提高煙草企業辦公室管理工作水平的措施

凱里市煙草專賣局[分公司

摘要：隨著現代化企業的發展需求，以及新型企業管理制度的創新，企業辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰。要提高企業核心競爭力，實現現代企業的發展目標，需要我們不斷解放思想，轉變觀念，與時俱進，開拓創新。推動企業辦公室管理工作的健康發展，開創企業高效發展的新局面。在目前的市場大環境下，要強化對辦公室工作的管理，必須認識到辦公室管理工作的重要意義，對于我國的國有企業的運營、管理以及發展都有著非常重要的推動作用。國有企業就必須重視辦公室的管理，并采取科學合理的方式對企業的辦公室管理工作進行優化與完善，提高煙草企業內部的管理水平與整體質量，從而提高辦公室的工作效能，提高企業整體的工作效率，有效地促進企業各項管理的推動及業務的有序開展。

關鍵詞：煙草企業；辦公室管理；水平；措施

1 引言

辦公室管理在管理科學中是一項非常重要的實踐課題，它是公共和私人組織的橋梁。煙草企業辦公室管理與一般的辦公室管理有一定的相同之處，但是也有其行業的特殊性，尤其煙草資源的有限性和它對社會發展的重要作用，使得煙草企業的辦公室管理工作變得更加重要，直接影響著人們的生活水平。隨著市場經濟的發展和國有企業改革的不斷深入，煙草企業的領導者們越來越重視辦公室的作用，做好辦公室工作是推進企業良性發展的前提保證。

2 強化煙草企業辦公室管理工作的重要意義

2.1 紐帶作用

在現代的國有企業中，辦公室是為管理者服務、溝通上級和下級、完成事務的主要地方，是有效連接不同職能部門以及內部員工之間的橋梁，促進內部工作的進行，承擔著下情上達與上情下達的重要責任，與此同時，辦公室是企業指揮、決策以及執行的有效協調部門，對機關各部門和下屬各單位進行綜合協調，承擔著綜合權衡以及宏觀調控的職能。辦公室在對基層部門的情況進行及時全面的了解的同時，還要輔助領導對各項工作進行布置，處于領導與基層之間的一個中介性的位置。

2.2 參謀作用

在我國的國有企業中，辦公室管理承擔著以企業的中心工作為核心，將企業的各方面的信息及時、準確提供給上層領導，從而進行各種調查研究組織與開展的工作，為領導的正確決策提供科學有效的依據；對企業各項重大事項的處理辦公室管理還要提出具有針對性的建議，要領會領導的意圖來處理好各個重要文件的起草工作，對企業的整體運行、管理及發展有著不可忽視的推動作用。辦公室作為行政部門之一，是企業的領導人進行科學決策以及有效管理的綜合辦事機構，承擔著協調各方關系、承上啟下、聯系各方的重要責任，是任何其他部門都無法代替的。做好辦公室管理工作主要包括做好辦公室的各項基礎管理工作、服務策劃工作、團結協調工作等幾個方面。為了更好使辦公室管理工作發揮作用，需要工作人員搞好服務，努力提升團隊的業務素質，積極配合好相關部門，做好協調工作，從而促使辦公室管理能夠發揮出橋梁樞紐和參謀助手的作用。

3 新時期下辦公室管理工作面臨的挑戰

3.1 思想觀念發生改變

辦公室需要處理的事務非常復雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標和規劃。很多的工作人員認為辦公室所處理的事務和機構的效益無關，認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，不會積極主動去思考，所以不清楚辦公室工作應該做到什么程度，缺乏自己工作規劃和目標。對個人對自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會對單位的需求，認為辦公室是機關中樞，是指揮機構，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的，辦公室所處理的繁雜事務關系到機構的發展，還有全隊干部職工和整個單位形象。如果不處理好這些細小繁雜的事，職責定位不準，很可能對單位或者機構產生不良的影響。

3.2 人員的素質發生改變

隨著經濟水平的提高和社會的不斷進步，機構以及單位面臨激烈的市場競爭，如果辦公室人員的素質和服務質量不高，那么就不能進行合理的內部控制，也不能適應社會競爭的要求，并且還會出現更大的問題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振，沒有進取之心，辦公室的服務質量都非常低，不積極主動為領導建言獻策，部分人覺得工作創新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。目前很多單位都沒有意識到這個重要的問題，沒有對辦公室工作人員進行培訓，人員缺乏激情與活力，業務素質很低，工作也處于被動的狀態，不能夠處理好辦公室事務。

3.3 管理思想偏激

現代化的辦公室管理模式目前還無法取代過去很長一段時間以來已經逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無法全面開展現代化的綜合管理工作。在開展具體工作的時候，部分單位為了彰顯自我，經常存在著一些偏激管理思想。在實際工作中一些單位經常脫離實際情況，制定一些盲目、不可實現的目標，這樣的情況無法有效調動工作人員的積極性，很多目標往往制定太高，致使其無法完成，對工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標太低，以至于工作效率嚴重下降，在短時間內予可以完成的目標使得經常延誤，長此以往，必然導致工作人員形成惰性。

4 提高煙草企業辦公室管理工作水平的措施

根據煙草企業辦公室管理面臨的各種問題，為了改善辦公室管理工作的模式，使得其在煙草企業的經營管理中能夠發揮較好的作用，提高其工作效率，促進企業經濟效益的增加，需要采取以下措施加以保證。

4.1 建立健全辦公室管理制度

煙草企業的辦公室管理制度需要進行重新制定，以使執行力得到良好的實施。辦公室管理工作有其自身的規律和特點，制定制度的過程中應該考慮其工作的特殊性，辦公室工作人員需要結合管理制度進行工作，履行崗位職責，合理的行使企業所賦予的權利，因此應該對辦公室管理工作制定全面規范的制度，只有這樣才能充分發揮辦公室的職能，提高其工作效率。

4.2 推動管理工作創新

為了推動辦公室管理工作的創新，需要提高辦公室管理工作人員的綜合素質，對他們進行必要的理論培訓和政策法規的學習，不斷積累理論知識，加強文化底蘊，建立終身學習的理念，從而營造一種學習的氛圍。在這樣的學習環境下加強創新意識的培養，要將思維創新、觀念創新和內容創新進行綜合考慮，全面的搜集各方面的信息，加強對問題的認識和了解，必要時進行調查研究，從而創新工作模式，運用新方法做好領導的好助手。

4.3 提高工作協調能力

增強工作的協調能力是提高辦公室工作效率的必要手段，辦公室的內外協調和溝通對于各部門的工作效率有良好的促進作用，推動了煙草企業的和諧與穩定。辦公室工作人員無論從事任何崗位，都需要結合企業目前的實際情況進行，從發展和穩定的大局出發，工作中要按照規定辦事，同時也要根據事情的職責劃分來進行適當處理，加強與企業的其他部門的溝通與協調，了解基層信息，將企業員工的具體情況進行建檔并分開處理，提出解決方案供領導者參考，只有這樣不斷加強處理事情的經驗和能力，才能發揮更好更大的作用。

5 結束語

辦公室是企業中比較常見的工作機構，也是企業形象的外在表現形式，具有服務、執行以及管理職能，其能夠更好的幫助領導進行工作，為上級主管部門的決策提供科學的依據，同時企業的生存與發展離不開辦公室的有效運作，其獨特的性質在企業發展過程中具有很大影響力。在新的國際與國內形勢之下，國有企業只有強化對辦公室的管理工作，提高辦公室的工作效率，才能在激烈的市場競爭中取得有利的地位，為企業的發展提供更好的保障。