探討物資采購管理常見問題及監(jiān)管措施

廣東新華粵石化股份有限公司

摘要：現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，加強(qiáng)物資采購管理，是深化企業(yè)改革的重要內(nèi)容，是提高經(jīng)濟(jì)效益、降低企業(yè)支出的一項重要措施。本文針對物資采購供應(yīng)過程中容易出現(xiàn)的問題環(huán)節(jié)進(jìn)行探討并分析，就問題提出一些加強(qiáng)物資采購監(jiān)管的具體措施和方法，本文旨在與同行交流探討、共同進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：物資；采購；管理

物資采購管理是企業(yè)中不可缺少的一項重要經(jīng)濟(jì)活動，一個成功的企業(yè)能在短短幾年里從一個中小規(guī)模的企業(yè)發(fā)展為全國的“龍頭”企業(yè)，正是靠對企業(yè)的“有效的管理”而達(dá)到的。在物資采購管理工作中，只有不斷完善管理制度，、加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督和管理、降低管理成本和采購費用、實施公開招標(biāo)采購，才能取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益。作為企業(yè)行為的物資采購管理工作，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其現(xiàn)代采購管理的基礎(chǔ)原則，進(jìn)行適化、適時進(jìn)程，努力挖掘物資采購管理工作的潛在效益。

一、物資采購管理的概念和基本任務(wù)

物資采購管理是企業(yè)對其經(jīng)營生產(chǎn)過程中所需要的各種物資，如：主要原材料、機(jī)電產(chǎn)品、輔助燃料、輔助材料等的選擇購買所進(jìn)行的組織、計劃與控制。物資采購管理的基本任務(wù)是企業(yè)根據(jù) 其經(jīng)營活動和生產(chǎn)建設(shè)對物資的需求，按照物美價廉的原則，組織按時、按品種、按量、適價、適質(zhì)、經(jīng)濟(jì)合理、齊備成套、少環(huán)節(jié)多渠道地采購各種物資，以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常運行。

二、采購成本管理的概念與意義

（一）、采購成本管理是促進(jìn)利潤增加的有效措施。采購工作是影響著公司發(fā)展和盈利能力的關(guān)鍵要素。對很多企業(yè)來說，項目物資成本一般占據(jù)工程總成本的百分之六十至百分之七十之間，采購費用的降低將會很大地影響公司的盈利。所以要如何運用有效的采購成本管理方法是十分重要的。

（二）、加強(qiáng)采購成本管理是現(xiàn)代化管理手段的要求。我國傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式實踐工作里，在運用先進(jìn)信息技術(shù)方面明顯存在不足，影響了企業(yè)的發(fā)展。科學(xué)技術(shù)的良好發(fā)展才能促進(jìn)了企業(yè)建立現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的進(jìn)程?，F(xiàn)代信息管理技術(shù)的應(yīng)用要求對傳統(tǒng)企業(yè)采購成本管理進(jìn)行深刻的變革，必須落實好現(xiàn)代企業(yè)管理的方法以及模式。

（三）、采購成本管理是企業(yè)在價格上保持競爭的有效方法。就近些年來看，全球經(jīng)濟(jì)狀況變幻莫測，企業(yè)經(jīng)營正面臨市場競爭激烈的困難。同時基層勞動力不足、勞動力成本偏高、管理相對滯后以及市場需求變動不穩(wěn)，也導(dǎo)致一些行業(yè)的經(jīng)營面臨著巨大考驗。如果能夠開源節(jié)流，采購成本管理將成為目前企業(yè)應(yīng)對瞬息萬變的局勢的有效方法之一。

三、提高物資采購中心的“中心化”

物資采購中心是企業(yè)對外吸納的渠道之一，幾乎所有的物資采購都是集中在物資采購中心進(jìn)行采購的。采購中心化可以集中企業(yè)的采購力度，使企業(yè)采購處于有利地位，對供應(yīng)市場產(chǎn)生影響，同時也有利于對企業(yè)整體資源的優(yōu)化。相對于分散采購，集中采購更容易得到最低最優(yōu)的價格，最短的到貨時間，最好的供應(yīng)商支持以及更周到的服務(wù)等。就傳統(tǒng)思維模式上來看，物資采購只不過是簡單的商品買賣，以最低的錢購入最好最多的物資材料?，F(xiàn)代企業(yè)中采購部門的工作中心可以分為以下幾方面：

1、幫助企業(yè)正常生產(chǎn)而提供所需要的物資材料；

2、使損失與存貨降到最低的限度；

3、盡量爭取最低的成本；

4、提高并保持自己的服務(wù)。

唯有將物資采購中心的“中心化”突顯出來，才能達(dá)到這四個“中心”目標(biāo)。

四、物資采購供應(yīng)過程中常見問題

1. 質(zhì)量問題

交貨物資以次品充量，或者在執(zhí)行合同的過程里，供應(yīng)商偷偷降低產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在供應(yīng)過程中最常見的降低產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)就是在混凝土外加劑類產(chǎn)品，在產(chǎn)品供貨初期摻量可以滿足設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，但是產(chǎn)品供應(yīng)一段時間后產(chǎn)品的有效成分會降低，摻量隨之增加。

2. 價格問題

物資采購價格是施工企業(yè)在采購過程中最具代表性的問題，也是最易發(fā)生問題的地方。在實際工作中最常見的問題就是采購價格過高，在采購合同執(zhí)行過程中不合理提價或 擅自提價格等行為，都是嚴(yán)重?fù)p害和影響企業(yè)利益的。例如在08年效能監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)的一個案例：某項目在施工高峰期時，當(dāng)?shù)氐乃喙?yīng)緊張，供應(yīng)商就趁機(jī)提出漲價，但是在之后的檢查中發(fā)現(xiàn)，此供應(yīng)商的水泥提價幅度明顯超出市場水平，而且漲價也沒有按照合同約定去執(zhí)行。

