信息時代醫院檔案信息化管理

摘要：隨著信息化時代的來臨，改變了人們的生活方式，在瞬息萬變的信息時代，醫院檔案管理工作如何得到改進、突破、發展顯得尤為重要。本文就信息時代醫院檔案信息化管理工作展開探討。

關鍵詞：檔案 信息化 醫院 管理

隨著信息時代的到來，檔案管理工作仍然沿用以前舊的工作方式，簡單的信息錄入與讀取，并且在用到檔案查詢信息時非常麻煩。檔案是每個人重要信息的有證據的記載，如果能采用好的科學方法來信息化管理檔案，將使得檔案的作用得到充分的展現。

一、檔案信息化管理的必要性

隨著信息化水平的飛速發展，檔案管理由傳統方式向信息化轉變己成為檔案管理工作的一個必然選擇。檔案管理信息化標志社會進步，將信息化的檔案管理手段引入檔案管理工作更加高效安全。檔案管理繁瑣復雜，傳統的管理方式大多數都是檔案管理員純手工操作，一系列檔案中，只要有一點需要更改的地方，就會引發連鎖反應，管理員的工作量非常大。只有將信息化手段引入到檔案管理中，單位職工能方便快捷的了解檔案知識、工作人員的工作量才能大大減少，檔案信息的利用效率得到大幅度提高、利用價值得才能得體現。

二、目前醫院檔案信息化管理存在的問題

1、職工對檔案重視程度不足

大多數職工對檔案是什么、有什么、干什么了解甚少。無論如何強調職工本人不宜保存檔案應該到正規的檔案管理部門進行檔案托管，取得的檔案材料要及時移交，要按標準填寫檔案材料，但仍有職工對此重視不夠，從而造成嚴重后果的事發生。

2、醫院對檔案管理重視程度不夠

檔案管理環境是管理工作的重要條件，要做好檔案管理工作首先要有良好的檔案管理環境，首先檔案管理人員要積極學習新型信息化科技手段增強檔案管理業務水平，其次醫院管理方式的提高，要加強硬件管理設備的建設，使管理方式現代化。最后檔案管理設備要及時更新，使管理設備現代化。然而檔案管理在醫院不屬于主要業務范疇，對檔案管理工作人員的崗前培訓、繼續教育、業務水平提高、崗位穩定性、檔案管理軟件更新、檔案管理設備、場地重視程度不夠。

3、工作效率低、資源未共享

醫院檔案管理由于各種條件制約，仍停留在紙質的檔案素材上，在檔案的歸集、分類、匯總、檢索、檔案資源利用時，幾乎依靠手工操作，工作繁瑣，效率低下。目前檔案管理人員的計算機與互聯知識處在薄弱環節，檔案管理信息化程度不高，并且與醫院的信息管理系統不是統一標準，導致了各科室數據通用性能不高，重復勞動的現象經常發生，資源無法共享。

三、加強醫院檔案信息化管理的對策

1、提高檔案管理人員信息化水平

檔案管理工作已經不是簡單地信息錄入，在信息時代的背景之下，醫院需要一批優秀的檔案信息化管理專業人員，需要對既能掌握傳統的醫院檔案流程，又能熟練操作現代信息技術的復合型人才的培養與吸收。首先，醫院可以在招聘時，需要檔案管理相關專業學生，使其利用自身所學更好地進行檔案管理工作的開展。其次，加強對現有檔案管理工作人員能力的提升也可以很好地提高檔案管理的質量和效率，并積極的根據考核結果進行針對性的培訓，建立規范的信息培訓機制，進而達到提高能力的效果。最后，為檔案工作人員提供更多的晉升可能，進行激勵，使其愿意從自身出發進行能力的提升，實現主動學習主動提升。

2、檔案信息存儲數字化

紙質檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優質的服務。利用計算機技術對醫院檔案進行信息存貯、查找，進而實現網絡化管理，信息的數字化轉變成為一個主要的特征，檔案信息化管理無論是進行信息的錄入和調取信息化管理都實現了更加便利的轉變。

3、檔案信息普及化

檔案資料的來源是從各個方面歸集而來，其中主要的來源是本人的經歷發展變化產生的材料，例如職稱晉升、學歷變更、干部聘任、年度考核、工資異動等，如何讓大家更好的了解各檔案資料的產生、歸集、存檔。我們可以建立本人檔案查詢公共平臺，讓員工了解自己的檔案中已經保存著什么類別的檔案，今后可能有哪些檔案材料需要存入檔案中，其標準格式如何書寫，歸入檔案中可以有何作用。員工在日常生活中需用到的相關信息可從此處查詢。檔案信息普及化給人們提供便利，提高檔案資料信息的利用，普及檔案材料收集的基礎知識、提高職工檔案材料歸集的積極性。

4、檔案信息資源共享化

相比于紙質檔案難于儲存，容易破損的情況，電子檔案在實現信息共享，信息調取以及信息保存方面都有著更多的優勢，已經成為當下醫院中普遍采用的信息管理方式。醫院檔案的來源具有復雜性，利用者類型、用途的多種多樣，使得對醫院檔案內容、載體、歸集、傳遞方式等方面需求的多樣性，信息時代人們的信息化意識的普及，獲取的醫院檔案信息多、要求真實、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現代化管理手段與方式管理醫院檔案，采用網絡化管理和服務方式，能夠實現信息共享，提供多方位服務變成可能。

5、檔案信息化管理的安全保護

嚴格按照檔案管理規定進行安全操作，加強檔案管理人員安全保密意識培養，正確運用好檔案信息系統的安全保護功能。醫院結合實際建立考評機制，制定檔案業務工作實施細則，使安全監管監察檔案管理有章可循、管理規范。加強檔案安全保密工作。注重檔案安全制度建設，強化落實檔案安全責任。在檔案信息系統平臺存儲利用數據，應嚴格遵守等級保護的要求和相關規定。建立健全檔案安全應急處置協調機制，制定完善應急預案，開展培訓和演練。定期組織開展檔案安全專項檢查，從本單位基礎設施、制度保障、技術支持、人員配備等方面入手，明確檔案安全防范重點，打造切實可行的檔案安全保障體系，杜絕檔案損毀和失泄密事件的發生。

（作者單位：株洲市婦幼保健院）