不齊全，檔案管理工作不能順應時代發展，信息收集不全面或不完善。要想改變這一現狀，需從以下兩個方面著手：

首先要轉變思想觀念，從思想上重視院系學生的檔案管理，而且要從上到下提高認識，包括學校領導、學生等，對于院系學生檔案管理的重要性做到充分認識。在這個過程中，學校各個部門、管理人員之間應當互相協調，積極做好配合工作，對學生檔案管理內容及時補充、及時收集。學校要將管理學生檔案這項工作納入到日常管理體系之中，作為一項重要工作提上日程，甚至作為一項對相關部門、管理人員綜合素質的考核標準，使學生檔案管理成為學校的一項基礎性工作。

此外，要充分認識班主任、輔導員在學生檔案管理工作中的作用。從某種程度上說，班主任、輔導員與學生接觸時間多，對學生在校基本情況了解最多，應當承擔起檔案管理第一責任人的責任，及時補充檔案內容，包括學生個人經濟情況、心理測評、體格檢查等。在實際工作中，學校可以通過校園網、學校官方微博、微信公眾號等針對學生檔案管理的重要性進行宣傳，通過這種方式增強全校師生的檔案管理意識，充分調動師生主觀能動性。

2.明確檔案管理內容并有針對性完善

學生檔案記錄著學生在校期間的活動記錄，包括成長經歷、學習情況等。內容具有全面性、綜合性、真實性。然而，當下部分高職院校院系學生檔案內容缺乏全面性，或者有所側重，僅僅詳細記錄著學生的學業狀況和水平、健康狀況等，而對學生的個人經歷、思想狀況等沒有記錄或者記錄較少。這樣的檔案內容不夠完善，導致其價值和效能的發揮受到限制。高效管理視角下，管理部門及相關管理人員應當針對學生檔案管理內容進行明確，然后根據實際情況進行有針對性的完善，以保證學生檔案內容的科學性、系統性。一般來說，學生檔案管理內容包含以下幾點：

第一，能力檔案。高職院校強調學生技能的培養，學生的想象力、動手力、注意力、思維力、記憶力、觀察力等對學生未來的工作有直接影響，當前社會非常看中學生的實踐操作能力、創新能力、問題解決能力等。所以，能力檔案是學生檔案體系中不可或缺的一部分。

第二，素質檔案。素質檔案主要反映和記載學生在校期間年度考核、社會實踐、黨團活動、道德修養、思想政治等各個方面的情況。檔案管理人員應當及時收集、整理學生參加活動的信息資料，并進行歸檔，這可以為用人單位了解學生素質情況提供重要參考。

第三，心理檔案。心理檔案涵蓋的內容體現在兩個方面，一方面是反映學生心理特點和心理狀況的信息，即學生職業能力傾向類型、學習心理特征、心理健康狀況、個性特征、智力水平等。另一方面是影響學生心理變化的信息，即學生在校學習生活情況、家庭生活情況、個人基本情況等。

第四，信用檔案。信用檔案是關于學生誠信行為記錄的檔案，包括學生品行記錄、經濟信息、個人基本信息。其中，品行記錄包括打架斗毆、論文抄襲、考試作弊等不良記錄和助人為樂、見義勇為等各種榮譽;經濟信息包括勤工助學、社會服務、困難補貼、助學金等;個人基本信息包括學生擔任的職務、特長、學習成績、專業、學籍情況、家庭住址、身份證明等。

檔案管理部門及相關人員應當在明確學生檔案管理內容的基礎上有的放矢地彌補和完善檔案信息，以保證學生檔案的完整性，提升檔案管理實效性。

3.重視并加強學生檔案的信息化管理

高職院校院系學生檔案的內容具有多樣性、豐富性、集中性、真實性、時效性等特點，很多信息需要動態收集和管理，工作量非常大。要想完成這些工作，僅僅靠手工操作的方式去管理，不僅容易出錯，而且費時費力。為了打破這種費時低效的檔案管理局面，管理人員應及時革新教育理念、與時俱進，重視并加強檔案的信息化管理，通過信息技術的介入建立現代化管理體系，從根本上解決學生信息涵蓋不全、利用率低、管理效率低等問題。

