企業合同的管理

【摘""要】企業的管理層及職能部門高度重視合同的管理工作，全面加強和提升合同管理水平，全面自查自糾合同管理情況，認真查找存在的不足和差距，進一步規范合同管理，健全和完善管理制度建設和運行機制，加強合同管理職能線條人員培訓，防控合同法律風險，確保合同管理得到有效提升，是企業立足市場的重要方面。

【關鍵詞】企業""合同管理""風險""效益

【中圖分類號】F272"""""""""""【文獻標識碼】A"""""""""""【文章編號】1674-4810（2015）14-0192-02

一"合同管理制度建設概述

1.公司合同管理模式和各部門職責分工

第一，合同管理模式。統一制度、統一流程、分級簽訂、分級管理。統一制度，企業的各分支機構執行公司統一制定的合同管理辦法，各子公司參照執行;統一流程，各單位統一上線合同管理系統;分級簽訂，按單位分別授權簽訂本單位合同;分級管理，由各單位自行跟蹤管理本單位合同的執行進度和文檔資料。

第二，各部門職責。市場部職責：負責合同管理制度的制定、修改工作;負責起草合同范本，確保合同范本的規范和完整;負責檢查各中心合同執行情況、合同管理情況;協助處理合同糾紛;對合同履行情況進行監督檢查，協助合同承辦部門對合同履行中的問題進行分析、研究，并提出相關建議。財務部職責：參與重大合同商務談判;針對合同收付款條款進行審核;督促合同承辦部門執行合同收款事項;協助解決合同履行中發生的相關財務問題。風險部職責：風險管理部主要是針對合同中“三重一大”的風險進行把控。綜合部職責：綜合部法律事務審核主要是針對合同的整體條款進行把控;負責合同授權和簽章管理;負責經濟合同糾紛訴訟工作。合同承辦部門職責：負責對意向合作伙伴的主體資格、履約能力、資信情況進行調查，收集相關的資質材料并進行相關評估;負責承辦項目的技術、商務談判，并適時將進展情況向業務口合同管理部門和負責人或公司領導進行通報;各業務口合同管理部門負責本中心合同臺賬的統計、分析工作;負責日常合同建檔、歸檔工作;負責履行本業務口合同的審批、簽訂流程按月上報公司市場部本中心合同執行情況統計表。

第三，企業合同審批流程圖。

2.合同管理相關制度建構

依據《中華人民共和國民法通則》和《中華人民共和國合同法》，企業需要制訂下發了《公司合同管理辦法》，該辦法對合同管理部門的職責、合同的審查簽訂程序、合同的執行變更和解除、合同的履行和歸檔管理等相關內容做了詳細具體的規定，是企業合同管理的主要規范性文件。

3.公司對合同管理制度進行動態修正

隨著公司規模的擴大和業務范圍的擴張，企業應該計劃對合同管理辦法進行修訂完善。

公司管理提升要求，修訂完善合同管理制度，企業對其分支機構進行調研，合同管理及合同履行情況進行調研，摸底調查，分析找到目前合同管理存在的問題，針對相關問題進行修正。

二"企業合同管理制度落地

1.合同管理人員配置情況

企業的各分支機構均需配置合同專兼職管理人員，對合同進行審核把關，負責本業務單元合同管理的一線工作。

2.保障合同管理制度落實方式

第一，通過合同管理系統上線進行合同管理流程IT固化。企業應該建立合同管理系統，實現經營管理合同全部電子化審批，提高合同審批流程的效率，縮減人工成本，提高企業對合同管理的監控能力。第二，通過相關職能部門進行日常檢查監控。對合同履行情況監控的主要智能部門是市場部，依據每月合同的相關報表和項目負責人的跟進對合同的履行情況進行把控;同時，財務部也對因合同而發生的相關應收賬款、應付賬款情況進行監控;綜合部對有糾紛的合同進行跟蹤監控;風險部通過專項審計和任期審計等對合同進行抽查。

