淺談現代檔案管理工作的創新

摘要：創新是檔案事業發展的必然要求。本文通過探討檔案工作中存在的一些問題，提出若干檔案管理的創新途徑。

關鍵詞：現代檔案管理;問題;創新

新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱迸，樹立大服務理念，擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱迸，樹立大服務理念，擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。

1.企業檔案創新工作中存在的問題

1.1企業管理者的檔案管理意識模糊

我們的一些企業管理者注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而對檔案管理方面的意識十分模糊，不懂得把檔案管理擺在何種位置，不知道應該如何管理檔案工作，經常對檔案工作瞎指揮，亂決策，造成了企業上下檔案觀念嚴重缺乏，不歸檔，不建檔，亂建檔，亂歸檔，亂借出，亂散布等現象屢見不鮮，致使許多重要的，寶貴的檔案資料流失，甚至被他人利用。

1.2企業管理者對檔案管理工作不支持

有些企業管理者，雖然知識檔案是有用的，但是認為檔案工作是只會花錢不會賺錢的事情，所以覺得沒有必要投入太多的資金和精力，由此，造成了檔案管理的不完善，不規范，檔案人員的積極性不能得到提高，使企業的檔案工作形同虛設。

1.3企業檔案的“主體”錯位

當前不少企業的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業檔案工作水平，不少企業幾乎把企業的人事檔案當成了企業檔案的全部，即主體，而忽略了企業自身發展所形成的真正確定企業命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業檔案的開發利用和企業的發展。

2.企業檔案管理創新的內容

2.1思想創新

思想創新是檔案管理創新成功的前提，檔案管理工作，甚至是檔案工作，能夠適應時代前進的步伐，能否為社會主義事業提供更多的服務，關鍵在于思想觀念的不斷創新，不斷發展。為此，我們要解放思想，真正樹立市場經濟意識，樹立為經濟建設服務的意識，明確新形勢下檔案管理工作的作用，任務和職責，以知識為基礎，以市場為導向，以服務為支點，把實現科學發展觀貫徹落實到檔案管理工作的各個方面，把改革創新精神貫穿到檔案管理工作的發展之中，改變檔案工作只是簡單的收集，整理，保管的觀念，以創新思維指導檔案工作實踐，增強工作的預見性，主動性和創新性，變動被服務為主動服務，變等待為出擊，拓寬檔案的社會功能，使其更好地適應時代發展的需要。

2.2機制創新

1）管理內容創新。新形勢，新時期的檔案管理工作，要一改以往檔案資料單一，結構不合理的狀況，應充分利用一切社會活動中的檔案信息的組織和個人，不斷增加檔案資料信息的詳細度及豐富度，使檔案的信息單一需求轉變為檔案，文件，圖書，情報檢索資料的綜合需求。2）管理功能創新。隨著現代化技術的應用，檔案載體實現了多樣化，檔案資源利用的范圍擴大，檔案保管工作得不到完善，為更好地為社會和廣大人民群眾服務，為使人們可以隨時查閱資料齊全，信息準確的檔案信息，檔案部門應將檔案館建設成檔案儲存，應用管理和信息加工的基地，更加強調其教育，咨詢，交流功能，并創新中介服務，信息服務和文化休閑功能。3）管理技術創新。計算機技術的普及，網絡技術的發展，通信技術的應用，辦公自動化的推廣，給這些行業帶來了極大的便利，同樣也更快，更好地促進了檔案事業的發展，使得檔案已由傳統手寫文件過渡到手寫文件與電子文檔并行使用的書面，然而，電子文檔固然先進，但也有其一定的弊端，只有有效的，可靠的技術保障才能保證檔案信息高質量，高速度的存儲與轉換，利用。

2.3形式創新

1）開發利用現有檔案信息資源。檔案管理部門應加經與企事業單位信息管理部門的配合，建立統一的檔案存儲規劃，采用標準分類，編制統一，通用的檔案管理軟件。2）設立檔案服務中心。確保檔案資源的準確與安全，保證檔案資源能夠得到及時的修復，應建立包括檔案數據管理中心和檔案恢復保護中心的檔案服務中心。3）積極開展在線服務。在信息時代，檔案管理部門應充分利用網絡的便捷，積極組織上網數據和信息，健全目錄搜索中心，匯集檔案全系統信息資源，實現檔案信息的網上檢索。

3.檔案管理工作的方法與措施

3.2堅持依法治檔

法制化是做好檔案管理工作的基礎。要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革。因此，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

3.3檔案管理與信息化技術的結合

隨著計算機網絡技術的進一步發展，實現檔案管理同現代技術的有機結合成為必然，檔案管理工作也將走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。

3.4加強檔案室硬件建設、建立合理的檔案管理模式

首先，從長遠目標考慮，企業必須建立具有一定承壓能力的專業化檔案室，配備專業性強、自動化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標考慮，應將現有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，做到檔案室專用;購買必要的書柜書架，實行檔案、圖書一體化管理;購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便;還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設備，確保檔案安全。另外，企業要建立“統一管理、分級負責”的管理模式，實行集中式管理和網點式管理相結合。總公司對總部各部門檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內資料列出清單報檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中。

4.結束語

創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。

參考文獻：

[1]李漫.我國檔案工作標準化問題及對策研究[D].安徽大學.2010

[2]陸樹峰.檔案庫房的科學管理[J].黑龍江科技信息.2010