第一，做好信息入機工作。在院系學生檔案管理過程中，管理人員應準確、真實、完整、及時地將學生基本信息錄入專用的電腦之中，并定期進行更新和維護。

第二，做好信息共享工作。基于信息保密的前提下，各個管理部門、管理人員應相互協調，做好資源共享工作，確保在需要的情況能夠隨時統計、查詢學生的個人信息，隨時為有資質的用人單位以及上級部門考核學生提供可靠的學生個人信息資料。這樣既能節省財力和物力人力，還能提升檔案管理的高效性和準確性，從而實現對學生檔案的科學化、規范化管理，這對利用和開發學生檔案信息具有重要意義。

除此之外，在學生檔案管理的工作中必須要積極采用數據庫技術，按照學生檔案的管理特點，采用大數據挖掘技術挖掘學生的信息，豐富、充實其中的檔案信息內容，統一開展院系學生檔案數據信息的管理工作、整合工作和協調工作，確保在大數據技術與網絡信息技術的支持下，提升高職院校院系檔案管理工作的自動化水平與先進性水平，打破傳統工作的局限性，提升各方面的院系檔案管理工作質量。

4.針對學生檔案管理建立完善的制度

完善的制度是高效管理的前提條件，這一點同樣適用于高職院校院系學生檔案管理工作。高職院校院系學生檔案屬于人事檔案，這一類型的檔案具有保密性特點。高職院校應當立足學校實際情況，在遵循國家法律法規的前提下建立健全學生檔案管理制度，針對院系學生檔案的移交、整理和收集提出規范標準，同時明確檔案材料查閱程序以及查閱范圍。

學校應當建立專門的檔案管理室，并且為學生檔案管理配備專業的管理人員。定期對檔案管理人員進行技能培訓，及時更新其檔案管理理念和方法。在這個基礎上，建立相關的責任制度，明確檔案管理負責人，一方面可以防止后期工作中出現各種扯皮現象，另一方面也能提高管理人員的對檔案管理的重視程度。管理人員要積極配合學校的日常工作。

對于學生檔案，院系不能存放，相關材料應當要定時歸檔。為了方便后期查閱和應用，管理人員應當以收集材料的時間為順序對檔案進行排列。一般來說，對于學生檔案材料的采集和整理，以一學年或者一學期為單位，相關部門將學生檔案材料定期移交到專門的檔案管理室。與此同時，檔案管理室也要根據實際情況建立科學的檔案材料索要制度，不定期或定期向學校相關部門、教職工索要需要歸檔的檔案材料，為學生檔案內容的規范性、準確性、完整性提供可靠的保障。

除此之外，針對學生檔案的轉入轉出也要建立相關制度，確保一人一袋，還要做好相關的登記工作，保證學生離校的時候檔案隨著人走，相關管理人員要注明學生檔案的去向、數量、材料名稱、轉出時間等信息。為了確保高職院校院系檔案管理工作質量和水平，在實際工作中還需制定完善的責任制度，明確各個人員的工作責任，一旦發現在院系學生檔案管理工作中存在問題，必須要嚴格懲罰負責人，從根本上增強院系學生檔案管理人員的工作積極性，自覺按照規章制度、工作標準執行任務，歸納總結豐富經驗，認真履行自身的職責，提升整體的院系學生檔案管理有效性。

結論

作為高技能高素質的專門型勞動者，高職學校是當前社會勞動群體中的主力軍，發揮著重要作用。高職院校要重視并加強學生檔案管理，這是培養高職學生綜合素質中不可或缺的環節，對于學生走得更高更遠、獲得長足發展具有重要意義。面對當前學生檔案管理中存在的問題，高職院校及相關管理人員應從思想上給予重視，并針對問題進行深入研究，以問題為切入點，從各個方面進行加強、深化，完善學生檔案管理體系，將學生檔案的作用和價值充分發揮出來。

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（作者單位：山西衛生健康職業學院）