檔案管理的創新思路的探討

河北省環境地質勘查院

摘要：在信息化和網絡化時代的今天，檔案信息量愈來愈大，信息數據愈來愈繁雜，檔案管理工作也因此面臨更大的挑戰，如何做好事業單位檔案管理的創新工作是成為當今社會研究的重要課題之一。本文首先分析了事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義，然后歸納了當前事業單位檔案管理中存在的問題，最后詳細闡述了檔案管理的創新思路。

關鍵詞：檔案管理；創新；事業單位；制度；信息化

一、事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義

事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：

首先，規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；

其次，職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；

再次，制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；

毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。

二、當前事業單位檔案管理中存在的問題

（一）事業單位對檔案管理工作不夠重視

國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》《檔案法》等法律法規供相關單位學習與貫徹，但是實際工作中事業單位并不重視相關的法律規定，對檔案管理工作認識不夠，貫徹力度不到位，就導致檔案管理工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，長此以往，容易導致檔案管理工作混亂，影響單位工作的發展。

（二）檔案管理工作中的基礎業務薄弱

目前事業單位中檔案管理工作基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正落實到位，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，導致嚴重的組卷混亂現象。同時，事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能按照相關的法定程序進行，引發了一系列問題。

（三）檔案管理的設施比較落后

由于事業單位對檔案管理不夠重視，導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，例如，部分檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，甚至有些儲藏室內竟然還堆放著易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都影響著行政事業單位的檔案管理工作。

（四）從事事業單位檔案管理工作的人員專業素質偏低

一般情況下，人們認為檔案管理工作只是進行相關信息的收集和整理，卻不知事業單位檔案管理工作需要檔案管理工作人員具有較高的專業技能和職業道德修養。許多事業單位并沒有聘請到專業素質較高的工作人員，大大降低了事業單位信息的流通速度。

三、檔案管理的創新思路分析

（一）創新檔案管理制度，強化檔案管理能力

一項完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎，基于當前事業單位

檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。

首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合

理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。

其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。

最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。

（二）創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔

案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，

事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確

保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技

術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。

（三）創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率

低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。

（四）創新檔案管理保密工作，保證檔案資料安全

事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為防止資料被盜竊，還要保證庫房門窗牢固；加強庫房的管理，安排專業人士看管和巡視庫房，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇專業技能高、能區分保密檔案與保管檔案（保管檔案是指能夠反映事業單位的文化歷史的檔案，保密檔案是指那些能夠影響到國家利益與安全的限制級檔案）的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

（五）創新檔案管理培訓機制，提高檔案管理人員素質

隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。

結語

綜上，事業單位的檔案管理工作是十分重要的，面對目前檔案管理工作中存在的不足，事業單位應在遵循檔案管理原則的基礎上突破傳統管理模式，不斷從以上幾點進行創新，探索符合事業單位發展的檔案管理方式方法。

參考文獻：

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