3. 數(shù)量問題

貨物驗收環(huán)節(jié)是項目物資采購過程中容易出現(xiàn)紕漏的地方，目前驗收數(shù)量控制不夠嚴(yán)格，實際交貨數(shù)量存在短缺的情況，在石、砂料等大宗物資驗收時很易發(fā)生這類物資數(shù)量短缺的情況。這可能是因為收料人員控制不嚴(yán)、責(zé)任心不強(qiáng)而造成的，也有的是因為部分收料員為了私利的情況，和供應(yīng)商一起串通故意為之。

五、關(guān)于加強(qiáng)物資采購監(jiān)督和管理的措施

1、加強(qiáng)制度及規(guī)范行為

目前比較重要的管理制度有集中采購制度和采購監(jiān)督檢查制度。在規(guī)范物資采購內(nèi)控機(jī)制的同時，一定得增強(qiáng)外部監(jiān)督控制，借助其他部門組織的力量加強(qiáng)監(jiān)督力度。加強(qiáng)物資管理各項制度，建立嚴(yán)密、科學(xué)、合理、有效的物資采購供應(yīng)內(nèi)控體系，嚴(yán)格保證物資采購供應(yīng)等各項工作在制度約束下進(jìn)行。

嚴(yán)格進(jìn)行采購監(jiān)督工作，通過不定期或定期的年度審計、財務(wù)監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)專項檢查等幾種方式，嚴(yán)格對物資采購收料、發(fā)放、內(nèi)業(yè)資料、貨款支付等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查監(jiān)督，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時要嚴(yán)肅處理并解決，并進(jìn)行廣范圍的通報批評，防止商業(yè)腐敗的情況出現(xiàn)。

實踐證明，分散采購是大量滋生腐敗問題的一個主要原因，集中采購是堵塞采購過程中各種漏洞的有效辦法。集中采購可以獲得了采購批量優(yōu)勢，降低采購成本。同時，它有效壓縮采購和物資流通環(huán)節(jié)的層次和機(jī)構(gòu)，規(guī)范物資流通渠道和秩序，減少效益流失和腐敗問題發(fā)生的可能性。

2、加強(qiáng)采購員業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)的教育和管理

當(dāng)今社會科技日益進(jìn)步，隨著各種新產(chǎn)品、新材料的不斷推出，各種經(jīng)濟(jì)法律、法規(guī)也在不斷出臺，相應(yīng)的就要求我們的采購隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)越來越高，必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)與教育，造就一支高素質(zhì)專業(yè)化隊伍。平時應(yīng)注意加強(qiáng)對采購員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)采購人員的綜合分析能力和應(yīng)變能力的培養(yǎng)。首先，要提不定期或者定期地開展各項專業(yè)技能訓(xùn)練以及業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)，讓采購人員掌握各種物資的性能和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，了解認(rèn)識經(jīng)濟(jì)合同法律知識以及項目管理基本知識，具有較強(qiáng)協(xié)調(diào)能力和計劃能力，還要提高人員的談判技巧以及具備一定的財務(wù)知識，才可以適應(yīng)瞬息多變的項目物資管理工作。加強(qiáng)采購人員的思想素質(zhì)也是提高整個物資采購管理水平的關(guān)鍵措施?，F(xiàn)在市場開放，市場的各種營銷手段花樣百出，如果采購人員思想素質(zhì)太低，是做不好企業(yè)物資采購工作的，這樣會導(dǎo)致物資采購制度并不能順利地執(zhí)行。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)的同時，還得加強(qiáng)違法違紀(jì)警示教育和思想道德教育，加強(qiáng)從業(yè)人員的職業(yè)道德素養(yǎng) 和廉潔自律意識，牢固的工作人員的職業(yè)道德防線，做到依法、廉潔地進(jìn)行采購工作。

3.加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理

我們應(yīng)該將供應(yīng)商看作企業(yè)的合作聯(lián)盟者，而不是企業(yè)利潤的蠶食者。對供應(yīng)商管理的各項措施應(yīng)以人為本。選擇合適的供應(yīng)商，并以一種“潤物細(xì)無聲”的方式幫助供應(yīng)商快速成長，達(dá)到企業(yè)所需物資采購與服務(wù)的要求，使其成為真正意義上的合作伙伴。

結(jié)束語：

在物資采購管理工作中，加強(qiáng)內(nèi)部管理和監(jiān)督，完善管理制度，降低采購費用和管理成本，實施公開招標(biāo)采購，才可取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益，才可以有效地抑制物資采購管理中的腐敗現(xiàn)象，實現(xiàn)防腐堵漏的目標(biāo)。

物資采購供應(yīng)作為施工企業(yè)生產(chǎn)過程中重要的一環(huán)，其管理活動中需要各方相互協(xié)調(diào)，共同努力，共同監(jiān)督，規(guī)范操作，確保采購工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，落實好物資采購保供與創(chuàng)效的最終目標(biāo)，真正地服務(wù)施工、降低項目成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。一所企業(yè)的經(jīng)營活動和生產(chǎn)建設(shè)離不開物資采購，企業(yè)通過有效的物資采購管理方法，可以逐漸解決物資采購中存在的效率低下、質(zhì)次價高、等具有影響性的問題，可促進(jìn)企業(yè)凈化物資采購風(fēng)氣，增加企業(yè)效益，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，提升企業(yè)形象。

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