會計檔案管理面臨的機遇與挑戰

宿潔

摘要：在當下科技浪潮沖擊之下，現代企業利用信息手段開展會計核算已經是必然之選。會計電算化首先為企業節約了人力成本，提高工作效率和工作質量，其次應用電算化大大提高了數據核算的準確性，避免單純的數據錯誤，第三，信息化的引進使得數據分析更加全面和廣闊，管理層可以站在大數據之上俯瞰企業運營。正因為財務信息化依然來臨，所以對會計檔案管理提出了更高要求，不但要有健全的管理制度，還要有高素質的領導團隊，更要有掌握現代科技、運用信息化設備的專業管理人員。下面我們就結合實際，談談在現代科學引領的新形勢下會計檔案管理工作面臨的機遇與挑戰。

關鍵詞：會計檔案；管理；制度；素質

一、會計檔案的重要性

（一）指引戰略規劃

政府機關、企事業單位以及各類社會組織在日常運營中都會直接或間接利用會計檔案提供的原始資料數據，編制財務預算，預測五年、十年甚至更長遠的企業發展，制定長期戰略規劃。作為領導層來說，站在財務大數據的基礎上可以更有效的避免企業策略失誤，以獲取最大的經濟效益。

（二）經營運行的有力保障

會計檔案將企業日常業務完整記錄下來，并且保存時間長久，這對于企業來說是一筆寶貴的財富，無論是合規合法還是違法亂紀都會在會計檔案中一目了然，這有利于我們及時發現問題、總結問題、解決問題，從而保護股東的利益，保障企業的正常經營，更是確保我們國家經濟的長治久安。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善

會計工作是企業的核心業務，掌管企業運行的命脈，會計制度的完善工作也一直是重中之重，但作為其中的會計檔案制度，卻常常被人們忽視。在引進信息技術的當下，我們今后會面對更復雜和更多樣的困難，那么就必須要完善會計檔案管理制度，管理制度的不完善會造成檔案缺失和職責不明，不利于工作的正常開展。

（二）重視程度欠缺

很多會計檔案管理人員對電子檔案資料的管理缺乏足夠的重視，過分信任電腦和硬盤的安全性，而不考慮備份數據，忽視了存儲在磁盤等介質上的資料很容易丟失，并且一旦丟失，無從查找；或者他們只是單純做好記錄卻不分文別類，不考慮今后的查找便利性，沒有及時歸類處理的檔案資料，等于是一片汪洋大海，如果日后進行數據的查詢那就是大海撈針。

（三）人員素質有待提升

在當下，現代信息技術蔓延到各行各業，我們會計檔案管理人員就面臨著更大的挑戰，我們必須從自身做起，提高業務素質能力，不斷學習先進的檔案管理理論，豐富自己的閱歷，讓自己不被時代淘汰。制約會計檔案管理工作順利開展的原因有很多，畢竟在當下社會既有良好的會計技能，又能力卓越的人才相對匱乏，而且很多檔案管理者對信息下的檔案管理缺乏認識，缺少經驗，如何挖掘出出色的人才，培養出合格的會計檔案管理人員，這是我們面臨的巨大挑戰。

三、應對會計檔案管理存在問題的舉措

（一）會計檔案保管規范化

必須使用會計憑證裝訂封皮裝訂會計憑證并封粘裝訂線，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全，財務主管、會計、裝訂人都要簽字或蓋章。按照1-12月份的順序將裝訂完畢的會計憑證放入會計檔案盒中，編制會計檔案電子和紙質臺賬，對于有借閱的情況也必須得到相關主管審批同意方可借閱。

（二）健全會計檔案管理體制

作為單位的會計檔案管理人員要嚴格按照《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，保管單位的會計檔案。單位的規章制度要明確會計檔案的保管部門，做到職責明確，利于今后分工合作。規范整理會計檔案文件是財務部門的職責所在，每月底結賬之后財務部門會將本月紙質會計檔案和電子會計數據向檔案管理部門移交，由檔案管理人員妥善保管。

（三）優化會計檔案保管條件

由于會計檔案的重要性和長久性，因此要配置專用箱柜，并且面對可能會出現的盜竊、火災、霉變等都要做好防范。如果有檔案管理人員辭職或離任，那么由其負責的會計檔案資料一定要做好交接，絕不可以出現人員調整，而后檔案遺失的現象。作為部門主管一定要定時核查檔案記錄，一旦發現有未移交的情況出現，應立即辦理移交手續，及時查漏補缺。

（四）加強會計人員培訓

會計人員是會計憑證的第一經手人，也是會計檔案整理的第一責任人。會計檔案整理情況的質量高低很大程度上取決于會計人員對會計檔案管理制度的踐行力度和重視程度。因此，在會計人員的技能培訓中，必須將會計檔案管理及技能操作作為基礎培訓內容，使得會計人員熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，從源頭上規范會計檔案工作，讓會計人員樹立起重視會計檔案整理，認真參與到會計檔案管理這項工作中來。

對于財務檔案管理人員來說，保管好檔案只是第一步，更重要的時候用好檔案，發揮這筆寶貴資源的潛能。在信息化的當下，我們周邊的事物都在爭分奪秒創新革新，作為會計檔案管理人員絕不可以原地踏步，我們迎接這個時代給與我們的挑戰，更要抓住難得的機遇，我們要讓蘊藏著巨大潛力的會計檔案發揮自己的光和熱，為財務事業添磚加瓦，為企業的戰略規劃指引道路，為單位的長遠發展保駕護航。