3.合同制度落實價值

第一，合同管理實現“三統一”。通過合同管理系統的上線，企業的合同管理系統已經實現了“三統一”即“統一編號、統一認證、統一模板”，且按工商行政管理部門的合同分類統一字典設置合同分類。這樣就提升了合同管理的水平，相當程度控制了合同的相關風險。第二，規范合同格式。通過合同管理系統對合同模板進行IT固化，建立企業層面的合同模板庫，大大節省了合同時間，這樣不僅提高了工作效率，還提高合同質量。第三，合同簽訂數量統計可控。通過合同管理系統，借用電子化審批的手段，使用信息化科技對公司簽訂的合同，在各個環節都可以進行清洗的數據統計。第四，合同統計報表上報及時快捷。通過系統，各業務單元可以及時按月上報合同匯總信息及時快捷，企業總公司層面也可以及時掌握相應的合同管理動態，把握公司生產經營，控制合同風險。

三"企合同管理提升點

1.各職能部門全程參與合同審批流程

合同的管理工作不是某一個部門的工作，是涉及公司整個層面的管理工作，各職能部門的參與和配合，是合同管理工作中的突出創新點，按照企業風險防控的要求，綜合部門、法律部門、市場部門、財務部門都應該參與到公司的合同管理工作中，要依據各部門的職責，對合同風險進行防控。

2.強化合同印鑒專人管理

防止合同風險，企業應該對經濟合同采取專人管理制度，凡需要簽訂的任何一份經濟合同，均配有與之相對應的合同用章使用申請方可鑒章，該合同用章使用申請書已經載明相關的合同內容、經辦人信息、領導簽批意見等。

四"企業合同管理工作中普遍存在的問題及整改措施

1.企業的合同管理辦法等制度中無考核獎懲規定，造成部分合同管理人員責任心不強

現有合同管理辦法對合同管理人員職責合同人員的職責雖有明確，但無考核獎懲規定，造成合同經辦、合同執行跟蹤、合同檔案管理等存在一定不到位的問題。

盡快修訂公司合同管理辦法，補充合同管理考核獎懲機制，提高合同執行力度。

2.合同檔案歸檔工作不到位

很多企業，尤其是中小型企業，在合同歸檔工作中，并未把合同文本及合同履行過程中的信函文件作為合同檔案一起歸檔，不足夠重視合同歸檔工作，只有發生糾紛后，才會追找相關合同的檔案，給訴訟應對帶來一定的困難。

企業應該重視合同檔案的歸檔管理工作，合同的管理不僅僅是合同履行完畢就截止了，合同后續義務的履行以及涉及合同的相關材料的收集工作對企業在把控合同風險、提升企業經營管理工作中具有重要的意義。

3.簽訂合同授權對象存在一定的隨意性

各中心不同程度地存在簽訂合同人員隨意的問題，如由剛入職的新員工簽訂合同，或由一般員工簽訂重大合同等。合同承辦部門不重視合同簽訂過程中存在的風險。

合理配置企業業務口合同簽訂人員的權限?？梢越Y合公司的法定代表人授權管理工作對合同簽訂人員的權限進行明晰。

五"結束語

企業的合同管理是企業經營管理活動中一個重要的環節，企業作為市場經營活動中的主體，作為法律上的主體，在簽訂合同的時候應該嚴格按照企業風險管理的要求，把控在合同簽訂及履行過程中的風險。企業通過加強合同管理工作，從根本上減少法律糾紛、防范法律風險、經營風險，從而提高公司的經濟效益，以保障公司能夠持續、健康、穩定地發展，使公司能夠在日益激烈的市場競爭環境中立于不敗之地。

參考文獻

[1]后東升主編.企業廣告管理法律實務[M].北京：人民法院出版社，2005

[2]胡科峰.企業合同管理實務指南[M].北京：法律出版社，2007

[3]吳江水.完美的合同——合同的基本原理及審查與修改（增訂版）[M].北京：北京大學出版社，2010

[4]劉福仁.對健全企業合同管理制度的幾點認識[J].郵電企業管理，2000（3）

〔責任編輯：龐遠燕〕