首期中國高級會議經理人培訓在北京正式開班

4月22日，由中國飯店協會主辦的第四屆中國飯店產業發展大會暨中國飯店文化節在北京京西賓館開幕，吸引了包括飯店餐飲企業董事長及高層管理者、酒店業主及開發商、酒店管理公司、建筑與設計師、互聯網應用專家、菜品研發專家、優質供應商等在內的近兩千名餐飲代表出席，共同探討新常態下飯店餐飲業的提質增效升級和“互聯網+”、“一帶一路”下的產業新引擎。

活動期間，首期中國高級會議經理人培訓班也正式開啟。國家會議中心總經理劉海瑩、世界中醫藥學會聯合會秘書長黃建銀、中國國際科技會議中心市場開發部部長王宇、博悅咨詢北京有限公司總經理姚紅，分別就場地運營與管理，社團會議、學術會議、企業會議策劃等方面與來自全國范圍內的酒店、場館代表進行良好的溝通、交流與深入探討。

會展場館的運營與管理

對于舉辦一場展會來說，適當的場地是必不可少的。那么場館如何進行有效的運營與管理，對此，國家會議中心總經理劉海瑩介紹：“經營管理好一個會展場地，明確功能定位、做好服務運營及市場營銷，這三者是相輔相成的。”

目前，我國會展場館的模式正在從“側重展覽、功能相對單一、多處于郊區”的模式向“強調會展綜合功能配套設施齊全、多處于商業中心區”的模式進行轉變。然而，其服務運營模式則應以觀眾體驗為優先考慮。

劉海瑩在培訓中講到：“對于場館來說，除了區域劃分合理、可進入性高（人、物進入場地是否便捷）之外，適當的一些吊點也是必不可少的。在服務方面，全面建立企業服務標準體系，制度化管理轉向標準化管理；緊扣活動主題的服務創意，總會給大家帶來意外驚喜。以國家會議中心為例：國家會議中心實現了從制度化管理向標準化管理的提升，力爭在原有制度基礎上，構筑一套更為完整、嚴謹的服務標準體系。餐飲服務也至關重要，據美國知名會議雜志“MC”的調查結果顯示：1/3的會議策劃人認為餐飲環節對整個會議起著極其關鍵的作用；59%的受調查人認為餐飲服務對于他們的會議來說“非常重要”。

在去年APEC會議期間，國家會議中心承接了會議期間所有的餐飲服務，極具中國特色及北京文化的14組中西式雕塑給予參會人員良好的餐飲體驗。此外，新技術的運用也是至關重要的。通過運用技術將萬物相互聯系，新技術應用會改變會議管理者及參會者的互動及行為方式。

而在市場運營方面，硬件設施決定市場定位。劉海瑩說：“會議中心的利器應該是綜合配套優勢：位置、展廳和會議室的組合、配套酒店以及餐飲服務能力應該也必須成為會議中心最有利的競爭優勢。”

社團會議的策劃與管理

自2003年起，世界中醫藥大會每年在世界各國召開一次。其主要目的是通過大會廣泛的學術交流，傳播中醫藥文化，提高國際從業者的學術水平和醫療服務質量，提高中醫藥健康服務的可及性。每屆大會約有來自世界30-50個國家和地區的一千名左右中醫藥代表參會，每次大會都會收到論文300-500篇，大會交流150-180篇左右，議題涉及廣泛。在此次培訓班上，世界中醫藥聯合會副秘書長黃建銀以世界中醫藥大會的操作過程為例，進行了詳細的介紹。

社團會議主要是指在社團管理部門如民政部門注冊登記、批準成立的社會團體組織舉辦的會議。因此，在策劃社團會議時，需要從多方面來考慮。包括：設計和規劃會議目標，會議名稱，會議主題，會議議題，會議日期，會議地點，會議規模，會議宣傳，論文征集，演講專家和會議費用等方面的事宜，以及對可能出現的風險及應對措施做出周密方案。

在會議舉辦期間，除了根據前期會議策劃執行外，做好會議現場管理，包括現場、會場、餐飲、住宿等，也是會議成功的關鍵。

學術會議申辦與籌備

2013年，中國科技技術協會的201個全國學會和3896個省級學會總共舉辦的學術交流達到了26693次，參加學術交流活動的人數達到了411萬人次，其中高端前沿的學術會議6964次，交流論文92萬篇，國內學術會議24341次，參加人員366萬人，境內國際學術會議1951次，參加39.6萬人。從這一數字上來看，每年學術會議在整個現代會議產業上占有很大比例。而相較于社團會議來說，學術會議主要是以促進科學發展、學術交流、課題研究等學術性話題為主題的會議。因此，其會議策劃及籌備則與社團會議有著一定的差異。

中國國際科技會議中心市場開發部部長王宇說：“在申辦學術會議時，需要通過收集信息、準備文件、現場說明等流程。其中信息收集主要指收集會議歷史、特點、預計人數、會議形式、主辦單位、合作單位、預算情況；準備文件主要是準備競標文件、場地、酒店、大型活動地點、預算、收費標準、提供服務內容；現場說明是說明會議流程解讀、服務方案、問題解答、服務費用組成、財務說明。”

組織承辦一場成功的學術會議，只是申辦成功是不夠的，會議前期的籌備也是很重要的。王宇介紹：“在學術會議籌備期間，主辦方這要做好編寫相關文件、大會籌備流程控制、會場管理、設備管理、人員管理、餐飲管理、住房管理、相關設計、活動策劃、交通管理、會議安保服務、相關部門對接等方面準備。”

企業會議策劃與創新

除了社團會議、學術會議外，企業會議在現代會議產業中也占有很大的比例。對此，博悅咨詢北京有限公司總經理姚紅從企業會議的策劃等方面做出了詳盡的分析。

姚紅講到：“公司會議通常與管理、協調和技術等為主題，具體可分為銷售會議、經銷商會議、技術會議、管理者會議、股東會議、年會、獎勵旅游活動等。”

其中會獎旅游是公司會議的一種特殊形式。是通過激勵活動促進商務發展，它將公司獎勵旅游與公司內部培訓、高層會議、團隊訓練、激勵講座、市場推廣、新產品發布、品牌體驗、客戶品牌忠實度培養、內部與外部公關活動等有機地結合起來，進行全方位地策劃與設計。姚紅說：“會獎旅游不是奢侈豪華腐敗，它是公司品牌維護提升的必要產物。”

而在策劃企業會議時，“創新”往往也會有意想不到的效果。姚紅與參會人員分享了多個案例，2007年在中國舉辦的Hunter Douglas贊助全球建筑畢業設計大獎由于其航班早到，為節省提前入住房費，解決晚入住的困擾，主辦方“出其不意”，為外籍參會人員提供了一次精彩的體驗。

培訓期間，講師為大家分享了自身運營、管理的經驗，同時學員們也針對培訓中的問題展開了積極的探討，使參加培訓的學員受益匪淺，培訓結束后，學員反映良好。

首期中國高級會議經理人培訓班的成功舉辦，為國內會議產業人員互動、知識學習、經驗交流、問題探討提供了高層次、高標準的交流平臺，為推動我國會議產業人才培養做出了積極的探索。