會議活動的AV準備

譯者按

在會議等活動中，AV設備的應用非常廣泛。網絡技術的發展與硬件設備的不斷升級，對會議策劃者的AV運用能力提出了新的要求。運用得當，可使會議活動錦上添花，運用不當，卻會導致現場出現令人尷尬的“事故”。但是，正如資深會議專家Kassia Dellabough分享的一樣，會議策劃者并不需要精通AV操作才能做到萬無一失。在會前做好籌劃演練，并與專業的AV供應商合作，可以大大降低活動現場因AV操作失誤帶來的異常狀況。

您覺得會議策劃者最缺少哪些AV籌備方面的意識？

Kassia Dellabough：通常，會議或活動策劃者需要對活動籌備的各個方面的技能都有大致的了解，并對其中某些領域非常精通，例如溝通能力、時間把控、整體管理等等，但卻缺乏AV設備實際操作技能。實際上，會議策劃者自己不一定精通AV設備的操作，但在必要時一定要懂得去雇傭專業AV人士。如果能做到以下幾點，就能減少很多麻煩。

1 做好AV操作突發情況的一個甚至是多個預案。

2 要有足夠的預算來雇傭專業的AV人員，舉辦大型活動尤其如此。

3 確保所有演講者在活動前提交需要播放的媒體資料以供調試，避免到時無法播放的情況。

4 經常與其他人員保持溝通，并準確傳達信息。

5 充分了解AV合同的條款后再簽字。

6 提前考察會場可以有效降低活動當天各類意外的發生。

如果沒有上述意識，會發生哪些可怕的情況？

Kassia Dellabough：大大小小的意外都發生過。例如，演講者沒有關掉身上佩戴的麥克風就上廁所去了；音樂會上大風把門口的顯示屏刮掉了，等等。如果不精心準備，一些需要多次使用AV設備的重要會議可能會非常糟糕地收場。

因此，會議策劃者必須在各個方面都有充分的籌備，包括了解會議場地以及危機發生時可以調用哪些資源，等等。這也是成功的會議活動對會議策劃者創造力與應變能力的要求。在會議現場，策劃者要勇敢無畏，隨機應變。那么，有哪些預防策略可以避免上述不良后果呢？

Kassia Dellabough：會議策劃會可以問自己以下問題并采取相應預案：

1 如果停電了怎么辦？

2 備用電池在哪里？

3 有哪些設備使用單獨回路？

4 AV設備里有一些莫名其妙的噪聲是怎么回事？

5 只有講臺上的一支麥克風足夠嗎？

6 如果到時網絡不通暢，需要播放的視頻已經下載了嗎？

7 有沒有提前檢視會場，以防場地已經被他方租賃？

8 有沒有查看所雇傭的AV人員的資歷？

如何做AV預算？

Kassia Dellabough：在過去，AV設備只包含講臺上的麥克風、一套擴音設備、一臺投影儀和幾盞燈。現在，會議活動上用到的AV設備包括很多媒體工具，不僅價格很高，對操作的要求也變得很高，無論是燈光、聲音、電腦還是其他領域，都需要專門的技術。

由于會議的參會代表和演講者對媒體工具應用的期望變得越來越高，會議策劃者必須謹慎協調媒體工具應用、預算以及會議目標之間的關系。一名優秀的會議策劃者必須能夠在滿足媒體工具應用需求的前提下，努力控制成本。不要追求花俏的東西，而要把錢花在刀刃上，同時保證媒體工具的應用滿足會議的需求。

如何面對技術層面的挑戰？

Kassia Dellabough：新的技術總在層出不窮，演講者們有時也會想要采用新的媒體工具。因此，會議策劃者既要跟上技術發展的步伐，同時也要明確演講者、AV設備供應商與其他參會者的真正需求。

當演講者提出要使用某些媒體工具時，會議策劃者一定要弄清楚他們為什么需要使用這些工具。此外，與資信良好的設備供應商合作將有助于會議策劃者掌控活動的流程，避免一些重大事故的發生。

簡言之，良好的AV籌備工作需要注意：保持溝通、不斷學習、與同行交流、雇傭專業人士。