關于人事檔案管理存在的問題及解決措施

黑龍江省雙鴨山市寶清縣農村社會保險管理局 黑龍江雙鴨山 155600

摘要：人事檔案管理工作是一項技術性要求非常高的工作，在工作中要運用合理、科學的方法和手段對企業的人事檔案進行有效管理，為企事業單位的人力資源管理部門和其他機構提供完善的人事檔案信息。在人力資源所有工作流程之中，認識檔案管理不僅對個人有著重要的作用，同時也具有十分重要的社會意義。

關鍵詞：人事檔案；管理；解決措施

前言

人事檔案管理是為社會人力資源管理提供人事數據和信息支持的一種管理活動。對于人事檔案的定義，國內外有著不同的表述，但就具體內容來說，大多是指各種機構、組織在人事活動中形成的，能夠反映人員經歷、德行、才能以及工作表現的，保存備查的文字、表格等形式的原始記錄。隨著我國經濟體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業已經成為了當今社會人力資源調配的一種常態。在新的形勢下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰，存在著一些新情況與新問題，應當予以重視。

1.人事檔案管理的意義

1.1人事檔案是個人工作的原始憑證

人事檔案起著憑證、依據和參考的作用，是中國人事管理制度的一項重要特色。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。個人求職、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。同時，人事檔案還可以為單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

1.2人事檔案是辦理個人待遇的證明材料

對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養老保險金、失業保險金，辦理大病醫療統籌，辦理職稱申報工作，進行工資調整，計算退休年限，為員工出具相應的證明材料等。

1.3人事檔案是選拔任用干部的重要參考資料

在考察任用干部時，人事檔案是十分重要的參考資料，直接關系到有關干部選拔的正確性與否。

2.人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理制度不健全

相當多的人事檔案管理部門的開展檔案管理工作所依據的政策，主要是以往頒布實施的《人事檔案材料收集歸檔規定》中的相關規定。在實際的工作開展中不能夠根據實際工作情況制定合理的管理制度和實施細則。有的企業即使制定了一定的管理規章制度和實施的細則，還依舊存在對這些制度不管不顧、執行力度不夠的問題，經常出現檔案的信息收集和存檔等管理工作開展不到位、材料歸類不全面的現象。

2.2人事檔案的材料不夠完整

人事檔案的一些基本材料的不完整，使得人事檔案的利用價值大打折扣。如一些基本材料如履歷表、年度考核表及學歷、職稱、工資等材料的不完整，對人事檔案的利用價值來說是具有重要影響的。這種問題的產生究其原因，一方面是檔案人對人事檔案的認識不夠全面，對于人事檔案材料的完整性不夠重視，填寫時能省則省；另一方面是在單位或組織機構的人事部門在對人事檔案材料進行歸檔時沒有收集完整，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當人員調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

2.3檔案管理人員管理水平不高

由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了檔案管理人員工作變動頻繁，新手占70%。加之各級檔案管理部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。

2.4人事檔案管理的信息化程度不高

使用技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統，大部分仍依靠手工操作，費時、費力、效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應，不利于人事檔案管理效率的提高，同時造成了一定的資源浪費。

3.人事檔案管理存在的問題的措施

3.1健全檔案管理制度

加強人事檔案管理工作，是深化人事檔案管理制度改革的基本任務。收集有價值的材料，完善檔案內容，形成正確的用人導向，加強和促進各項改革措施的貫徹落實。了解和研究組織人事工作，總結歷史發展規律，推進人事檔案管理工作的制度化、規范化、信息化建設，定期了解人事檔案工作情況，研究、解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導。檢查核對管理人員職責和送交檔案制度，制度要體現合理性、科學性，應以方便實用、簡便易行為目標，堅持制度執行的嚴肅性。

3.2創新人事檔案管理的理念

新形勢下的人事檔案管理工作的發展重點是提高單位檔案管理人員的工作能力。通過一定的措施，使工作人員能夠發揮自己的主動性和積極性，為檔案管理工作的建設發揮自己應有的作用，切實提高管理人員的人事檔案管理的意識。

在未來，人事檔案管理的重點不再是怎樣快速的收集員工的基本信息、整理和保管信息，而是怎樣利用好人事檔案信息。這就要求相關檔案管理的工作人員應該主動出擊，變被動服務為主動服務，積極了解和完善職工檔案信息，不斷提高檔案管理工作的效率，同時也逐步提升檔案管理工作的服務質量。而對于單位的管理部門來說，應該注重檔案管理工作，對單位現有的檔案進行整理、歸類存檔，將意義重大的檔案整體成冊，有效的保管和儲存。

3.3提高檔案信息的利用價值

傳統的人事檔案資料收集手段、管理方式落后、服務方式單調，很難適應不斷改革深化的人事管理工作。要使人事檔案更好地為人事管理工作，就必須改變傳統的管理方式，通過更有效且優質的服務來促進信息資源的開發。

3.3.1實行現代化管理。建立和完善人事檔案數據庫，及時更新，動態化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。

3.3.2實行開放式的管理。及時將職工的工作情況、工作業績和在重大活動、重點事件中的表現記錄在案，真實、準確、完整、立體地反映職工個人的情況，提高決策工作的水平。

3.3.3實行服務式管理，在工作中注重實效，在職工的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退（離）等事項中，盡最大努力幫助用檔單位用好檔案資料，努力為其提供優質服務，提高人事檔案的使用效率。

3.4加強檔案工作的基礎建設

人事檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查和維護；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備等。

3.5加強人才隊伍建設

在事業單位的人事檔案管理工作中，由于其業務性要求比較好，保密性要求比較強，政策性也相對比較強。這就對事業單位的檔案管理工作人員的素質提出了比較高的要求。在事業單位的檔案管理工作人員選擇過程中，要注意在挑選工作人員的業務水平的同時考察人員的品格和作風等。在新員工的入職培訓過程中，要注意培養相關工作人員的專業素質和職業責任感。同時，要不斷引進新型高素質人才，壯大檔案管理人才隊伍。

4.結語

在人事檔案管理工作開展過程中，增強工作人員對檔案管理的重視程度，創新檔案管理模式和理念，改進人事檔案管理制度，加快人事檔案管理工作的現代化建設，全面提升檔案管理人員的素質，才能促進人力資源建設的可持續發展。

參考文獻：

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