地鐵辦公自動化系統的實現

南京地鐵運營有限責任公司 江蘇南京 210000

摘要：地鐵作為國家非常重要的一項基礎設施，是國民經濟發展的大動脈，也是大眾出行必不可少的交通工具。隨著社會的科技發展不斷加速，城市對地鐵的需求越來越高，人們對地鐵改革的呼聲也越來越高，因此地鐵辦公自動化系統也越來越受到交通部門，乃至國家的重視。地鐵辦公自動化便油然而生。地鐵辦公自動化系統是一個橫跨各部門運作的基礎信息系統，用于連接地鐵內部的各個部門和所對應的各個崗位上的職員，通過該系統，可以有效地連接地鐵內部各類信息系統和信息資料。

關鍵詞：辦公自動化；地鐵；信息系統

在如今這樣科學技術發展尤為迅速的時代，面對著越來越激烈的競爭，中國的地鐵行業更應該抓住機會，深化改革，在夾縫中謀生存，努力適應時代的腳步，實現地鐵行業的現代化。因此，努力開發出能夠較好的適應時代發展，提高地鐵內部的工作效率和工作水平的辦公自動化系統已經成為了當務之急。

在這種趨勢下，為了滿足地鐵辦公室內部的各類辦公需求，協調各項工作程序，更好的為領導的決策提供相應的支持，為辦公透明化提供更好的平臺，進而提升員工的工作質量和辦事效率，地鐵OA（辦公自動化）系統應需而生。OA系統作為地鐵信息化的基礎框架，是地鐵的“內主管”，承擔了利用現代的信息技術這一技術手法改造傳統的手工辦公模式的關鍵任務，它的建設與否，以及應用得當，直接影響了地鐵信息化的成功與否。

1 建設目標

以計算機科學技術和網絡通訊技術為實施基礎，建立高質量、高效率的地鐵站辦公自動化系統，這不僅僅能夠深化地鐵工作的改革，也能夠更好的提高工作效率，在全球化的大背景下，能夠讓該行業邁入現代化，與國際先進水平逐步接軌，這是地鐵辦公自動化系統的建設目標。具體而言，第一，通過有計劃地進行計算機操作和計算機相應的知識培訓，使單機在文檔報表處理、數據庫的錄入和插敘、計算機遠程通訊等方面的應用能夠達到最基本的技術要求。通過這個共有的、統一的平臺，形成一條信息溝通的渠道，最終實現資源共享，從而真真正正的把計算機應用到實際的工作當中，提高工作的效率；第二，該系統的實施能夠使信息的傳遞不再僅限于紙質文件，在提高工作效率的同時，避免了資源的浪費；第三，建立局域網內計算機及其操作人員和管理人員的檔案，做到專人專機，為下一步局域網及其管理系統的建設和長遠發展提供了必要的技術準備；第四，該系統能夠將不同的部門和不同級別的信息更好更快捷更方便的匯總，有利于決策層更科學的進行決策和處理。

2利用地鐵設施現有硬件實施合理配置網絡

2.1開發功能強大的子系統

2.1.1門戶管理子系統

門戶系統是整個地鐵各個信息系統簡單統一的登陸點，不僅如此，門戶還建立了一個規范的、透明的、統一的信息組織的平臺和操作環境。主要功能如下所示：

（1）單點登錄。為全體辦公人員提供了一個統一的入口

（2）根據地鐵行業的獨特性，設計組織各類辦公信息，包括信息的查詢，信息的統計，信息的新增和信息的改動。其中，又會根據各個部門的只能不同劃分和增添業務特點。

2.1.2日常辦公子系統

日常辦公子系統為員工日常辦公提供了專門的業務入口。按照辦公特點來組織相應的信息，方便員工的日常辦公，并且會根據員工的權限不同進行取舍。

2.1.3公文管理子系統

公文管理子系統對日常的公文收發起到了很好的管理作用。收文、發文的電子化和自動化的實現，將對整個過程進行合理和有效地追蹤，并詳細記錄整個過程，包括審批，擬辦，批示，意見，結果等，對于日后的監管和查詢起到了公平公正的作用。

2.1.4行政辦公子系統

該系統主要包括辦公用品的管理，行業車輛管理，固定資產管理和會議室會議物資的管理。由相應的部門進行監管，將各類申報，領用和最后的報表集中到統一的平臺，便于管理和監督。

2.1.5個人模塊

主要用于設置和修改個人的賬戶信息和安全信息。無論員工是出差還是在辦公室內坐班都能夠很好地掌握自己的工作，委托他人代辦工作，接手他人的工作。

2.1.6考勤管理子系統

員工考勤是每個部門每天的第一項工作，該系統能夠幫助員工更有效的簽到，也方便領導的記錄、上報和匯總，同時也便于員工自己查詢。

2.1.7系統管理模塊

該模塊涵蓋了五個方面，分別為：用戶管理，權限管理，流程監管，系統設置以及對在線用戶的監控。

2.2統一計算機配置，提高辦公自動化系統終端機的數據處理能力。

在系統的運行過程中，大部分的工作是交由系統終端來進行處理的。由此可見，系統對于終端的數據處理的能力有比較高的要求。計算機設備配置的層次不齊，容易導致系統的不兼容，從而影響了辦公自動化系統的運行效率。

2.3 合理設置網絡連接

根據地鐵行業的特點，建設網絡時更適合采用星形的網絡模式。這是一種容錯性高，而且非常方便重新配置的網絡模式。

2.4采用高端的服務器來提高效率和安全性

該辦公自動化系統的核心是服務器。服務器能夠為員工提供各種服務的同時，對整個網絡進行整合和管理。隨著OA系統的不斷升級改進，對服務器的要求也會越來越高，因此，選擇一款較高端的服務器能夠更好的為系統服務，也減少紕漏的產生。

3關鍵技術和主要特點

3.1完備的提醒機制

地鐵行業內部會議較頻繁，事物較冗雜，日常較緊湊，因而為了保證工作的施行不受不應該的阻礙，方便各部門的使用，保證各項事物能夠有序按時的處理，OA系統的提醒功能能夠通過短信、郵件、聲音、即時消息等提醒事物所參與的職員和領導及時參與到各項任務當中。

3.2“以人為本”

OA系統操作方法簡便，操作內容精準，能夠較大幅度的提升員工的工作效率，使其從繁重的工作當中解脫出來，營造一個良好的工作環境和氛圍。

3.3區分度明顯

對統一公文的修改上，不同的參與者有獨特的區分手法，方便查詢到每一個修改痕跡，使公文在擬發時更加嚴肅。

4 結束語

隨著時代的進步，科學的發展，地鐵作為大眾出行必不可少的工具，國力發展的重要象征，在這改革開放的關鍵節點，更應該以身作則，開拓并適應新時代的路線。地鐵辦公自動化（OA）系統是一個跨部門運作的基礎信息系統，用于連接地鐵內部各個部門和各個崗位上的職員，而且連接地鐵內部各類信息系統和信息資料。它能夠較好的提高員工的工作效率，改善員工的辦公氛圍，提升地鐵部門的辦事水準，是新型社會下的必然產物。

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